Como criar uma programação de envio de e-mails

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A programação de e-mail é um recurso que permite que as propriedades enviem e-mails aos hóspedes com base em um cronograma específico. Atualmente o myfrontdesk oferece 2 opções:

  • com base em número específico de dias antes ou depois da chegada ou partida
  • com base nas mudanças no status da reserva.

Para agendar os e-mails que serão enviados aos hóspedes é obrigatório ter um endereço de e-mail incluído nas informações do hóspede dentro da reserva.

Atualmente, apenas os novos modelos de e-mails customizados podem ser programados. Modelos pré-existentes (reserva confirmada, cancelada, pendente de confirmação, fatura, extrato) não podem ser adicionados à programação.

Siga os passos do tutorial a seguir para aprender como criar um modelo de e-mail customizado: Modelos de E-mails

Como criar a programação de envio dos e-mails

No myfrontdesk:

1. Acesse "Programação de Envio" na seção "Configuração de E-mails"

2. Clique em "+ Configurar Programação de Envio"

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3. Dê um nome à sua programação de envio

4. Selecione o modelo de e-mail dos anteriores já criados por você

5. Escolha quando fazer o envio:

  • Enviar email imediatamente após a mudança do status da reserva - Por exemplo: se você selecionar "Cancelado", o e-mail será enviado automaticamente após o status da reserva ser alterado para "Cancelado"
  • Enviar email baseado na data da criação da reserva, data de check in ou data de check out - Por exemplo: enviar um e-mail pré-chegada 2 dias antes da data de check-in.

6. Opções avançadas:

  • Enviar modelo de e-mail somente para datas selecionadas - O modelo será enviado apenas para os períodos selecionados
  • Enviar modelo de email apenas para origens específicas - O modelo será enviado apenas quando a reserva for realizada de uma origem selecionada

Se o usuário não selecionar "Enviar modelo de e-mail apenas para as origens específicas" os e-mails serão enviados para as reservas de todas as origens. A partir do meio do mês de Fevereiro de 2018 essa configuração também incluirá as reservas feitas nos canais conectados com a sua conta Myallocator (o gereciador de canais da Cloudbeds).

7. Quando finalizar, clique em "Criar Programação"

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Perguntas frequentes

Enviando e-mail para fontes específicas

Se o usuário não clicar em "Enviar modelo de e-mail somente para as origens especificadas" o modelo de e-mail será enviado automaticamente para as reservas feitas em todas as origens incluindo reservas feitas nos canais conectados (Booking.com, Expedia, Agoda, etc.).

E se as condições da programação de envio não forem cumpridas?

EXEMPLO 1: Eu crio uma programação para que o e-mail de Boas Vindas seja mandado 2 dias antes do check in.

COMO FUNCIONARÁ: Hoje é dia 28 de Fevereiro. Uma nova reserva entrou com check in para o dia 1 de Março. O e-mail de Boas Vindas não será programado para esta reserva pois 2 dias antes do check in para essa reserva seria no dia 27 de Fevereiro, ou seja, no passado.

Se uma reserva com data de check para o dia 3 de Março - o e-mail será programado, já que dois dias antes do check in será dia 1 de Março que é uma data futura.

EXEMPLO 2: Eu crio uma programação para que um e-mail seja enviado 0 dias após o check out às 12:00 hora.

COMO FUNCIONARÁ: Hoje é dia 28 de Fevereiro e o dia de check out da reserva é no dia 28 de Fevereiro. Se eu fizer o check out do hóspede às 12:05 - o e-mail não será programado. Se eu fizer o check out do hóspede às 11:59 - o e-mail será enviado.

O que acontece se eu desativar a programação? E se eu reativar a programação depois?

Quando você desativa a programação - todos os e-mails programados serão removidos (não serão enviados).

Se você decidir reativar a programação depois - os e-mails voltarão a ser enviados de acordo com a programação, mas com algumas condições:

1) você precisa mover o botão da programação para 'Ativo' e clicar em 'Editar' > 'Salvar' nas configurações de programação

2) as regras da programação ainda devem ser cumpridas (por exemplo: se o e-mail está programado para ser enviado 10 dias antes do check-in, a data que você ativou a programação deverá ser, pelo menos, 10 dias antes do check-in)

3) os seguintes tipos de programação serão aplicados para as reservas com status:

"Antes do check-in" - apenas para reservas confirmadas

"antes_do_check_out" - apenas para reservas que já realizaram o check-in

"depois_do_check_in" - apenas para reservas que já realizaram o check-in

"depois_do_check_out" - apenas para reservas que já realizaram o check-out

"depois_da_reserva" - para qualquer status

Quando eu poderei ver um e-mail programado na aba de E-mails Enviados?

Aqui é como você pode visualizar o seu e-mail programado na aba de "E-mails Enviados" ao acessar uma reserva:

Para ver os e-mails programados como mostramos acima, as seguintes condições de origem de reserva e status atual da reserva devem ser cumpridas:

1. A reserva veio de OTAs:

Status atual da reserva: Tipos de e-mails programados que serão enviados:
Cancelada Cancelada
No Show No Show
Hospedado Check-in realizado, após o check-in, antes do check-out, após a reserva
Check-out feito Check-out feito, depois do check-out
Confirmada Confirmada, antes do check-in, após a reserva
Pendente de confirmação Não confirmado, após a reserva

2. Se você importa as suas reservas (você encontra mais detalhes sobre essa funcionalidade aqui):

Status atual da reserva: Tipos de e-mails programados que serão enviados:
Check-out feito Depois do check-out
Confirmada Antes do check-in
Cancelada Cancelada

3. Reserva direta - todos os e-mails programados serão mostrados e não depende do status da reserva.

Exemplo: quando a reserva veio de um canal e o seu status atual é "Confirmada", o sistema mostrará apenas os 3 e-mails programados a seguir:

  1. Confirmada
  2. Antes do check-in
  3. Depois de realizar a reserva
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Se a reserva possui o status "Check-out feito", o sistema mostrará um desses e-mails programados:

  1. Check-out feito
  2. Depois do check-out
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Uma alteração no fuso horário afetará os e-mails programados?

Não. Quando ocorrer uma mudança no fuso horário, o horário escolhido para o envio do e-mail não será afetado.

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