Dans la page Articles et Services, vous trouverez la liste de tous les produits et services disponibles dans votre établissement pour le contrôle du stock, et pourrez créer leur numéro SKU, code et prix. Suivez ce guide pour configurer et gérer vos articles et services dans les paramètres des produits et dans vos réservations.
Créer une catégorie d’articles
Créer les catégories d’articles est important pour organiser et trier les articles et services proposés dans ton établissement. Tu peux facilement les ajouter aux réservations en sélectionnant d’abord la catégorie.
Dans la page Produits,
- Va dans l’onglet Catégories d’articles
- Clique sur +Nouvelle catégorie d’article
- Saisis le Nom de la catégorie
- Saisis le Code de la catégorie
- Sélectionne la couleur de la catégorie (elle s’affichera sur le folio)
- Clique sur Enregistrer la catégorie d’article
La création de la catégorie est terminée.
Tu peux modifier ou supprimer la catégorie quand tu veux en cliquant sur les icônes ci-dessous :
Créer un article
Dans la page Produits,
- Accédez à l’onglet Articles et Services
- Cliquez sur +Nouvel article
- Ajoutez le nom de l’article
- Sélectionnez le type d’article (produit ou service)
- Saisissez le SKU* de l’article
(signifie « unité de gestion des stocks ». Un SKU est un numéro ou une chaîne de caractères alphanumériques qui identifie de manière unique un produit. C’est pourquoi les SKU sont souvent appelés numéros de pièce, numéros de produit ou identifiants de produit) - Saisissez le code de l’article
- Sélectionnez la catégorie de l’article (ou créez-en une)
- Saisissez la description de l’article
- (Facultatif) Cochez cette option si vous souhaitez rendre les notes obligatoires lors de l’ajout de cet article aux réservations ou au compte interne
- Saisissez le prix de l’article (ou cochez la case « Cet article n’a pas de prix »)
- Appliquez la taxe ou les frais à l’article, si nécessaire
- Si vous utilisez l’Inventaire / Stock, sélectionnez si vous souhaitez suivre l’inventaire de ce produit. En savoir plus ici : Inventaire / Stock.
- Cliquez sur Enregistrer l’article
L’article sera ajouté à la liste. Vous pouvez réorganiser la liste, modifier, copier ou supprimer l’article.
Ajouter un article à une réservation
Avant d’ajouter un article à la réservation, assurez-vous que l’article est déjà créé.
Ajouter un article dans la page de réservation :
- Accédez à la page réservation et ouvrez le folio
- Sélectionnez Ajouter/Ajuster une charge
- Cliquez sur Ajouter un article
Remplissez le formulaire comme suit :
- Sélectionnez la catégorie
- Sélectionnez l’article
- Attribuer à le client achetant le produit
- Sélectionner le folio : si vous avez activé la fonctionnalité Folio fractionné, choisissez le folio sur lequel publier l’article
- Publier avec la date et l’heure actuelles : la date et l’heure actuelles sont sélectionnées par défaut. Désélectionnez la case pour choisir une date et une heure passées ou futures.
- Prix : cliquez sur la valeur pour la modifier si nécessaire.
Si votre utilisateur n’est pas le propriétaire de l’établissement ou l’administrateur de l’organisation, le rôle de votre utilisateur doit disposer de l’autorisation « Autoriser à remplacer le prix du produit sur la réservation/le compte » avant qu’il puisse modifier le prix de l’article.
- QTE : quantité d’articles
- Prix total : il sera calculé automatiquement en fonction de la quantité de l’article
- Type de paiement : sélectionnez si vous souhaitez encaisser le paiement de l’article immédiatement
Sélectionner Ne pas encaisser le paiement ajoutera la charge de l’article (débit) sans inclure le paiement.
- Sélectionner Carte de crédit ou autres types de paiement ajoutera la charge de l’article (débit) et inclura le paiement de l’article (crédit). Si vous avez précédemment choisi de publier l’article pour une date future (étape n° 7), le paiement sera crédité au solde dû uniquement à la date sélectionnée.
- Notes de transaction, si nécessaire
- Allocation du paiement : si vous avez cette fonctionnalité activée – cette option sera cochée par défaut lorsque vous choisissez d’ajouter le paiement pour l’article (étape n° 11) afin d’allouer automatiquement le paiement.
En savoir plus sur l’allocation des paiements ici.
- Cliquez sur continuer
L'article sera ajouté au folio.
Vous pouvez voir les charges des articles dans le champ articles supplémentaires du menu solde dû.
Ajouter plusieurs articles via le tiroir de réservation (Tableau de bord) :
Dans le tableau de bord, il est possible d'ajouter en masse des produits à une réservation au lieu de les ajouter un par un comme sur la page de réservation.
- Dans le menu de réservation, cliquez pour afficher les détails de la réservation
- Allez dans le folio
- Ouvrez le menu des charges
- Cliquez sur ajouter des produits
- Ajoutez autant de produits que vous le souhaitez
- Cliquez sur suivant pour enregistrer
Tous les produits seront ajoutés en une fois au folio de réservation sélectionné.
Annuler un article d’une réservation
Il peut être nécessaire d’annuler un article pour différentes raisons : il a été ajouté par erreur ou le client a changé d’avis, etc. Pour annuler un article précédemment ajouté à la réservation,
- Accède à Folio dans la page de la réservation
- Clique sur l’icône des paramètres dans la transaction concernée et choisis Annuler la transaction
- Lis attentivement le message dans la fenêtre contextuelle et clique sur continuer
Les transactions annulées apparaîtront toujours dans le rapport des transactions, mais elles n’influenceront pas le solde dû.
- Les articles peuvent être annulés à tout moment et quel que soit le statut de la réservation.
Où puis-je voir les transactions annulées ?
Dans le menu Rapports,
- Va au rapport Rapports financiers > Transactions
- Toutes les transactions et articles annulés sont accessibles dans ce rapport et indiqués dans le champ description
Tu peux trouver plus d’informations détaillées sur l’utilisation du rapport Transactions ici : Rapport Transactions.
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.