Cloudbeds POS (Bêta) - Guide du flux de commande

Mariia Korostashevych

Mise à jour 5 novembre 2026 08:22

Bêta : Cloudbeds POS est actuellement en phase pilote. Pour participer, contacte notre équipe d’assistance.

Suivez le flux de travail quotidien des commandes dans Cloudbeds POS, de la création d’une commande au paiement et à la réimpression d’un reçu. Ce guide couvre à la fois les établissements de type restaurant et les établissements de service, tels que les spas et les boutiques.

À qui cela s’adresse et comment

Rôle	Ce qu'il faut savoir
Serveurs et personnel de bar (établissements restaurant)	Tu crées des commandes depuis l’onglet Caisses ou Tables, envoies les articles en cuisine et divises les additions. Les articles ajoutés après le premier envoi ne sont pas envoyés automatiquement.
Caissiers, personnel de spa et boutiques (établissements de service)	Tu crées des commandes sans type de service ni étape cuisine, puis tu encaisses le paiement.
Réception	Tu peux gérer les débits publiés sur le folio d’un client et les débits sur compte interne, et répondre aux questions des clients concernant les reçus.
Manager / Directeur général	Tu saisis les codes PIN d’approbation pour les remises dépassant la limite et les actions restreintes, et tu vérifies les paiements douteux avant que quelqu’un ne retente une charge.

Avant de commencer

Confirme que ton appareil est appairé avec le bon établissement et connecte-toi avec ton code PIN POS.
Sélectionne le bon point de vente avant de créer une commande.
Demande à ton administrateur de confirmer que les produits, menus (si nécessaire), modes de paiement, compte interne et imprimantes sont configurés.
Lorsque le POS demande un code PIN d’approbation pour une action restreinte, demande à un manager autorisé de l’approuver.

1. Créer une commande

Démarre une commande depuis l’onglet Caisses. Les établissements restaurant peuvent aussi démarrer depuis l’onglet Tables.

Démarrer depuis Caisses

Clique sur Enregistrer, puis clique sur Panier pour ouvrir une nouvelle commande.
Clique sur Nommer la commande, saisis un nom clair de client, de pickup, d’événement ou de référence, puis enregistre.
Pour un point de vente Restaurant, clique sur le bouton à côté de Nommer la commande (affiché comme Attribuer une table) et choisis le type de service lorsqu’on te le demande.
Ajoute des produits depuis le menu ou la sélection de produits disponibles.
Ajuste les quantités et ajoute des modificateurs ou des notes sur les articles si nécessaire.
Vérifie le type de service, la table ou le client, les articles, les remises, les taxes et le total.
Confirme la commande. Pour les articles de restaurant nécessitant une préparation, envoie-les en cuisine.

Type de service	Que sélectionner ou saisir
Attribuer une table	Sélectionne la table où le client est installé.
À emporter	Utilise le nom du client ou de la collecte comme nom de commande. Ajoute des notes de pickup si nécessaire.
Service en chambre	Recherche par nom de client ou numéro de chambre et sélectionne le bon client en séjour ou la bonne réservation.

Note : Les points de vente non-restaurant n’ont pas besoin d’un type de service restaurant et n’envoient pas les commandes en cuisine. Le bouton Envoyer apparaît uniquement pour les points de vente Restaurant.

Commencer par les tables (points de vente Restaurant uniquement)

Appuie sur Tables et sélectionne la section du plan d’étage, si nécessaire.
Appuie sur la table et définis son statut : Disponible, Réservée ou Sale.
Appuie sur + Ajouter une commande.
Sélectionne une commande existante à attribuer à la table, ou appuie sur + Nouvelle commande.
Utilise Nommer la commande pour ajouter un nom reconnaissable si besoin.
Ajoute des produits, quantités, modificateurs et notes sur les articles.
Vérifie la table, les articles, remises, taxes et total. Confirme la commande et envoie les articles concernés en cuisine.

Astuce : Utilise des noms de commande qui aident tes collègues à retrouver la bonne commande. Ne mets jamais de détails de carte de paiement dans un nom de commande.

2. Envoyer les articles en cuisine

L’envoi d’une commande de restaurant achemine les articles éligibles vers la station d’affichage cuisine ou l’imprimante cuisine configurée.

Envoyer de nouveaux articles

Ouvre la commande et vérifie les articles, quantités, modificateurs et notes.
Appuie sur Envoyer.
Sélectionne les articles à envoyer.
Appuie de nouveau sur Envoyer pour confirmer.
Vérifie que la commande affiche un statut Envoyée.

