Crie e customize modelos de e-mail para enviar aos seus hóspedes com o PMS da Cloudbeds. Este tutorial excplia os benefícios, limitações e a diferença entre os modelos de e-mail padrões e customizados no sistema.
Benefícios
Modelos de e-mails no PMS da Cloudbeds:
- Economizar tempo - não há necessidade de criar um novo e-mail cada vez que quiser se comunicar com seus hóspedes
- Promover consistência - certifica que o layout e a descrição do e-mail seguem os padrões e diretrizes da sua propriedade
- Reduz erros humanos - o formato e a escrita estão prontos para serem enviados, evitando erros de digitação, erros ortográficos e até informações incorretas
- Facilita a gestão da caixa de entrada - os funcionários não precisam passar muito tempo elaborando o que escrever em cada e-mail
- Modelos customizados podem ser programados - e-mails podem ser automaticamente programados para serem enviados de acordo com critérios pré-definidos, como datas de check-in ou check-out. Saiba mais: Agendamento (programação) de e-mails
Limitações atuais
- O formato HTML não permite a inclusão de emojis nos modelos de emails e adicioná-los fará com que o texto apresente erros. Estamos planejando disponibilizar essa opção nas próximas atualizações. Até lá, evite utilizar emojis nos modelos de e-mail.
- Apenas os tipos de fonte (Open Sans, Arial, Times New Roman and Verdana) exibidos no modelo de e-mail funcionarão.
- Códigos no modelo de e-mail não funcionam no e-mail que será enviado.
- Os e-mails padrão podem ser ativados ou desativados apenas pelo Proprietário da Propriedade, Proprietário da Organização e Administrador da Organização.
- O código de atalho [table] não funciona nos modelos de email customizados (criados pelo usuário)
- Se você quiser usar um endereço de e-mail corporativo como remetente (por exemplo: exemplo@nomedaminhapropriedade.com) siga os passos do seguinte tutorial.
- O sistema usa o endereço de e-mail da propriedade como padrão no campo responder para. Mas você pode usar outro endereço, se preferir.
Acesse os modelos de e-mails
- No menu da sua conta, acesse a página de configurações e clique na seção de E-mail
- Clique em Modelos
Tipos de modelos de e-mails
Depois que a sua conta da Cloudbeds for criada, haverá diferentes e-mails, criados automaticamente para a sua propriedade. Continue lendo abaixo para saber mais sobre cada um dos modelos de e-mail padrão.
Identifique o seu modelo de e-mail padrão pelo [código de atalho] no assunto.
Se você possui a funcionalidade de Grupos ativa:
- Extrato do Perfil de Grupo (Group Profile Folio)
- Recibo do Perfil de Grupo (Group Profile Invoice)
- Os e-mails padrão podem ser ativados ou desativados apenas pelo Proprietário da Propriedade, Proprietário da Organização e Administrador da Organização. Para editar o modelo do e-mail clique no ícone de engrenagem e em Editar. Certifique-se de usar uma solução de e-mail customizado se você desativar um e-mail padrão.
- Ao editar um modelo de e-mail, não inclua vírgulas nos campos enviar de e responder a, pois isso pode causar um erro ao enviar a mensagem do sistema.
O texto desse modelo Recibo da Reserva será enviado juntamente com o recibo do hóspede anexado como pdf. Ele pode ser enviado diretamente da reserva.
- Antes de enviar o recibo, gere um novo recibo na reserva correspondente.
- O idioma do modelo do recibo depende da opção selecionada na página de configuração do recibo. Leia o seguinte tutorial para obter mais detalhes: Recibos - Como Configurar
Por padrão, esse e-mail contém o código de atalho [table] que será preenchido automaticamente com os valores da reserva, depósito, subtotal etc. Ele pode ser enviado da aba Extrato, diretamente na página da reserva:
Com a funcionalidade de Recibos Avançados, você pode cancelar e emitir nota de crédito em caso de erro ou se houver mudanças a serem realizadas no recibo.
Ao usar a nota de crédito, você pode escolher para enviar um e-mail ao seu hóspede. Ele receberá um e-mail (modelo de nota de crédito da reserva) com a nota de crédito anexa. Saiba mais informações: Como cancelar um recibo e emitir uma nota de crédito
O e-mail pode ser enviado:
- Ao mudar o status da reserva para Confirmado
- Ao criar uma reserva (última etapa)
- Para reservas feitas através do motor de reservas, você pode configurar se deseja enviar ao hóspede um e-mail automático de confirmação de reserva. Siga as instruções em: Modelos de e-mails - Como enviar e-mails de confirmação automáticos aos hóspedes do meu motor de reservas da Cloudbeds
- Se a funcionalidade de preenchimento automático estiver ativa, a configuração de idioma de reserva confirmada também designará o idioma para imprimir confirmação.
O sistema perguntará se você deseja enviar um e-mail quando você mudar o status da reserva para Cancelada:
O e-mail não será enviado automaticamente para o hóspede se a reserva for cancelada em alguma OTA.
Esse e-mail será enviado quando uma nova reserva direta for criada e você tiver essa opção selecionada na aba de Pendente de Confirmação página de Políticas.
Saiba mais em: Aba pendente de confirmação.
Os modelos Recibo do perfil do grupo e Extrato do perfil do grupo têm as mesmas funcionalidades que o recibo da reserva e extrato da reserva, mas aplicável aos Grupos.
No momento, não é possível usar o modelo do Extrato do Perfil de Grupo na funcionalidade compor mensagem.
Os modelos de e-mail customizados são aqueles que podem ser criados e customizados para serem enviados posteriormente pela propriedade na Cloudbeds. Use o botão criar modelo e siga as instruções desse tutorial para começar.
- Você pode usar códigos de atalho para preencher automaticamente os dados. Por exemplo: a tag [start date] será preenchida automaticamente na data de check-in pelo hóspede.
- Os e-mails customizados podem ser enviados manualmente da reserva ou programados de acordo com um critério pré-determinado. Saiba mais: Programação (agendamento) de e-mails
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