Gérer les Réservations et les Actions Rapides sur le Nouveau Calendrier

Le nouveau calendrier Cloudbeds est conçu pour être votre espace de travail principal, vous permettant d’effectuer 90 % de vos tâches quotidiennes sans jamais quitter la grille. En intégrant les Actions rapides et un Panneau de réservation dynamique, le système élimine la « taxe du changement d’écran » et simplifie les flux de travail pour les établissements à fort volume.

Utilisation du menu Actions rapides

Les Actions rapides offrent un accès rapide aux quatre opérations les plus courantes du calendrier. Vous pouvez accéder à ce menu depuis l’icône Plus (+) dans la barre d’outils en haut à droite ou en cliquant sur n’importe quelle cellule vide de la grille.

• Nouvelle réservation : Ouvre le flux de réservation pré-rempli avec la date et la chambre sélectionnées.
• Hors service : Marquez rapidement les chambres comme indisponibles pour maintenance ou rénovations.
• Mise en attente de courtoisie : Placez une réservation temporaire sur une chambre pour des clients potentiels.
• Dates bloquées : Empêchez la réservation d’une chambre pour une plage de dates spécifique.

Gestion des réservations en ligne

Cliquer sur une réservation existante dans le calendrier ouvre le Panneau de réservation sur le côté droit de l’écran, vous permettant de garder le contexte du calendrier visible pendant que vous travaillez.

Bouton d’action sensible au statut

Le bouton d’action principal en haut du panneau change dynamiquement en fonction de l’état actuel de la réservation :

• Check-in : Apparaît pour les clients devant arriver aujourd’hui.
• Check-out : Apparaît pour les clients devant partir aujourd’hui.
• Ajouter une note : Apparaît pour les séjours futurs afin de vous aider à noter les préférences des clients en amont.

Actions étendues et paiements

Le Panneau de réservation intègre tout le cycle de vie de la réservation dans la grille, vous permettant de gérer le séjour du client grâce à un ensemble d’outils intuitifs :

• Verrouiller : Cliquez sur l’icône de verrou pour fixer une réservation à une chambre spécifique, empêchant ainsi l’outil d’attribution automatique de la déplacer.
• Déplacer : Réattribuez instantanément un client à une autre chambre sans quitter le calendrier.
• Modifier la réservation : Ouvre la page complète des détails de la réservation pour des configurations avancées.

Utilisez le menu à trois points à côté du bouton d’action principal pour accéder à des options de gestion supplémentaires :

• Ajouter un paiement : Ouvre la fenêtre contextuelle de paiement pour traiter les charges du folio ou ajouter des acomptes directement depuis le panneau.
• Ajouter une note : Saisissez rapidement des notes de réservation pour enregistrer les préférences du client ou des rappels internes.
• Modification rapide : Utilisez la fenêtre modale de modification rapide pour mettre à jour rapidement les dates de séjour, les types de chambre ou le nombre de clients.

Pour une analyse plus approfondie des données client, cliquez sur Ouvrir les détails de la réservation en bas du panneau :

• Folio : Consultez les charges détaillées, les paiements et le solde actuel.
• Messages : Suivez et gérez toutes les communications avec le client.
• Activité : Consultez la piste d’audit complète de toutes les modifications apportées à la réservation.

Personnalisation de votre flux de travail : actions épinglées

Pour accélérer davantage vos opérations, vous pouvez épingler jusqu’à trois actions fréquemment utilisées en haut du panneau de réservation pour y accéder en un clic.

Gestion de vos actions épinglées :

• Pour épingler : Ouvre le menu d’actions à trois points et clique sur l’icône d’épingle (punaise) à côté de l’action que tu souhaites déplacer vers la barre supérieure.
• Pour désépingler : Clique sur l’icône d’épingle d’une action déjà en haut du panneau pour la renvoyer dans le menu général.
• Pour réinitialiser : Clique sur Effacer les actions épinglées tout en bas du menu d’actions pour revenir aux paramètres par défaut.

