Guide des reçus et de l'affectation des paiements

Aperçu

Un reçu est la preuve officielle qu’un paiement a été effectué. Bien qu’ils soient un élément central des flux de travail de fiscalisation (intégrés avec des partenaires comme Fiskaly, Fiskaltrust ou Invopop), ils sont disponibles pour tous les utilisateurs de Cloudbeds, indépendamment des exigences gouvernementales.

Reçu vs. facture : quelle est la différence ?

Il est courant de confondre ces termes, mais ils remplissent deux rôles distincts dans ta comptabilité :

Disponibilité des types de reçus selon les pays

Alors que la fonctionnalité standard de reçu est disponible mondialement, certains types de documents spécialisés sont limités à des régions spécifiques pour respecter les réglementations fiscales locales. Consulte le tableau ci-dessous pour voir quels types de documents sont disponibles dans ton pays :

Types de reçus

Il existe deux façons de catégoriser un reçu dans Cloudbeds selon la manière dont le paiement est traité :

1. Reçu simple : Un reçu simple est généré lorsqu’un paiement est enregistré mais non associé à des transactions spécifiques du folio (comme un frais de chambre ou une taxe). Il confirme que l’argent a été encaissé mais ne « clôture » pas une ligne spécifique.
2. Reçu alloué : Un reçu alloué est généré lorsqu’un paiement est affecté à des transactions spécifiques du folio.
   - Détail : Il montre exactement ce que le client a payé (p. ex. « Revenus des chambres – nuit du lundi »).
   - Prévention : Une fois qu’une transaction est allouée à un reçu, elle ne peut pas être liée à un autre, évitant ainsi une double facturation accidentelle.
   

Configurer l’allocation des paiements

Pour utiliser les reçus alloués, tu dois d’abord activer cette fonction dans tes paramètres.

1. Navigue vers : Compte->Système-> Préférences
2. Repère le bouton bascule pour Autoriser l’allocation des paiements et active-le en position On.
   Facultatif : active Autoriser l’allocation aux transactions en attente si tu as besoin d’associer des dépôts à des charges futures (comme les tarifs par nuit pour un séjour qui n’a pas encore eu lieu).

3. Clique sur Enregistrer.
   

   Quand ce paramètre est désactivé, les utilisateurs ne peuvent créer que des reçus simples. Lorsqu’il est activé, les utilisateurs voient des options pour associer un paiement à des transactions de folio ou à une facture spécifique.

Autoriser l’allocation aux transactions en attente

1. Une fois l’allocation des paiements activée, une seconde option devient disponible : Autoriser l’allocation aux transactions en attente.
   
2. Les transactions en attente sont des charges planifiées mais pas encore publiées - par exemple, des tarifs par nuit futurs. Activer cette option est utile pour les établissements qui doivent prendre un acompte avant l’arrivée d’un client et l’associer à des revenus de chambre spécifiques à l’avance.

Comment générer un reçu

Tu as trois façons principales de créer un reçu selon ton flux de travail :

Option A : Reçu simple (sans allocation)

1. Va dans le folio de réservation et clique sur Ajouter un paiement.
2. Lorsque demandé, choisis « Ne pas sélectionner de charges ».
3. Une fois le paiement ajouté, clique sur l’icône d’engrenage à côté et sélectionne Générer un reçu.
   

Option B : Reçu alloué (direct)

1. Clique sur Ajouter un paiement dans le folio.
2. Lorsque tu es invité, sélectionne Par folio ou Par facture.
3. Vérifie les transactions spécifiques couvertes par ce paiement. Le montant du paiement sera rempli automatiquement.
4. Finalise le paiement. Le reçu alloué est généré automatiquement et ajouté à l'onglet Documents.
   

Option C : Allouer après coup

1. Si tu as déjà pris un paiement en tant que « Reçu simple », clique sur l'icône d’engrenage à côté de ce paiement.
2. Sélectionne Allouer le paiement.
3. Sélectionne les charges que tu souhaites lier. 
4. Confirme, et le reçu sera automatiquement mis à jour en statut Alloué.

Gestion du cycle de vie du reçu

Annuler un reçu

Si tu fais une erreur ou que tu dois modifier les charges couvertes par un paiement :

1. Trouve le reçu dans la section Documents ou via l’icône d’engrenage du paiement.
2. Sélectionne Annuler.

❗Note : Cela ne supprime pas le paiement. Cela dissocie simplement les charges et annule ce document spécifique pour que tu puisses recommencer.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d’une facture avant de pouvoir générer un reçu ?

Non. Les reçus nécessitent uniquement un paiement enregistré. Ils peuvent exister indépendamment des factures.

Une transaction peut-elle être incluse dans plusieurs reçus ?

Non. Cela évite la double comptabilisation des revenus. Cependant, tu peux allouer des portions d’une transaction (p. ex., payer la moitié d’une nuitée), laissant le reste disponible pour un reçu futur.

Que se passe-t-il avec l’argent si j’annule un reçu ?

Rien. Le paiement reste dans le folio. Seul le document « preuve de paiement » est annulé.

Comment voir ce qui reste à payer ?

Lorsque tu utilises la méthode d’allocation « Par folio », Cloudbeds ne t’affichera que les transactions qui n’ont pas encore été allouées à un reçu. Si ce n’est pas dans la liste, c’est déjà pris en compte !