Como criar uma programação de envio de emails?

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A programação de e-mail é um recurso que permite que as propriedades enviem e-mails aos hóspedes com base em um cronograma específico. Atualmente o myfrontdesk oferece 2 opções : uma delas com base em número específico de dias antes ou depois da chegada ou partida e a outra opção com base nas mudanças no status da reserva.

Como criar a programação de envio dos emails

Para acessar esta funcionalidade, siga as etapas abaixo :

1. No menu de configurações a esquerda, na opção Configuração de Emails, clique na opção 'Programação de Envio'

2. Crie uma Programação de Envio

3. Nomeie sua Programação de Envio

4. Selecione Modelo de Email dos modelos configurados pela propriedade. (veja na seção 'Como criar um Modelo de Email Agendado' para maiores informações)  

5. Escolha quando enviar o email:

  • Determine o número de dias antes ou após o check in ou número de dias após o check-out
  • Quando ocorre mudança do status de reserva

6. Opções avançadas: Escolha origens especifícas (Os e-mails serão agendados apenas para origens específicas) ou datas para envio automático dos emails. 

Se o usuário não selecionar "Enviar modelo de email apenas para as origens específicas" ou emails serão enviados para as reservas de todas as origens. A partir do meio do mês de Fevereiro de 2018 esta configuração também incluirá as reservas feitas nos canais conectados com a sua conta Myallocator (o gereciador de canais da Cloudbeds).

7. Crie uma programação de envio

Até o momento somente os modelos de emails criados manualmente podem ser programados. Modelos pré existentes não podem ser programados.

Como criar um Modelo de email para a programação de envio

Somente é possível aplicar a programação de envio para os modelos de emails criados manualmente (não é possível para os emails criados pelo sistema como: Reserva Confirmada, Reserva Cancelada, Reserva Recebida, Extrato, e Recibo).

Para criar um modelo de email para ser enviado automaticamente futuramente para seus hóspedes, por favor siga os passos abaixo:

1. Navegue pela aba Configuração de emails -> Modelos de Emails

2. Clique em "Criar um Modelo"

Essa etapa tem as seguintes opções:

3. Escolha o idioma do email

4. Um endereço de email que o hóspede verá como o endereço de email de quem está enviando

5. Um endereço de email onde a resposta do hóspede será enviada caso o hóspede escolha responder

6. Opções de lista de CC e Cco

 

7. Escolha o assunto

8. Dê upload no anexo

9. Escolha o modelo de Alinhamento

10. Escolha entre os modelos disponíveis ou crie um via HTML

11.Digite e customize seu texto

12. Salve as mudanças

Para encontrar mais informações sobre o modelos de emails leia este artigo - Personalização de Modelos de Email - Visão Geral 

Observações

1. ENVIANDO EMAIL PARA FONTES ESPECÍFICAS:

COMO FUNCIONARÁ ATÉ 8 DE FEVEREIRO DE 2018: se o usuário não clicar em "Enviar modelo de email somente para as origens específicas" - o modelo será enviado automaticamente para as reservas feitas em todas as origens menos aquelas feitas a partir dos canais conectados (Booking.com, Expedia, etc.).

COMO FUNCIONARÁ A PARTIR DO DIA 8 DE FEVEREIRO DE 2018: Se o usuário não clicar em "Enviar modelo de email somente para as origens especificadas" o modelo de email será enviado automaticamente para as reservas feitas em todas as origens incluindo reservas feitas nos canais conectados (Booking.com, Expedia, Agoda, etc.).

2. E SE AS CONDIÇÕES DA PROGRAMAÇÃO DE ENVIO NÃO FOREM CUMPRIDAS?

EXEMPLO 1: Eu crio uma programação para que o email de Boas Vindas seja mandado 2 dias antes do check in.

COMO FUNCIONARÁ: Hoje é dia 28 de Fevereiro. Uma nova reserva entrou com check in para o dia 1 de Maio. O email de Boas Vindas não será programado para esta reserva pois 2 dias antes do check in para essa reserva seria no dia 27 de Fevereiro, ou seja, no passado.

Se uma reserva com data de check para o dia 3 de Março - o email será programado, já que dois dias antes do check in será dia 1 de Março que é uma data futura.

EXEMPLO 2: Eu crio uma programação para que um email seja enviado 0 dias após o check out às 12:00 hora.

COMO FUNCIONARÁ: Hoje é dia 28 de Fevereiro e o dia de check out da reserva é no dia 28 de Fevereiro. Se eu fizer o check out do hóspede às 12:05 - o email não será programado. Se eu fizer o check out do hóspede às 11:59 - o email será enviado.

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