Envoyer des articles supplémentaires plus tard

Rouvre la commande existante.
Ajoute les nouveaux produits, modificateurs et notes.
Appuie sur Envoyer et sélectionne les articles restants non envoyés.
Confirme l’envoi et vérifie que seuls les nouveaux articles ont été envoyés.

Important : Les nouveaux articles ne sont pas envoyés automatiquement après le premier envoi. Vérifie et envoie les ajouts ultérieurs pour que la cuisine sache qu’elle doit les préparer.

3. Modifier ou annuler une commande

Modifier une commande ouverte

Ouvre la commande.
Appuie sur l’article que tu souhaites modifier, ou appuie sur + Ajouter des articles pour ajouter des produits.
Modifie la quantité, les options ou la note de l’article. Pour supprimer un article, sélectionne Supprimer.
Appuie sur Mettre à jour pour confirmer.
Vérifie le sous-total mis à jour, les remises, les taxes et le total.

Annuler une commande ouverte

Ouvre la commande et vérifie que c’est la bonne.
Appuie sur le menu à trois points.
Sélectionne Annuler la commande et confirme.
Vérifie que le statut change en Annulée.

Note : Une commande payée ne peut généralement pas être annulée via le flux de commande ouverte. Suis plutôt la procédure de remboursement ou de correction de paiement de ton établissement. Un code PIN d’approbation peut être requis pour les actions restreintes.

4. Diviser les additions

Utilise la division des additions lorsque les clients souhaitent des factures séparées pour une même commande. Divise avant de prendre le paiement, et vérifie les articles, remises, taxes, frais de service et pourboires sur chaque addition.

Chaque addition résultante utilise l’ID de commande d’origine suivi d’un numéro séquentiel, comme A1234-1 et A1234-2.

Important : Finalise l’allocation des articles et la tarification avant de prendre le premier paiement. Une fois qu’une addition divisée est payée, les autres additions divisées restantes ne peuvent plus être modifiées.

Diviser par article

Ouvre la commande, appuie sur le menu à trois points, puis sélectionne Diviser.
Choisis Par article.
Vérifie Diviser en. Le nombre initial d’additions correspond au nombre de places. Augmente ou diminue ce nombre selon les besoins.
Appuie sur chaque article et attribue-le au numéro d’addition correct.
Vérifie chaque addition et confirme que tous les articles sont attribués et que le total combiné est correct.
Appuie sur Facturer la division.

Diviser équitablement

Ouvre la commande, clique sur le menu à trois points, puis sélectionne Diviser.
Choisis Diviser également.
Ajuste le nombre de notes dans Diviser en, si nécessaire.
Vérifie le montant de chaque note ainsi que toute différence d’arrondi.
Clique sur Facturer la division.

Limite de la division équitable : Tu passes directement au check-out pour la première note divisée. Imputer au folio et Imputer au compte interne ne sont pas disponibles pour cette option de division.

5. Afficher les détails de la commande

Ouvre l’onglet Commandes.
Utilise le filtre de statut et les détails de la commande, comme la table, le nom de la commande ou le numéro de commande, pour la retrouver.
Clique sur la commande pour l’ouvrir.
Vérifie son type de service, la table ou le client, les articles, les modificateurs, les notes, les remises, les taxes, les pourboires, les paiements et le statut.
Pour une commande ouverte, mets à jour les produits ou les détails si nécessaire.
Utilise le menu à trois points pour les actions disponibles, y compris Annuler la commande, Imprimer le reçu, Diviser ou Remise.

Les actions que tu vois dépendent du statut de la commande et de tes autorisations.

6. Afficher et imprimer un pré-facture

Un pré-facture montre les charges actuelles avant paiement. Remets-le au client pour qu’il puisse le vérifier et, si ton établissement l’exige, le signer comme preuve de paiement ou d’autorisation d’imputation.

Afficher le pré-facture

Ouvre la commande et clique sur le menu à trois points.
Sélectionne Imprimer le reçu.
Vérifie le point de vente, le numéro de commande, la table ou le client, les articles, les modificateurs, les remises, les taxes, les frais de service, le pourboire et le total.
Retourne à la commande et corrige toute erreur avant de continuer.

Imprimer le pré-facture

Depuis l’aperçu, clique sur Imprimer.
Sélectionne l’imprimante de reçus configurée si on te le demande, puis confirme l’impression.
Remets le préreçu au client pour qu’il le vérifie ou le signe, selon la procédure de ton établissement.
Conserve les enregistrements d’autorisation signés en lieu sûr, conformément à la politique de ton établissement.

