Programação (agendamento) de e-mails

A programação de e-mail é um recurso que permite que as propriedades enviem automaticamente e-mails ao hóspede principal de acordo com um cronograma específico. Este tutorial oferece uma visão geral da aba de programação de e-mails no PMS da Cloudbeds.

Antes de começar

  • Se você não consegue visualizar as Configurações de Programação de E-mail, entre em contato com o Proprietário e solicite a ativação da Permissão de E-mail do Sistema no seu papel de usuário. Saiba mais lendo esse tutorial: Definições de Permissão e Papéis de Usuário
  • Atualmente o PMS da Cloudbeds oferece 2 opções:
    • de acordo com número específico de dias antes ou depois da chegada ou partida
    • de acordo com as mudanças no status da reserva
  • Para agendar e enviar e-mails - é obrigatório ter um endereço de e-mail incluído nas informações do hóspede dentro da reserva.
  • Os e-mails programados serão enviados apenas ao hóspede principal da reserva.
  • Apenas novos modelos customizados de e-mails podem ser programados. Modelos pré-definidos ou modelos padrão criados no sistema não podem ser programados para envio.
  • Se você quiser programar e-mails de confirmação para os canais (OTAs), leia essa seção.
  •  
  • To schedule confirmation emails to channels (OTAs), go to this section.

Acesse a programação de e-mails

  1. No menu da sua conta, acesse a página de Configurações e clique na seção de E-mail
  2. Clique em Programação de envio

Gerenciando a programação de e-mails

Crie uma programação de envio de e-mail
  1. No menu da sua conta, acesse a página de Configurações e clique na seção de E-mail
  2. Clique em Programação de envio
  3. Clique em +Configurar programação de envio
  1. Dê um nome à sua programação de envio
  2. Selecione o modelo de e-mail que você criou manualmente
  1. Escolha quando fazer o envio:
    • Enviar e-mail imediatamente após a mudança do status da reserva
      Por exemplo: se você selecionar Cancelado, o e-mail será enviado automaticamente após o status da reserva ser alterado para Cancelado.
    • Enviar email baseado na data da criação da reserva, data de check-in ou data de check-out
      Por exemplo: enviar um e-mail pré-chegada 2 dias antes da data de check-in.
  1. Opções avançadas:
    • Enviar modelo de e-mail somente para datas selecionadas: O modelo será enviado apenas para os períodos selecionados
    • Enviar modelo de email apenas para origens específicas: O modelo será enviado apenas quando a reserva for realizada de uma origem selecionada

Se o usuário não selecionar Enviar modelo de e-mail apenas para as origens específicas os e-mails serão enviados para as reservas de todas as origens. Isso também inclui as reservas feitas por canais de distribuição (OTAs).

  1. Quando finalizar, clique em Criar Programação
DEMO - Beach Life Testing - Programação de Envio - Google Chrome
Programação de modelos de e-mail de confirmação de reservas via OTAs (canais)
  • Para programar o envio de modelos de e-mail de confirmação para reservas realizadas nos canais (OTAs), selecione Enviar modelo de e-mail apenas para origens específicas nas opções avançadas (etapa 7 acima)
  • Esse modelo de e-mail de confirmação será acionado apenas quando a reserva for de uma das origens indicadas. Por exemplo: se você quiser enviar o modelo para o Booking.com, selecione apenas o Booking.com.

Importante:

  • Os modelos de e-mail padrão de reserva confirmada não são enviados automaticamente a reservas realizadas via canais (OTAs), os canais são responsáveis por mandar seus próprios e-mails de confirmação. No entanto, você pode criar um modelo de e-mail customizado e configurar uma programação para enviar os e-mails automaticamente aos seus hóspedes seguindo as instruções acima.
  • O modelo de e-mail de confirmação padrão (pré-existente) não pode ser adicionado a uma programaçãoVocê precisará criar um novo modelo seguindo os passos desse tutorial.
  • Selecione apenas as OTAs para evitar que e-mails de confirmação sejam enviados de forma duplicada para origens diretas (walk-ins, telefone, e-mail, site).
  • Nem todos os canais enviam os e-mails dos hóspedes ao PMS da Cloudbeds, nesse caso é possível que os hóspedes não recebam esse e-mail.
Desativar ou reativar uma programação de envio
  1. Para desativar ou reativar uma programação de envio, clique no botão ao lado de cada programação de e-mail criada.
  2. Se quiser desativar a programação, confirme no alerta para prosseguir.
  3. A programação de e-mail aparecerá como desativada. Clique novamente para reativá-la depois, se desejar.
DEMO - Beach Life Testing - Programação de Envio - Google Chrome
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  • Ao desativar a programação, todos os e-mails programados serão removidos (não serão enviados).
  • Se você decidir reativar a programação depois, os e-mails voltarão a ser enviados de acordo com a programação, mas com algumas condições:
    • Você precisa mover o botão da programação para Ativo e clicar em Editar > Salvar nas configurações de programação.
    • As regras da programação ainda devem ser cumpridas (por exemplo: se o e-mail está programado para ser enviado 10 dias antes do check-in, a data que você ativou a programação deverá ser, pelo menos, 10 dias antes do check-in)
    • Se você selecionou a opção Enviar email imediatamente após a mudança do status da reserva os seguintes tipos de programação serão aplicados para as reservas com status:
      • Antes do check-in: apenas para reservas confirmadas
      • Antes do check-out: apenas para reservas com status hospedado
      • Depois do check-in: apenas para reservas com status hospedado
      • Depois do check-out: apenas para reservas com status check-out feito
      • Depois da reserva: para qualquer status (pendente de confirmação, confirmado, hospedado, check-out feito, cancelado, no-show)
Como enviar e-mails de confirmação aos hóspedes que fizeram a reserva pelo Motor de Reservas

Você pode criar e programar e-mails automáticos de confirmação para enviar aos seus hóspedes quando eles criarem uma reserva pelo Motor de Reservas da Cloudbeds.

Depois de realizar a reserva no motor de reservas da Cloudbeds, seus hóspedes receberão um dos e-mails de confirmação: Reserva Confirmada ou Reserva Pendente de Confirmação dependendo do seu tipo de confirmação de reserva nos seus Termos e Condições.

Importante:

  • Essa configuração é aplicada apenas para o seu Motor de Reservas da Cloudbeds e para as reservas diretas.
  • Reservas feitas via OTA são importadas ao sistema com o status Confirmado, mas o hóspede não receberá o e-mail de confirmação do PMS da Cloudbeds, a OTA enviará o e-mail de confirmação deles. Leia essa seção para obter mais informações.

Opções disponíveis para o e-mail de confirmação:

  • Confirmada: Nosso sistema enviará automaticamente o e-mail de Reserva Confirmada ao seu hóspede. Se você escolher essa configuração, deverá também ativar a opção para Enviar ao cliente um e-mail automático de confirmação.
  • Pendente de confirmação: Essa opção ativa o e-mail de Confirmação Pendente. Mesmo se o depósito foi confirmado durante a reserva, o sistema primeiro fará o envio automático do e-mail de Confirmação Pendente. O e-mail de Reserva Confirmada será enviado quando você confirmar a reserva manualmente.

Siga as instruções para configurar o tipo de confirmação de reserva: Aba pendente de confirmação

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