Guide des reçus et de l'affectation des paiements

Aperçu

Un reçu est la preuve officielle qu’un paiement a été effectué. Bien qu’ils soient un élément central des flux de travail de fiscalisation (intégrés avec des partenaires comme Fiskaly, Fiskaltrust ou Invopop), ils sont disponibles pour tous les utilisateurs de Cloudbeds, indépendamment des exigences gouvernementales.

Reçu vs Facture : quelle est la différence ?

Il est courant de confondre ces termes, mais ils remplissent deux rôles distincts dans votre comptabilité :

Disponibilité des types de reçus par pays

Alors que la fonctionnalité standard de reçu est disponible mondialement, certains types de documents spécialisés sont limités à des régions spécifiques pour se conformer aux réglementations fiscales locales. Consultez le tableau ci-dessous pour voir quels types de documents sont disponibles dans votre pays :

Types de reçus

Il existe deux façons de catégoriser un reçu dans Cloudbeds selon la manière dont le paiement est traité :

1. Reçu simple : Un reçu simple est généré lorsqu’un paiement est enregistré mais non associé à des transactions spécifiques du folio (comme une charge de chambre ou une taxe). Il confirme que l’argent a été encaissé mais ne « clôture » pas une ligne spécifique.
2. Reçu alloué : Un reçu alloué est généré lorsqu’un paiement est affecté à des transactions spécifiques du folio.
   - Détail : Il montre exactement ce que le client a payé (p. ex. « Revenus des chambres – nuit du lundi »).
   - Prévention : Une fois qu’une transaction est allouée à un reçu, elle ne peut pas être liée à un autre, évitant ainsi une double facturation accidentelle.
   

Configurer l’allocation des paiements

Pour utiliser les reçus alloués, vous devez d’abord activer la fonctionnalité dans vos paramètres.

1. Naviguez vers : Compte->Système-> Préférences
2. Repérez le bouton bascule pour Autoriser l’allocation des paiements et activez-le en position Activé.
   Facultatif : activez Autoriser l’allocation aux transactions en attente si vous devez associer des acomptes à des charges futures (comme les tarifs par nuit pour un séjour qui n’a pas encore eu lieu).

3. Cliquez sur Enregistrer.
   

   Lorsque ce paramètre est désactivé, les utilisateurs ne peuvent créer que des reçus simples. Lorsqu’il est activé, les utilisateurs voient des options pour associer un paiement à des transactions de folio ou à une facture spécifique.

Autoriser l’allocation aux transactions en attente

1. Une fois l’allocation des paiements activée, une seconde option devient disponible : Autoriser l’allocation aux transactions en attente.
   
2. Les transactions en attente sont des charges planifiées mais pas encore publiées - par exemple, des tarifs par nuit futurs. Activer cette option est utile pour les établissements qui doivent prendre un acompte avant l’arrivée d’un client et l’associer à des revenus de chambres spécifiques à l’avance.

Comment générer un reçu

Vous disposez de trois principales façons de créer un reçu selon votre flux de travail :

Option A : Reçu simple (sans allocation)

1. Accédez au folio de réservation et cliquez sur Ajouter un paiement.
2. Lorsque vous y êtes invité, choisissez « Ne pas sélectionner de charges ».
3. Une fois le paiement ajouté, cliquez sur l’icône d’engrenage à côté et sélectionnez Générer un reçu.
   

Option B : Reçu alloué (direct)

1. Cliquez sur Ajouter un paiement dans le folio.
2. Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez Par folio ou Par facture.
3. Vérifiez les transactions spécifiques couvertes par ce paiement. Le montant du paiement sera automatiquement renseigné.
4. Finalisez le paiement. Le reçu alloué est automatiquement généré et ajouté à l'onglet Documents.
   

Option C : Allouer après coup

1. Si vous avez déjà enregistré un paiement en tant que « Reçu simple », cliquez sur l'icône d'engrenage à côté de ce paiement.
2. Sélectionnez Allouer le paiement.
3. Sélectionnez les charges que vous souhaitez lier. 
4. Confirmez, et le reçu sera automatiquement mis à jour en statut Alloué.

Gestion du cycle de vie du reçu

Annuler un reçu

Si vous faites une erreur ou devez modifier les charges couvertes par un paiement :

1. Trouvez le reçu dans la section Documents ou via l'icône d'engrenage du paiement.
2. Sélectionnez Annuler.

❗Note : Cela ne supprime pas le paiement. Cela « dissocie » simplement les charges et annule ce document spécifique pour que vous puissiez recommencer.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d'une facture avant de pouvoir générer un reçu ?

Non. Les reçus nécessitent uniquement un paiement enregistré. Ils peuvent exister indépendamment des factures.

Une transaction peut-elle être incluse dans plusieurs reçus ?

Non. Cela évite les doubles réclamations de revenus. Cependant, vous pouvez allouer des portions d'une transaction (p. ex., payer la moitié d'une nuitée), laissant le reste disponible pour un futur reçu.

Que se passe-t-il avec l'argent si j'annule un reçu ?

Rien. Le paiement reste dans le folio. Seul le document de « preuve de paiement » est annulé.

Comment voir ce qui reste à payer ?

Lorsque vous utilisez la méthode d'allocation « Par folio », Cloudbeds ne vous affichera que les transactions qui n'ont pas encore été allouées à un reçu. Si elle ne figure pas sur la liste, elle a déjà été prise en compte !