Passo 1 - Informações Básicas e Obrigatórias

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Agora que estamos preparados, é hora de começar a configurar as informações
básicas! Embora o myfrontdesk tenha muitas opções de personalização, esta seção
abrange as configurações mais essenciais para sua propriedade.

Após a conclusão das configurações, você poderá avançar para o passo 2 e começar a
configurar seus canais de distribuição. Vamos lá!

1. Accesse o Guia de Configurações

Após definir sua senha com o link fornecido em seu primeiro e-mail, você sempre poderá acessar a sua propriedade através do site: https://www.cloudbeds.com/pt-br/ ou diretamente na sua página de login

Depois, você responderá algumas perguntas rápidas sobre a sua propriedade.

 Dentre elas: tipo de
moeda utilizada, fuso horário, se atualmente você possui um gerenciador de canais ou PMS (sistema de gerenciamento), a estratégia de suas tarifas. Uma vez finalizado, clique no botão verde "Iniciar Configuração"

Seja bem-vindo ao guia de configuração interativo da sua propriedade!

O guia interativo orientará você durante a maior parte do processo de configuração da sua plataforma. Todas as páginas apresentam tutoriais e além disso, ao clicar nos pontos de interrogação, você sempre terá uma breve explicação sobre a ferramenta e excelentes dicas!

Destacaremos as seções com as configurações que você precisará concluir para avançar para a
próxima etapa.

Importante: Lembre-se de clicar no botão azul "salvar" no canto inferior direito toda vez que terminar o preenchimento de uma página

2. Configurações Gerais do Sistema

Preferências

1. Selecione o idioma do sistema (inglês, espanhol e português estão disponíveis)

2. Confirme se o fuso horário padrão está correto. Se você tiver uma conta myallocator (gerenciador de canais da Cloudbeds), verifique se as configurações de fuso horário estão idênticas.

Importante: Configurações de fuso horário diferentes podem fazer com que as reservas sejam exibidas com o horário de check-in incorreto ou até mesmo com a data, portanto, essa configuração é muito importante.

3. Confirme o formato de moeda

4. Selecione o formato de data e hora do sistema

5. Confirme sua moeda padrão. Se você tiver uma conta myallocator existente, verifique se as
configurações de moeda correspondem; verifique também a moeda utilizada em seus canais de
distribuição

Importante: Configuração de moedas diferentes podem causar discrepâncias na tarifa e também resultar em cobranças indevidas dos hóspedes.

Preferências de Automatização

1. Selecione se deseja permitir reservas adicionais mesmo quando a propriedade estiver em ocupação máxima. Recomendamos que você deixe isso inativo por padrão. Se ativado, esteja ciente de que correrá um risco significativo de overbookings

2. Selecione se deseja ativar o recurso de "No Show" automático. Se ativado, significa que as reservas que não realizarem o check in na data especificada, ás 2:05 da manhã (do seu fuso horário), o sistema modificará o status da reserva para "no-show" (não comparecimento do hóspede), liberando completamente o inventário mesmo que a reserva tenha sido realizada para 2 ou mais dias.

3. Escolha se deseja ativar a Extensão Automática da Data de Check out. Se ativada, significa que as reservas que não realizarem o check out, serão prorrogadas automaticamente pelo sistema. Recomendamos que você deixe esse recurso inativo.

4. Selecione se você deseja que o sistema realize a alocação das reservas automaticamente na primeira acomodação disponível (dentro da categoria escolhida pelo hóspede ou pelo usuário do sistema para reservas manuais)

5. Selecione se você deseja usar o país padrão para os hóspedes. Quando ativado, o campo "país" nos detalhes do hóspede será automaticamente preenchido com o país da propriedade (poderá ser alterado posteriormente nos detalhes da reserva).

Configurações Diversas

1. Mostrar Hora Prevista de Chegada: Se ativada, o campo para inserir a hora prevista de chegada do hóspede estará visível na página de novas reservas, página de detalhes da reserva, calendário e ao configurar o motor de reservas mybookings.

