| Objectif | Créer et gérer les catégories d’articles et les articles, ajouter des articles aux réservations et annuler les transactions d’articles. |
| Idéal pour | Les propriétaires d’établissement, les administrateurs d’organisation et les membres du personnel responsables de la configuration des produits ou des charges de réservation. |
| À utiliser lorsque | Tu dois configurer des produits ou services, les publier dans un folio de réservation ou corriger une transaction d’article. |
| Conditions requises | Crée l’article concerné avant de l’ajouter à une réservation. Les remplacements de prix nécessitent l’autorisation du rôle approprié. |
| Résultat attendu | Les articles sont correctement configurés, publiés dans le folio sélectionné, et les transactions annulées restent disponibles dans les rapports sans affecter le solde dû. |
Introduction
Dans la page Articles et services, tu trouveras la liste de tous les produits et services disponibles dans ton établissement pour le contrôle des stocks, ainsi que la création de leur numéro SKU, code et prix. Suis ce guide pour configurer et gérer tes articles et services dans les paramètres des produits et dans tes réservations.
Déploie le flux de travail correspondant à ta tâche. Chaque section inclut les étapes requises et le résultat que tu devrais obtenir après les avoir complétées.
Table des matières
Gérer les articles et services
Utilise ces flux de travail pour organiser les articles en catégories et configurer les produits et services disponibles dans ton établissement.
Créer une catégorie d’articles
Pourquoi les catégories sont importantes : Les catégories d’articles organisent les produits et services proposés dans ton établissement et facilitent leur recherche lors de l’ajout aux réservations.
Dans la page Produits, suis ces étapes :
- Va dans l’onglet Catégories d’articles.
- Clique sur + Nouvelle catégorie d’article.
- Saisis le Nom de la catégorie.
- Saisis le Code de la catégorie.
- Sélectionne la couleur de la catégorie (elle s’affichera dans le folio).
- Clique sur Enregistrer la catégorie d’article.
La catégorie est maintenant disponible à l’utilisation.
Tu peux modifier ou supprimer la catégorie quand tu en as besoin en cliquant sur l’icône correspondante :
Créer un article
Sur la page Produits, suis ces étapes :
- Va dans l’onglet Articles et Services.
- Clique sur + Nouvel article.
- Saisis le nom de l’article.
- Sélectionne le type d’article : produit ou service.
- Saisis le SKU de l’article. Un SKU (unité de gestion des stocks) est un identifiant alphanumérique unique du produit, parfois appelé numéro de pièce ou numéro de produit.
- Saisis le code de l’article.
- Sélectionne la catégorie de l’article, ou crée-en une.
- Saisis la description de l’article.
- (Facultatif) Coche cette option si tu souhaites rendre les notes obligatoires lors de l’ajout de cet article aux réservations ou au compte interne.
- Saisis le prix de l’article (ou coche la case « Cet article n’a pas de prix »).
- Applique une taxe ou un frais à l’article, si nécessaire.
- Si tu utilises l’Inventaire / Stock, sélectionne si tu souhaites suivre le stock pour ce produit. Voir Inventaire / Stock.
- Clique sur Enregistrer l’article.
L’article est ajouté à la liste. Tu peux réorganiser la liste et modifier, copier ou supprimer l’article.
Ajouter et annuler des articles de réservation
Utilise ces flux de travail après que l’article a été créé. Déploie la section correspondant à l’action que tu dois effectuer dans le folio de réservation.
Ajouter un article à une réservation
Avant d’ajouter un article à la réservation, assure-toi que l’article est déjà créé.
Ajouter un article depuis la page de réservation
- Ouvre la réservation et va dans l’onglet Folio.
- Sélectionne Ajouter/Ajuster une charge.
- Clique sur Ajouter un article.
Remplis le formulaire comme suit :
- Sélectionne la catégorie
- Sélectionne l’article
- Sous Attribuer à, sélectionne le client qui achète le produit.
- Sélectionne le folio : si tu as activé la fonctionnalité Folio fractionné, choisis le folio où l’article sera publié.
- Publier avec la date et l’heure actuelles : la date et l’heure actuelles sont sélectionnées par défaut. Décoche la case pour choisir une date et une heure passées ou futures.
- Prix : Clique sur la valeur pour la modifier, si nécessaire.
