Cet article explique comment fonctionne l’intégration des statistiques INE dans l’usage quotidien : quels paramètres sont nécessaires, comment les rapports sont générés et soumis, et comment diagnostiquer et résoudre les problèmes les plus courants.
Avant de commencer : Pour installer et connecter l’application à votre établissement Cloudbeds, suivez d’abord les étapes décrites dans Comment connecter Portugal – Rapports statistiques (INE).
Aperçu
Au Portugal, les hébergeurs sont légalement tenus de soumettre des rapports statistiques mensuels à l’INE (Instituto Nacional de Estatística) via le portail webinq.ine.pt. Cette intégration automatise la génération et la soumission de ces rapports directement à partir des données de votre établissement Cloudbeds.
Détails requis sur les clients
Les rapports INE décomposent le nombre mensuel de clients par pays d’origine, l’intégration repose donc sur des données clients précises dans votre PMS Cloudbeds. Le champ suivant est obligatoire pour chaque client afin que son séjour soit inclus dans le rapport :
- Pays - Le pays d’origine du client. Les clients sans pays sont signalés à l’INE comme de nationalité inconnue, ce qui est autorisé jusqu’à une limite de 5 % de vos clients mensuels. Si trop de clients n’ont pas ce champ renseigné, votre rapport peut être rejeté par l’INE.
Assurez-vous que votre équipe de réception saisisse le pays du client lors du check-in ou de la réservation. Vous pouvez vérifier et mettre à jour cette information dans le profil du client au sein du PMS Cloudbeds.
Soumission des rapports
Les rapports sont soumis mensuellement à l’INE et couvrent toute l’activité client pour la période sélectionnée.
Soumission automatique
Une fois l’intégration entièrement configurée et activée, les rapports sont générés et soumis automatiquement chaque mois. Aucune action manuelle n’est requise pour le reporting de routine.
Soumission manuelle
Si vous devez soumettre ou resoumettre un rapport pour un mois spécifique (par exemple, pour corriger une erreur ou soumettre un rapport tardif), utilisez la section Soumission de rapport :
- Sélectionnez l’Année dans la liste déroulante.
- Sélectionnez le Mois dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Soumettre le rapport.
L’intégration générera et soumettra le rapport pour la période sélectionnée directement à l’INE.
Rapports échoués
La section Rapports échoués en bas de la page des paramètres liste toutes les soumissions qui n’ont pas abouti. Chaque mois échoué apparaît comme une entrée distincte avec un bouton Réessayer. Pour resoumettre, corrigez d’abord le problème sous-jacent (comme des identifiants invalides, un pays client manquant ou un mappage des chambres incomplet), puis cliquez sur le bouton Réessayer pour ce mois directement depuis cette section.
Dépannage
Lecture des messages d’erreur dans la synchronisation de l’intégration
Lorsque l’intégration rencontre un problème, elle publie un message dans le journal de Synchronisation de l’intégration de votre établissement, visible à :
Compte→ Utilitaires
→ Synchronisation d’intégration. Chaque entrée affiche une description, des détails et la date à laquelle elle est survenue. Le tableau ci-dessous fait correspondre les messages que vous pouvez voir à leur cause et à leur solution :
| Message | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Aucun paramètre d’app n’a été configuré | L’intégration n’a aucun paramètre enregistré pour cet établissement | Ouvre la page des paramètres de l’intégration et remplis tous les champs obligatoires |
| Paramètres d’app requis manquants | Un ou plusieurs champs obligatoires sont vides (les noms des champs sont listés dans les détails) | Remplis les champs manquants sur la page des paramètres |
| Impossible de déterminer le segment de l’établissement | La combinaison Activité Économique et Code d’Établissement n’est pas valide | Vérifie que ton code CAE et ton code d’établissement correspondent à ton enregistrement INE et aux combinaisons valides dans le tableau de classification des établissements ci-dessus |
| Échec de la validation des paramètres | Une règle métier est violée (p. ex. date de suspension manquante lorsque le statut est Suspendu) | Le champ détails précisera quelle règle a échoué — corrige le paramètre concerné et enregistre |
| Mappings des types de chambre manquants | Un ou plusieurs types de chambre n’ont pas de nombre de lits configuré | Ceci est un avertissement, pas une erreur bloquante — le rapport sera quand même soumis, mais tu devrais ajouter le nombre de lits à tous les types de chambre |
| Authentification INE échouée | Les identifiants INE sont incorrects | Rentre à nouveau ton code, ton mot de passe et ton unité sur la page des paramètres et utilise Tester les identifiants pour vérifier |
| Accès INE refusé | Ton compte INE n’est pas autorisé à téléverser des fichiers XML | Contacte directement l’INE pour demander l’accès au téléversement XML pour ton compte |
| Service INE temporairement indisponible | Le service web de l’INE était inaccessible au moment de la soumission | Aucune action nécessaire — l’intégration réessaiera automatiquement |
| Rapport pour [mois] soumis avec succès à l’INE | Soumission réussie | Aucune action nécessaire |
| Échec de la génération du rapport pour [mois]. Veuillez contacter l’Assistance Cloudbeds pour obtenir de l’aide. | Une erreur inattendue est survenue | Contacte l’Assistance Cloudbeds avec le mois concerné et l’identifiant de l’établissement |
- Vérifiez que votre Code, Mot de passe et Unité correspondent exactement à ceux que vous utilisez pour vous connecter sur https://webinq.ine.pt.