2. Habilitar a funcionalidade de Conformidade GDPR:  Se ativada, as ferramentas de conformidade do GDPR, como Extração de Dados do Hóspede, Anonimização de Dados (tornar anônimo os dados do hóspede) e Opt-in de e-mail Marketing (aceitar recebimento de e-mail marketing), ficarão disponíveis para a propriedade. Você será exclusivamente responsável pelo cumprimento da legislação GDPR

3. Habilitar a Alocação de Pagamentos - A ativação da alocação de pagamento significa que, quando um usuário recebe um pagamento, é possível especificar exatamente para qual despesa esse pagamento será atribuído.

4. Formato dos nomes dos hóspedes no calendário

 
3. Dados da Propriedade

A seção de "Dados da Propriedade" inclui suas informações básicas e o que os clientes verão no seu motor de reservas (mybookings)

  1. Certifique-se que o tipo de propriedade está correto
  2. Escreva a descrição de sua propriedade, lembrando que esta informação ficará disponível em seu motor de reservas (mybookings)
  3. Carregue algumas fotos da propriedade. Estas fotos também serão enviadas para a sua página do mybookings
  4. Tenha em mente que estas informações estarão disponíveis em seu motor de reservas, então você pode não querer que seu nome completo esteja disponível como um contato para seus hóspedes. Por favor, certifique-se que o email de contato da propriedade esteja correto, pois as dúvidas dos hóspedes serão enviadas para o endereço de e-mail da propriedade.
  5. Adicione o endereço da propriedade e verifique se o local está definido corretamente no mapa

Se a localização da sua propriedade não está no local correto no mapa, arraste o marcador para o local correto para atualizar as coordenadas

4. Tipos de Acomodações

Criar os tipos de acomodação corretamente é uma das configurações mais importantes da sua
propriedade. Isso afetará tanto sua plafatorma (myfrontdesk) quanto seu motor de reservas
(mybookings), além do inventário e disponibilidade nos seus canais. Há alguns tipos de customização nessa página, porém, abordaremos as informações básicas para que você possa avançar!

Nós recomendamos a criação distinta de tipos de acomodação (ex: Quarto Standard ou Dormitório feminino) e agrupe as acomodações similares dentro da mesma categoria. Criar quartos individuais ao invés de uma categoria de acomodação poderá fazer com que seu inventário não seja compatível com a maioria dos canais de distribuição. Para mais informações sobre esse assunto, recomendamos que leia nosso artigo: Orientações para o mapeamento dos seus canais.

Adicione um Novo Tipo de Acomodação

  1. Clique no botão verde "Novo tipo de Acomodação"
  2. Nomeie o novo tipo de acomodação.
    • Lembre-se que os hóspedes verão os nomes que você escolher. Nós recomendamos usar nomes comuns, como ''Quarto Standard'', "Quarto Duplo Casal"
  3.  Selecione se é um quarto privativo ou um dormitório.
    • Se for um dormitório, você irá adicionar a quantidade de dormitórios dessa mesma categoria e a quantidade de camas por dormitório, e se é um dormitóriomisto ou de gênero específico.
  4. Adicione a descrição dos quartos para seus hóspedes.
  5. Escolha o que estará disponível para seu hóspede dentro dessa acomodação
  6. Insira imagens da acomodação - Essas fotos ficarão disponíveis apenas em seu motor de reservas
  7. (Opcional) Organização e Nomes das suas acomodações: Digite um nome para seus quartos/camas individualmente. Esta informação será para uso interno no
    calendário e na página de reserva, a não ser que você escolha a opção abaixo:

    * Se você planeja permitir que os hóspedes escolha a acomodações individual dentro de um tipo específico de categoria em seu motor de reservas, você pode inserir uma descrição e fazer o carregamento de imagens. Posteriormente, você poderá habilitar ou não essa opção através das configurações do motor de reservas (mybookings). Por favor, note que se você utilizar esta opção, os números / nomes dos quartos também aparecerão no motor de reservas.
  8. Salve as informações

Importante:

  • Para nomear os quartos ou as camas individualmente, clique no botão "editar"
  •  Para excluir um quarto, você atualizará o número de unidade privativas e / ou dormitórios. Ao reduzir a quantidade do seu inventário, ele removerá a última acomodação da lista. Uma vez deletado, não pode ser revertido, portanto, faça isso apenas se tiver certeza.
  •  Nenhuma alteração será finalizada nesta página até que você clique no botão "salvar"
5. Matriz de Disponibilidade (Configure suas tarifas)

