Como criar uma programação de envio de e-mails?

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A programação de e-mail é um recurso que permite que as propriedades enviem e-mails aos hóspedes com base em um cronograma específico. Atualmente o myfrontdesk oferece 2 opções: uma delas com base em número específico de dias antes ou depois da chegada ou partida e a outra opção com base nas mudanças no status da reserva.

Como criar a programação de envio dos e-mails

Para acessar esta funcionalidade, siga as etapas abaixo:

1. No menu de configurações a esquerda, na opção Configuração de E-mails, clique na opção 'Programação de Envio'

2. Crie uma Programação de Envio:

3. Nomeie sua Programação de Envio

4. Selecione Modelo de e-mail dos modelos configurados pela propriedade. (veja na seção 'Como criar um Modelo de e-mail Agendado' para maiores informações)  

5. Escolha quando enviar o e-mail:

  • Determine o número de dias antes ou após o check in ou número de dias após o check-out
  • Quando ocorre mudança do status de reserva

6. Opções avançadas: Escolha origens especifícas (Os e-mails serão agendados apenas para origens específicas) ou datas para envio automático dos e-mails. 

Se o usuário não selecionar "Enviar modelo de e-mail apenas para as origens específicas" ou e-mails serão enviados para as reservas de todas as origens. A partir do meio do mês de Fevereiro de 2018 esta configuração também incluirá as reservas feitas nos canais conectados com a sua conta Myallocator (o gereciador de canais da Cloudbeds).

7. Crie uma programação de envio

Até o momento somente os modelos de e-mails criados manualmente podem ser programados. Modelos pré existentes não podem ser programados.

Como criar um modelo de e-mail para a programação de envio

Somente é possível aplicar a programação de envio para os modelos de e-mails criados manualmente (não é possível para os e-mails criados pelo sistema como: Reserva Confirmada, Reserva Cancelada, Reserva Recebida, Extrato, e Recibo).

Para criar um modelo de e-mail para ser enviado automaticamente futuramente para seus hóspedes, por favor siga os passos abaixo:

1. Navegue pela aba Configuração de e-mails -> Modelos de E-mails

2. Clique em "Criar um Modelo"

Essa etapa tem as seguintes opções:

3. Modelos com um idioma específico - Ativar a funcionalidade de preenchimento automático para todos os idiomas substituirá todos os idiomas do modelo com a versão abaixo.

4. Enviar de - Um endereço de e-mail que o hóspede verá como o endereço de e-mail de quem está enviando. Alguns domínios de e-mail (como o Yahoo) não permitem que a Cloudbeds envie e-mails utilizando esse endereço, sugerimos que você primeiro realize um teste.

5. Responder a - Um endereço de e-mail onde a resposta do hóspede será enviada caso o hóspede escolha responder

6. Tipo de e-mail - Os modelos marcados como e-mails de marketing serão enviados apenas aos hóspedes que optaram receber esse tipo de mensagem. Os e-mails não relacionados a marketing serão enviados a todos os hóspedes com os quais você possui relações. 

7. Escolha o assunto - O texto aparecerá como assunto do e-mail. Para adicionar conteúdo dinâmico, como o nome do hóspede ou número de telefone, utilize o "Código de Atalho Tag" abaixo.

8. Anexos - Faça o upload dos anexos que você gostaria de enviar.

9. Modelo de Alinhamento - clique em "Alterar" e você poderá (10) escolher estilos pré-definidos de design ou criar um design HTML.  

11. Digite e customize seu texto

12. Salve as alterações

Para encontrar mais informações sobre o modelos de e-mails leia este artigo - Personalização de Modelos de e-mail - Visão Geral 

Perguntas frequentes
Enviando e-mail para fontes específicas

Se o usuário não clicar em "Enviar modelo de e-mail somente para as origens especificadas" o modelo de e-mail será enviado automaticamente para as reservas feitas em todas as origens incluindo reservas feitas nos canais conectados (Booking.com, Expedia, Agoda, etc.).

E se as condições da programação de envio não forem cumpridas?

EXEMPLO 1: Eu crio uma programação para que o e-mail de Boas Vindas seja mandado 2 dias antes do check in.

COMO FUNCIONARÁ: Hoje é dia 28 de Fevereiro. Uma nova reserva entrou com check in para o dia 1 de Março. O e-mail de Boas Vindas não será programado para esta reserva pois 2 dias antes do check in para essa reserva seria no dia 27 de Fevereiro, ou seja, no passado.

Se uma reserva com data de check para o dia 3 de Março - o e-mail será programado, já que dois dias antes do check in será dia 1 de Março que é uma data futura.

EXEMPLO 2: Eu crio uma programação para que um e-mail seja enviado 0 dias após o check out às 12:00 hora.

COMO FUNCIONARÁ: Hoje é dia 28 de Fevereiro e o dia de check out da reserva é no dia 28 de Fevereiro. Se eu fizer o check out do hóspede às 12:05 - o e-mail não será programado. Se eu fizer o check out do hóspede às 11:59 - o e-mail será enviado.

O que acontece se eu desativar a programação? E se eu reativar a programação depois?

Quando você desativa a programação - todos os e-mails programados serão removidos (não serão enviados).

Se você decidir reativar a programação depois - os e-mails voltarão a ser enviados de acordo com a programação, mas com algumas condições:

1) você precisa mover o botão da programação para 'Ativo' e clicar em 'Editar' > 'Salvar' nas configurações de programação

2) as regras da programação ainda devem ser cumpridas (por exemplo: se o e-mail está programado para ser enviado 10 dias antes do check-in, a data que você ativou a programação deverá ser, pelo menos, 10 dias antes do check-in)

3) os seguintes tipos de programação serão aplicados para as reservas com status:

"Antes do check-in" - apenas para reservas confirmadas

"antes_do_check_out" - apenas para reservas que já realizaram o check-in

"depois_do_check_in" - apenas para reservas que já realizaram o check-in

"depois_do_check_out" - apenas para reservas que já realizaram o check-out

"depois_da_reserva" - para qualquer status

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