- Assurez-vous que votre compte INE est actif et non verrouillé.
- Confirmez l'identifiant de votre Unité - ce n'est pas le même que le nom de votre établissement ; c'est l'identifiant numérique attribué à votre établissement par l'INE.
- Vérifiez que l'intégration est indiquée comme Activée en haut de la page des paramètres.
- Assurez-vous que tous les champs de configuration obligatoires sont remplis et que le test des identifiants est réussi.
Consultez la section Rapports échoués pour voir si la soumission a été tentée mais a échoué, et examinez l'erreur associée.
L'INE autorise jusqu'à 5 % des clients mensuels sans pays enregistré. Si vous dépassez ce seuil, le rapport peut être rejeté. Vérifiez les réservations récentes dans Cloudbeds PMS, ajoutez le pays manquant à chaque profil client, puis soumettez à nouveau le rapport pour ce mois en utilisant le bouton Réessayer ou l'outil de soumission manuelle.
Vérifiez le message d’erreur du rapport échoué. Les causes courantes incluent :
- Identifiants invalides – Saisissez de nouveau et testez vos identifiants INE.
- Mauvaise classification de l’établissement – Vérifiez que votre Activité Économique et votre Code d’Établissement correspondent à votre enregistrement INE. Tous les codes ne sont pas valides pour chaque Activité Économique ; consultez le tableau de mappage dans la section Classification de l’établissement pour confirmer que vous avez sélectionné une combinaison valide.
- Trop de clients avec une nationalité inconnue – L’INE autorise jusqu’à 5 % des clients sans pays enregistré. Si ce seuil est dépassé, le rapport peut être rejeté. Mettez à jour les profils clients dans Cloudbeds PMS pour ajouter les pays manquants, puis soumettez à nouveau.
-
Mappage des chambres manquant – Si la section Capacité d’hébergement ne contient aucun type de chambre associé, le rapport ne peut pas être généré. Configurez le nombre de lits pour au moins un type de chambre et enregistrez.
Une fois le problème résolu, cliquez sur le bouton Réessayer à côté de l’entrée échouée dans la section Rapports échoués, ou utilisez l’outil de soumission manuelle pour renvoyer le mois concerné.
Questions fréquentes
Chaque rapport couvre un mois civil d'activité des clients. L'intégration génère un rapport par mois, soumis après la clôture de la période.
Oui. Utilise la section Soumission de rapport, sélectionne l'année et le mois, puis clique sur Soumettre le rapport. Cela te permet aussi de renvoyer un rapport corrigé si une soumission précédente contenait des erreurs.
Met à jour les champs Code, Mot de passe et Unité dans la section Identifiants INE et clique sur Tester les identifiants pour confirmer que les nouveaux identifiants fonctionnent avant le prochain cycle de rapport.
« Micro » fait référence aux micro-entreprises selon la classification portugaise — généralement des établissements très petits. Pour la plupart des types d'hébergement non hôteliers, il existe deux options : un code standard (p. ex. T pour auberge) et une variante micro (p. ex. U pour auberge - Micro). Si tu ne sais pas lequel s'applique à ton établissement, consulte tes documents officiels d'enregistrement INE ou contacte directement l'INE.
Oui. Tu dois cocher la case Cet établissement fonctionne de façon saisonnière et définir ton statut d'activité sur Activité saisonnière pendant les périodes d'inactivité. L'INE attend toujours un rapport pour chaque mois, même si l'occupation est nulle.
Il est quand même inclus dans le rapport mais comptabilisé comme nationalité inconnue. L'INE autorise cela jusqu'à 5 % de tes clients mensuels — au-delà, le rapport peut être rejeté. Si tu constates des rejets, vérifie les réservations récentes dans Cloudbeds PMS pour les clients sans pays renseigné et mets à jour leurs profils avant de renvoyer le rapport.
La typologie T est la norme portugaise pour classer les appartements selon le nombre de chambres (T0 = studio, T1 = 1 chambre, etc.). Elle est requise uniquement pour les types d'hébergement non hôteliers (552xx). Si tu as un doute, consulte l'enregistrement officiel INE de ton établissement ou la documentation de l'autorité locale du tourisme.
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