Após criar todos os tipos de acomodações, é hora de configurar suas tarifas. Esta seção permite
controlar rapidamente quais preços serão exibidos para cada tipo de quarto/cama. Nesta página, você pode incluir seu tarifário base para qualquer período, incluindo dias específicos da semana e limitações de estadia mínima ou máxima. Estas são suas tarifas base dos seus quartos e também os únicos valores que são enviados para seus canais de distribuição

Observação: as tarifas de hóspedes adicionais são enviadas apenas para o seu motor de reservas e não serão enviadas para nenhum canal de distribuição. Para permitir maior flexibilidade, o myfrontdesk envia a melhor tarifa disponível para todos os seus canais. Isso ajuda a garantir uma sincronização consistente de seus canais conectados

Como que o carregamento da minha disponibilidade pode me ajuda a conseguir mais reservas?

Cadastrar sua disponibilidade a longo prazo significa que você ficará mais visível para mais hóspedes e, portanto, mais propensos a receber reservas. Para algumas OTAs, como a Booking.com, a disponibilidade que você carrega nos permite comercializar sua propriedade em canais como o Google, sem mencionar nossos milhares de websites de parceiros afiliados - de companhias aéreas a sites de comparação - para termos certeza de que você será visto , ou seja, você terá uma maior audiência.

Além disso, os viajantes gostam de se planejar com antecedência, e você poderá aparecer em mais resultados de pesquisa se carregar ainda mais a disponibilidade no futuro. Recomendamos pelo menos 1 ano a 16 meses de inventário futuro e manter isso atualizado constantemente.

Para informações mais detalhadas da Matriz de Disponibilidade, visite nosso tutorial: Matriz de Disponibilidade

Para começar, clique no botão verde "+ Intervalo de Longo Prazo"

Como adicionar o Tarifário Base

  1. Selecione a (s) acomodação (ões) que deseja definir a tarifa base
  2. Selecione o intervalo de datas que você deseja incluir o tarifário. As datas que não tiverem tarifas ficarão indisponíveis no seu motor de reservas e canais conectados.
     * Para adicionar vários períodos, clique em 'Adicionar Intervalo de Datas' - utilize essa opção apenas se todas as restrições e tarifas forem iguais nos intervalos.
  3. Selecione "Diária" para incluir os valores
  4. Digite a tarifa do quarto/cama
  5. Clique em "Adicionar Intervalo"

Você pode configurar outros tipos de restrições selecionando a opção desejada no menu "Selecione o que deseja configurar"

6. Impostos e Taxas

Suas tarifas incluem impostos ou taxas? Se você planeja se conectar com qualquer canal, verifique se seus impostos e taxas estão consistentes no myfrontdesk e em todos os canais

Se todas as suas taxas e impostos já estão inclusos no total de sua tarifa, não há necessidade
de configurar esta página.

  • Por Exemplo: Se você adiona uma tarifa de R$100 e não configura nenhuma taxa ou imposto, o
    hóspede pagará R$100 porque todas as taxas e impostos estão incluidas na tarifa.

Se suas taxas e impostos não estão incluidos no total da tarifa, você precisará preencher esta
página.

  • Por Exemplo: Se você adiciona uma tarifa de R$100 e configura uma taxa de 10%, o hóspede pagará R$110, porque todas as taxas e impostos são cobrados separadamente da tarifa base que você configurou. Ou seja, os 10% foram adicionados ao valor da diária

Para detalhes sobre como preencher isso, dê uma olhada no nosso artigo sobre como criar impostos e taxas.

7. Canais / Origens

Nessa página, você poderá ativar, desativar ou criar as origens das quais você normalmente recebe suas reservas. Você também pode configurar um imposto / taxa para uma origem específica, o que significa que ela será automaticamente aplicada à reserva quando ela vier através dessa origem específica

Saiba mais em nossa Base de Conhecimento: Como modificar/adicionar origens primárias e externas

8. Termos e Condições

Nesta página você adicionará detalhes específicos das operações administrativas de sua propriedade. Para informações adicionais por favor leia nosso artigo Termos e Condições.