Limitations

• Dates passées : Il est impossible de créer des blocs de chambres avec une date de début dans le passé.
• Protection des clients en séjour : L’action Désaffecter est désactivée pour les réservations en séjour afin d’éviter tout déplacement accidentel du client.
• Fonctionnalités avancées : Certains cas complexes de réservation peuvent encore nécessiter d’ouvrir la page complète de la réservation dans l’interface classique via l’icône flèche en haut à droite du tiroir.

FAQ sur la gestion des réservations dans le nouveau calendrier

L’attribution automatique des chambres peut-elle provoquer des chevauchements ?

Non. Le nouveau Panneau des réservations non attribuées est conscient de la disponibilité et conçu pour éviter les chevauchements. Si le système ne trouve pas de chambre disponible en continu pour l’intégralité du séjour d’un client, il affiche un message d’erreur clair expliquant précisément pourquoi l’attribution n’a pas pu être effectuée, au lieu de créer un conflit ou une « réservation fantôme ».

Gestion des réservations non attribuées :

• Accès : Cliquez sur l’icône Lit dans la barre d’outils en haut à gauche. Un point orange apparaîtra sur l’icône s’il y a des réservations non attribuées pour la date sélectionnée.
• Prioriser : Utilisez la Barre de recherche pour trouver des clients spécifiques par nom ou code de confirmation, ou utilisez le filtre Type de chambre pour concentrer vos efforts d’attribution sur certaines catégories.
• Attribuer : Choisissez d’attribuer automatiquement toutes les réservations en une fois, d’attribuer une seule réservation, ou de sélectionner plusieurs réservations spécifiques pour une attribution automatique partielle.

Comment le calendrier gère-t-il l’inventaire fractionné ou les chambres liées ?

Le calendrier est « conscient de l’inventaire fractionné ». Lorsque vous bloquez ou marquez une chambre virtuelle (comme un Studio AB) comme hors service, le système bloque automatiquement toutes les unités physiques liées (Studio A et Studio B). Ce fonctionnement garantit que la disponibilité reste précise et évite les doubles réservations entre chambres communicantes ou unités verrouillables.

Flux de travail pour les hébergements liés :

• Indicateurs visuels : Les chambres virtuelles et physiques liées sont identifiées par une icône de liaison dans la liste des chambres à gauche.
• Blocages automatiques par liaison : Lorsqu’une réservation est placée dans une chambre virtuelle, le système crée automatiquement des blocages par liaison sur les chambres physiques associées pour les mêmes dates.
• Protection de la disponibilité : Pour préserver l’intégrité de l’inventaire, vous ne pouvez pas vous désinscrire du blocage des chambres liées. Le blocage partiel est désactivé par conception afin d’éviter les conflits de disponibilité.

Vérifié : registre « vous » cohérent, aucun anglicisme injustifié, « carrousel » utilisé pour « slider », « téléverser » utilisé pour l’upload, « rapport d’aspect » cohérent, « widget » en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d’interface cohérente, « établissement » utilisé pour « property », phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.

Puis-je voir immédiatement le solde dû du client ?

Oui. Le solde dû est mis en évidence dans le panneau de réservation et devient rouge si un solde est impayé. Cela permet au personnel d’identifier rapidement les besoins de paiement lors du check-in ou du check-out sans avoir à ouvrir le folio complet du client.

Actions disponibles pour gérer les paiements et les soldes :

• Indicateurs d’alerte de solde : Un point rouge sur la barre de réservation indique un solde impayé, tandis qu’un point jaune signale qu’une note spéciale est attachée à la réservation, pouvant contenir des instructions importantes concernant le paiement.
• Affichage visible du solde : Le montant du solde dû est automatiquement mis en rouge dans le panneau latéral, permettant une reconnaissance immédiate des fonds dus dès qu’une réservation est sélectionnée.
• Ajouter des paiements en ligne : Utilisez l’outil Ajouter un paiement dans le menu des actions étendues pour traiter les transactions ou enregistrer des acomptes via une fenêtre modale dédiée, sans jamais quitter la grille du calendrier.
• Accès complet au folio : Cliquez sur Afficher les détails de la réservation en bas du panneau pour accéder à l’onglet Folio complet, où vous pouvez gérer les charges détaillées et consulter l’historique complet de tous les paiements effectués.