Si ton utilisateur n’est pas le propriétaire de l’établissement ou l’administrateur de l’organisation, le rôle de ton utilisateur doit disposer de l’autorisation Autoriser à remplacer le prix du produit sur la réservation/le compte avant qu’il puisse modifier le prix de l’article.
- Quantité : Saisis le nombre d’articles.
- Prix total : Confirme le total calculé automatiquement.
- Type de paiement : Sélectionne si tu souhaites encaisser le paiement de l’article immédiatement.
Choisis un des types de paiement disponibles :
- Ne pas collecter le paiement : Ajoute le montant de l'article sans collecter le paiement.
- Carte de crédit enregistrée : Collecte le paiement en utilisant une carte enregistrée.
- Terminal : Active le lecteur de carte pour un paiement en présence de la carte.
- Ajouter une nouvelle carte de crédit : Saisis les nouvelles informations de carte et traite le paiement.
- Paiement par lien : Envoie un lien de paiement au client.
-
Espèces : Enregistre un paiement en espèces.
En sélectionnant Ne pas collecter le paiement, le montant de l'article (débit) sera ajouté sans inclure le paiement.
- En sélectionnant Carte de crédit ou un autre type de paiement, le montant de l'article (débit) sera ajouté et le paiement pour l'article (crédit) sera inclus. Si tu as précédemment choisi de publier l'article pour une date future à l'étape 8, le paiement sera crédité sur le solde dû uniquement à la date sélectionnée.
- Notes de transaction, si nécessaire
- Allouer le paiement : Si cette fonction est activée, cette option sera cochée par défaut lorsque tu choisiras d'ajouter le paiement pour l'article (étape n°11) afin d'allouer automatiquement le paiement.
En savoir plus sur l'allocation des paiements dans Aperçu de l'allocation des paiements.
- Clique sur Continuer.
L'article sera ajouté au folio.
Tu peux voir les charges des articles dans le champ articles supplémentaires du menu solde dû.
Traiter le paiement de l'article via un terminal
Lorsque tu sélectionnes Terminal comme type de paiement :
- Confirme le terminal connecté qui traitera la transaction. Si plusieurs terminaux sont enregistrés, sélectionne Choisir un autre pour changer d'appareil.
- Clique sur Traiter le paiement pour activer le lecteur de carte.
- Demande au client de passer sa carte en mode sans contact, de l'insérer ou de la faire glisser.
Après un prélèvement réussi, les détails de l'article et du paiement apparaissent ensemble dans le folio. Si le client annule ou si le prélèvement échoue, l'article n'est pas ajouté.
Ajouter plusieurs articles via le tiroir de réservation
Depuis le tableau de bord, tu peux ajouter plusieurs produits à une réservation en une seule fois au lieu de les ajouter un par un depuis la page de réservation.
- Dans le menu de la réservation, clique sur afficher les détails de la réservation
- Va dans le folio.
- Ouvre le menu de prélèvement.
- Clique sur Ajouter des produits.
- Ajoute les produits concernés.
- Clique sur Suivant pour enregistrer.
Tous les produits sélectionnés sont ajoutés au folio de réservation en une seule fois.
Annuler un article d’une réservation
Annule un article lorsqu’il a été ajouté par erreur ou que le client ne le souhaite plus. Pour annuler un article ajouté précédemment :
- Ouvre la réservation et va dans l’onglet Folio.
- Clique sur l’icône paramètres de la transaction concernée, puis sélectionne Annuler la transaction.
- Vérifie le message de confirmation, puis clique sur Continuer.
Les transactions annulées restent visibles dans le rapport des transactions, mais elles n’influencent pas le solde dû.
- Les articles peuvent être annulés à tout moment et quel que soit le statut de la réservation.
Où puis-je voir les transactions annulées ?
Dans le menu Rapports :
- Va dans Rapports financiers > Transactions.
- Trouve les transactions et articles annulés dans le rapport. Leur statut est indiqué dans le champ description.
Tu peux consulter le guide associé : Pour plus d’informations sur ce rapport, vois le rapport des transactions.
Prochaine étape opérationnelle
Après avoir configuré tes Articles et catégories, ajoute les Articles applicables à un folio de réservation et confirme que les charges apparaissent dans le folio sélectionné.
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