9. Usuários

Nesta página você deve criar usuários adicionais para acessar a conta myfrontdesk

Se você quiser gerenciar as permissões de cada usuário, primeiro crie uma função de usuário navegando até a aba "Papéis de Usuários" abaixo. Depois de configurar os papéis, você pode adicionar os usuários e selecionar a qual função eles pertencem.

Veja o tutorial sobre Usuários e Papéis de Usuários para aprender mais:

10. Segurança dos Dados de Cartão de Crédito

O Myfrontdesk permite receber e armazenar detalhes do cartão de crédito dos seus hóspedes. A
Cloudbeds impõe rigorosos requisitos de configuração de visualização desses dados. Por estas
razões, você deve estabelecer uma senha para visualizar dos dados de cartão de crédito das reservas a fim de acessar as informações do cartão de crédito das reservas.

Por favor, verifique maiores informações sobre esse tópico nesse tutorial: Acessando Informações do Cartão de Crédito do Hóspede

11. Importação de Reservas

Você está quase finalizando! Este é o passo final no processo de configuração antes de prosseguirmos para a distribuição dos canais. É a hora de adionar todas as suas reservas atuais e futuras em sua plataforma. Esse passo é extremamente importante, pois são as reservas que irão atualizar a disponibilidade da sua propriedade e ajudar a previnir overbookings

Para a maioria das propriedades, nós recomendamos adicionar as reservas manualmente, pois é uma ótima maneira de aprender e se familiarizar com o funcionamento do sistema.

Informações Importantes:

  • A importação de suas reservas passadas não é obrigatória, mas pode ser útil para seus relatórios e também para alimentar informações de histórico de hospedagens
  • Adicionando as reservas rapidamente: Somente as informações listadas abaixo são necessárias para criar uma reserva
  1. Data de chegada e partida (check in e check out)
  2. Tipo de Acomodação
  3. Nome e Sobrenome do Hóspede
  4. Email - Se você nao tem o email do seu hóspede, você pode adicionar um email fictício, por exemplo teste@teste.com
  5. País de residência do hóspede
  6. Origem da Reserva - Através de qual origem essa reseva foi confirmada?
  7. Se você quiser que as reservas confirmadas anteriormente nas OTAs (canais de distribuição) sejam atualizadas automaticamente em caso de qualquer modificação ou cancelamento, será necessário inserir o número da reserva via agência (essa informação consta na confirmação da reserva do canal)

Há duas opções para importar reservas:

Opção 1 (recomendável): Importação Manual

A ferramenta de importação manual permite importar rapidamente muitas reservas de uma só vez, preenchendo os campos obrigatórios

Adicionando (Importando) reservas utilizando a ferramenta de importação do sistema

Opção 2: Adicionar Reservas Manualmente

Se você precisar adicionar apenas algumas reservas ao sistema (menos de 50 reservas), sugerimos adicioná-las manualmente clicando no botão "Nova reserva". Esse processo pode ser feito clicando no botão de nova reserva no canto superior direito da página de reservas, através do calendário ou painel de controle. O processo de inclusão manual permitirá que você ganhe familiaridade com a criação de reservas além de ser usado por muitas propriedades como um exercício de treinamento para sua equipe.

Para saber mais sobre a criação de novas reservas, consulte um dos seguintes artigos da base de
conhecimento:

12. Agende sua Revisão!

Estamos aqui para te ajudar!

Se você quiser agendar uma chamada de revisão para que o Coach responsável pelo seu processo de implantação verifique o que você configurou até o momento, clique na aba "Agendar Revisão" e clique no botão "Solicitar revisão". Um membro de nossa equipe de implantação entrará em contato o mais breve possível.

Você também pode solicitar uma revisão remota (por email) ou uma chamada de revisão com o seu Coach de Implantação.

Feito! É hora de prosseguir para o passo 2: Distribuição!

Agora que você já configurou as informações mais essenciais da sua plataforma, é hora de seguir para o Passo 2: Configurar Distribuição

 

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