Lorsqu’un Client achète quelque chose dans la boutique de Vente additionnelle de Cloudbeds Guest Experience, cela apparaît comme une nouvelle commande dans la page Commandes de Cloudbeds Guest Experience. Découvre ci-dessous comment cela fonctionne et comment gérer les commandes de vente additionnelle avec Cloudbeds PMS.
Cloudbeds considère que chaque établissement est unique. Nous proposons des outils adaptés à toutes les tailles et tous les budgets pour t’aider à établir et développer ton activité. Contacte notre équipe dédiée pour plus d’informations sur chaque forfait disponible. Tu n’es pas encore Client Cloudbeds ? Accède à notre guide tarifaire et programme une démonstration.
Table des matières
Lorsqu’une commande est passée :
- Tous les utilisateurs Administrateurs reçoivent une notification par e-mail de nouvelle commande
- La page Commandes affiche une nouvelle commande
- Le client reçoit un e-mail de reçu/de confirmation de commande
- Le client reçoit un SMS de confirmation de commande
- Le processus de traitement de la commande commence
Accède et consulte les commandes
- Accède à l’onglet Vente additionnelle
dans la barre de navigation supérieure
- Va à la section Commandes
- Tu trouveras toutes les commandes et leurs détails listés comme ci-dessous :
Chaque commande fournit des détails et statuts pour t’aider à suivre l’avancement. Tu peux filtrer tes commandes selon les éléments suivants :
| Filtre | Description |
|---|---|
| Statut |
Une nouvelle commande commence comme Ouverte, tu peux Archiver une commande une fois qu’elle est Réalisée, Annulée ou Remboursée. S’il y a un problème et que tu dois annuler ou rembourser une commande, le statut de la commande est mis à jour en Annulée
|
| Date | Date à laquelle la commande a été passée |
| Client | Personne ayant passé la commande |
| Total | Prix |
| Type de paiement |
|
| Folio PMS |
Permet de publier les commandes sur un folio de réservation.
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| Réalisation |
|
Traiter / Imputer les commandes
Tu peux soit :
- Imputer manuellement la commande au folio de réservation du client dans Cloudbeds PMS ; ou
- Ouvrir la commande et cliquer sur Imputer au folio
Exécuter la commande : Une fois que tu as complété ou livré la commande, change le statut en « exécutée » pour mettre à jour l’avancement de la commande ;
Archiver la commande : Archive la commande une fois exécutée/complétée pour la retirer de la liste des commandes ouvertes.
Revois tes commandes et ajoute des notes si nécessaire.
- Clique sur la commande pour voir les détails
- Sélectionne le folio PMS
- Clique pour Imputer la commande
Si ton établissement utilise les Taxes et frais Cloudbeds pour les produits de vente additionnelle, les taxes et frais applicables sont imputés au folio Cloudbeds PMS sous forme de lignes séparées, en utilisant les mêmes noms de taxes et frais configurés dans Cloudbeds.
Les commandes déjà passées ne sont pas re-tarifées lorsque les Taxes et frais Cloudbeds sont activés ou que leur configuration est modifiée. Les commandes existantes conservent la tarification et le calcul des taxes appliqués lors de la commande.
Si le bouton Imputer la commande est indisponible, vérifie si la commande est :
- Déjà imputée au folio
- Annulée (voidée)
- Annulée (canceled)
- Remboursée
- Les commandes ne peuvent être imputées au folio de réservation que si le type de paiement est Facturation chambre. Sinon, elles doivent être imputées manuellement.
- L’exécution d’une commande est une étape manuelle qui met à jour le statut de la commande dans Cloudbeds Guest Experience et indique que la commande est terminée.
Annuler ou rembourser des commandes
Si un client demande une annulation ou si un article a été commandé mais n’est pas disponible, tu peux avoir besoin d’annuler ou de rembourser une commande. Lorsqu’une commande est annulée ou remboursée, les actions suivantes se produisent :
- Tous les utilisateurs Administrateurs reçoivent un e-mail de notification d’annulation/remboursement de commande ;
- Le client reçoit un e-mail d’annulation/remboursement de commande.
Annulation vs Remboursement
Les options d’annulation ou de remboursement seront disponibles pour une commande en fonction du mode de paiement.
- Les commandes en facturation chambre n’ont aucun paiement encaissé et peuvent être annulées.
- Les commandes par carte de crédit ont déjà un paiement encaissé et doivent être remboursées ou partiellement remboursées.
Annuler la commande (facturation chambre)
- Accède à l’onglet Vente additionnelle
- Va à la section Commandes
- Clique sur la commande que tu souhaites annuler
- Ouvre le
menu et sélectionne Annuler la commande
- Une fenêtre Annuler la commande s’affichera
- Saisis un motif d’annulation de la commande (facultatif)
- Met à jour le folio PMS - cela définira le statut du folio comme annulé (facultatif)
- Clique pour confirmer
Remboursement / Remboursement partiel (carte de crédit)
Lorsque tu effectues un remboursement, tu renvoies le paiement au client. Tu peux rembourser la totalité de la commande ou seulement une partie.
Un remboursement peut prendre jusqu’à 5 à 10 jours ouvrés pour être crédité au client.
- Accède à la commande que tu souhaites rembourser
- Ouvre le menu
- Une fenêtre Rembourser la commande s’affichera
- Définis le montant du remboursement
- Saisis un motif du remboursement (facultatif)
- Met à jour le folio PMS - cela définira le statut du folio comme annulé (si c’est un remboursement total) ou restera publié (si c’est un remboursement partiel) (facultatif)
- Clique pour confirmer.
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