Définir et gérer le Chat clients Cloudbeds Expérience client

Cloudbeds Guest Experience Guest Chat est une boîte de réception unifiée qui vous permet de communiquer efficacement avec les clients en utilisant plusieurs canaux de messagerie, d’envoyer des messages groupés, de personnaliser les échanges, de réaliser des enquêtes, des campagnes, et de suivre vos messages programmés. Découvrez dans cet article comment configurer et gérer les paramètres de Cloudbeds Guest Experience Guest Chat.

1 - Configurer les dossiers Guest Chat

Les dossiers Guest Chat vous aident à organiser et catégoriser vos conversations de chat. Les dossiers par défaut du système sont divisés entre Clients, Managers et Personnel. Les administrateurs peuvent définir les dossiers par défaut et les gérer en les ajoutant ou en les supprimant depuis la plateforme.

1.1 Configurer les dossiers Guest Chat pour votre établissement

1. Accédez à la page Paramètres de la Société dans la barre de navigation supérieure
2. Sélectionnez la section Dossiers Guest Chat
3. Sélectionnez le dossier par défaut dans lequel les nouveaux messages seront automatiquement ajoutés s’ils n’ont pas de dossier.
4. Sous Ajouter un dossier, saisissez le nom du nouveau dossier
5. Cliquez sur Soumettre

• Vous pouvez cliquer sur l’icône à côté de chaque dossier de chat pour le supprimer.
• Les utilisateurs doivent disposer de l’autorisation spécifique de ce dossier pour accéder aux dossiers de chat créés dans Cloudbeds Guest Experience.
• Les autorisations des dossiers doivent être attribuées à chaque utilisateur selon les dossiers auxquels leurs rôles doivent avoir accès.
• Vous pouvez ajouter des dossiers Guest Chat à chaque utilisateur dans la page Utilisateurs.

1.2 Gérer les dossiers Guest Chat dans un contexte multi-établissements

Si vous avez activé la gestion multi-établissements ou une organisation qui gère plusieurs établissements, Cloudbeds Guest Experience offre la possibilité d’appliquer des filtres aux dossiers Guest Chat pour mieux regrouper et organiser les conversations des établissements au sein de votre organisation.

Par défaut, les chats sont organisés par établissement :

Vous pouvez également appliquer différents filtres pour accéder aux établissements que vous souhaitez.

Dans les options de filtres, vous pouvez :

1. Appliquer la sélection à toutes les vues
2. Activer l’option Pas de dossiers pour afficher tous les chats de tous les établissements dans une seule vue de chat ;
3. Sélectionner des établissements spécifiques dans le menu déroulant ;
4. Sélectionner les étiquettes des dossiers que vous souhaitez afficher.

2 - Configurer et gérer la disponibilité Guest Chat de votre équipe

Gérez la disponibilité de votre plateforme pour recevoir des messages. Dans l’onglet Disponibilité Guest Chat, vous pouvez programmer les horaires de disponibilité de votre équipe afin que les clients sachent quand s’attendre à une réponse.

Sur la page Paramètres de la Société ,

1. Allez à la section Disponibilité du Chat clients
2. Sélectionnez le statut de disponibilité :
   • Toujours disponible
   • Toujours absent
   • Utiliser le planning de disponibilité (vous permet de définir vos heures d'ouverture).
3. Si vous avez choisi d'utiliser le planning de disponibilité, cliquez sur Ajouter des heures :
   • Sélectionnez les jours de disponibilité et le planning
4. Configurez le Délai de réponse automatique
   • Le délai spécifie combien de temps attendre après la dernière réponse automatique avant d'en envoyer une autre - de 30 minutes à 6 heures.
5. Définissez un message de bienvenue
   • Il sera affiché lorsqu’un visiteur commence une session de chat, et que votre disponibilité ou planning de disponibilité est réglé sur « disponible ».
6. Définissez un message d'absence