Note : Un préreçu n’est pas un reçu de paiement final. L’imprimer ou le faire signer ne marque pas la commande comme payée et ne remplace pas l’autorisation du fournisseur de paiement.

7. Ajouter un pourboire

Les options de pourboire dépendent des paramètres de ton établissement. Le check-out peut proposer des pourcentages suggérés, un montant personnalisé ou une option sans pourboire.

Ouvre la commande et clique sur Payer.
Choisis un pourboire suggéré, saisis un montant personnalisé ou sélectionne Aucun.
Vérifie le total mis à jour avec le client.
Sélectionne le mode de paiement et finalise le paiement.

Saisis uniquement un pourboire que le client a autorisé. Si l’autorisation est écrite sur un préreçu signé, conserve-le selon la politique de ton établissement.

8. Appliquer une remise

Selon tes autorisations et les paramètres de ton établissement, tu peux appliquer une remise sur un article individuel ou sur la commande entière.

Remettre un article

Sélectionne l’article dans la commande et clique sur Ajouter une remise.
Choisis une remise disponible ou saisis une remise personnalisée si autorisé.
Sélectionne ou saisis un motif si nécessaire.
Clique sur Appliquer et vérifie la remise sous l’article.

Remettre la commande entière

Ouvre la commande, clique sur le menu à trois points, puis sélectionne Remise.
Choisis une remise disponible ou saisis une remise personnalisée si autorisé.
Sélectionne ou saisis un motif si nécessaire.
Clique sur Appliquer. La remise s’applique à tous les articles éligibles de la commande.

Note : Si une remise dépasse ta limite autorisée, un responsable ou un utilisateur autorisé doit saisir un code PIN d’approbation. Vérifie le total mis à jour avant de procéder au paiement.

9. Traiter les paiements

Avant de prendre le paiement, confirme le total de l’addition, le mode de paiement, le client ou le compte, ainsi que tout pourboire. Les options de paiement que tu vois dépendent de la configuration de ton établissement et de l’éligibilité du fournisseur de paiement.

Mode de paiement	Utilisation et résultat attendu
Imputer au folio (Débit chambre)	Impute un débit autorisé au folio du client en séjour éligible sélectionné.
Paiement sans contact	Accepte une carte sans contact ou un portefeuille numérique pris en charge. Attends l’approbation du fournisseur.
Terminal	Débite une carte via un lecteur de carte (sans contact, insertion ou glissement). Attends l’approbation du fournisseur.
Paiement par lien	Fournit au client un lien sécurisé pour payer. L’addition reste en attente jusqu’à confirmation du paiement.
Espèces	Enregistre le montant payé en espèces.
Paiement hors ligne au POS	Enregistre un paiement déjà effectué via un terminal ou un processeur externe.
Imputer au compte interne	Impute le débit au compte interne sélectionné.

Imputer au folio (Débit chambre)

Ouvre la commande et clique sur Payer.
Sélectionne Facturation chambre.
Recherche par nom du client ou numéro de chambre et sélectionne le bon client en séjour.
Vérifie le nom du client, la chambre, les dates du séjour, l’éligibilité à la facturation, le montant et toute autorisation requise.
Clique sur Facturer.
Confirme que la facturation a réussi et que le solde restant ou le statut fermé est correct.

Note : Si la facturation échoue, vérifie le statut de la réservation, les restrictions du folio, les règles de solde du compte et ta connexion. Demande de l’aide à un responsable avant de réessayer.

Accepter Tap to Pay

Ouvre la commande et clique sur Payer.
Confirme le montant et ajoute un pourboire autorisé, si proposé.
Sélectionne Tap to Pay.
Suis les instructions à l’écran. Demande au client de tenir sa carte sans contact ou son portefeuille numérique près de la zone indiquée sur l’appareil.
Attends un résultat approuvé ou refusé. Garde l’écran de paiement ouvert pendant que l’autorisation est en attente.
Si c’est approuvé, confirme que la note est payée ou que le solde attendu reste correct.
Propose ou imprime le reçu.

Note : Tap to Pay nécessite un appareil, une région et un fournisseur de paiement pris en charge, ainsi qu’une configuration Cloudbeds Payments éligible.

Traiter une carte via terminal

Ouvre la commande et clique sur Payer.
Confirme le montant et ajoute un pourboire autorisé, si proposé.
Sélectionne Terminal.
Clique sur Débiter. L’app affiche Connexion au lecteur de carte...
Lorsque Présente la carte apparaît, approche, insère ou fais glisser la carte du client sur le terminal.
Attends le résultat approuvé ou refusé. Garde l’écran de paiement ouvert pendant que l’autorisation est en cours.
Si c’est approuvé, confirme que la note est payée ou que le solde attendu reste.
Propose ou imprime le reçu.

Envoyer une demande de Paiement par lien

Ouvre la commande et clique sur Payer.
Confirme le montant, puis saisis ou vérifie les coordonnées de contact prises en charge du client.
Sélectionne Paiement par lien et clique sur Envoyer le lien.
Demande au client de scanner le code QR pour ouvrir le lien sécurisé et finaliser le paiement.
Garde l’écran du statut de paiement ouvert, ou actualise la commande, jusqu’à ce que le POS confirme le paiement.
Remets le reçu au client après confirmation.

Note : Vérifie la réussite dans le POS. Ne te fie pas uniquement à une capture d’écran fournie par le client.

Enregistrer un paiement en espèces

Ouvre la commande et clique sur Payer.
Confirme le montant et ajoute un pourboire autorisé, si proposé.
Sélectionne Espèces.
Collecte et compte les espèces selon la politique de gestion de caisse de ton établissement.
Clique sur Débiter.
Rends la monnaie et confirme que la note est clôturée ou que le solde correct reste.
Propose ou imprime le reçu.

Enregistrer un paiement hors ligne dans le POS

Utilise cette méthode pour enregistrer un paiement effectué en dehors de Cloudbeds Payments.

Confirme le montant de la commande et tout pourboire autorisé.
Effectue le paiement via le terminal externe approuvé ou l’application tierce.
Attends l’approbation et conserve la référence de paiement selon la politique de ton établissement.
Retourne à la commande, appuie sur Payer et sélectionne Paiement POS hors ligne.
Confirme le montant et saisis la référence de la transaction ou une note.
Appuie sur Facturer.
Vérifie que le montant POS correspond au paiement externe et que le solde restant est correct.

Important : Cette méthode enregistre le paiement dans le POS. Elle ne facture pas le client dans le système externe. Confirme-le uniquement après approbation du paiement externe.

Publier sur le compte interne

Ouvre la commande et appuie sur Payer.
Confirme le montant et ajoute un pourboire autorisé, si proposé.
Sélectionne Compte interne.
Choisis le compte interne.
Vérifie le nom du compte, le montant et toute autorisation ou référence requise.
Appuie sur Facturer.
Confirme que la publication a réussi et vérifie le solde restant ou le statut fermé.

10. Afficher et réimprimer un reçu

Ouvre l’onglet Commandes et filtre les commandes Payées.
Retrouve la commande terminée en utilisant les filtres ou les détails, comme le numéro de commande, le client ou le nom de la commande, la table ou le montant.
Ouvre la commande, appuie sur le menu à trois points et sélectionne Imprimer le reçu.
Vérifie les détails de la commande et du paiement.
Appuie sur Imprimer, choisis l’imprimante configurée si demandé, puis confirme.
Vérifie que le reçu imprimé est lisible et correspond à la bonne commande.

Note : La réimpression ne crée pas de paiement ni ne modifie le total de la commande. Le reçu peut être marqué comme copie ou réimpression.

Vérification en fin de transaction

Avant de clôturer une commande, confirme les points suivants :

Le bon point de vente, la bonne table, le bon client, le bon folio ou compte interne a été utilisé.
Les articles, modificateurs, remises, taxes, frais de service et pourboires sont corrects.
Les articles du restaurant et toutes les ajouts ultérieurs ont été envoyés en cuisine.
Le paiement ou la comptabilisation affiche un statut final réussi, et le solde restant est correct.
Un reçu a été proposé ou imprimé, et les enregistrements d’autorisation ont été conservés selon la politique de ton établissement.

Si un paiement ou une comptabilisation est incertain(e) :

Ne tente pas de nouveau un paiement par carte ou lien tant que la tentative précédente n’affiche pas clairement un statut échoué, annulé ou expiré.
Si le point de vente et le fournisseur de paiement affichent des résultats différents, demande à un responsable de vérifier la transaction avant de facturer à nouveau.
Pour une comptabilisation échouée sur compte client ou compte interne, corrige la sélection du client ou du compte interne, ou le problème d’éligibilité avant de réessayer.