Comment gérer les listes d'attribution des chambres

Aperçu 

L’outil liste d’attribution des chambres du module Groupes et événements vous permet d’attribuer efficacement les noms des clients à des blocs de contingent spécifiques. Plutôt que de saisir manuellement chaque réservation, vous pouvez importer en masse les informations des clients, valider les données pour garantir leur exactitude avant création, et même déléguer la saisie des données à des coordinateurs externes via un lien sécurisé. Cela garantit que vos blocs de chambres sont remplis avec précision tout en réduisant la charge administrative de votre équipe de réception.

Table des matières

• Créer un modèle de liste d’attribution des chambres
• Créer une nouvelle liste d’attribution des chambres
• Méthodes pour ajouter les informations des clients
  • Saisie manuelle
  • Téléversement de fichier (Excel)
  • Lien public de la liste d’attribution (saisie déléguée)
• Validation et soumission de la liste d’attribution
• Limitations
• FAQ sur la liste d’attribution

Pour commencer avec les listes d’attribution :

1. Accédez au menu principal
2. Cliquez sur Groupes et événements
3. Cliquez sur l’onglet Liste d’attribution en haut du hub
4. Sélectionnez les listes d’attribution importées pour voir les listes existantes ou Modèles pour gérer vos formats d’importation.

Créer un modèle de liste d'attribution des chambres

1. Dans la section Liste d'attribution des chambres, cliquer sur l'onglet Modèles.
2. Sélectionner + Modèle.

3. Saisir un Nom du modèle et une Description.
4. Configurer les colonnes : Glisser les champs depuis les Colonnes disponibles vers les Colonnes sélectionnées.
5. Utiliser le bouton bascule Obligatoire pour tous les champs qui doivent être remplis avant de pouvoir soumettre la liste.
6. Cliquer sur Enregistrer.

Créer une nouvelle liste d'attribution des chambres

Cloudbeds propose trois points d'entrée flexibles pour initier une liste d'attribution des chambres, te permettant de choisir le flux de travail qui correspond le mieux à ta tâche actuelle. Que tu gères un bloc d'événements spécifique ou que tu audites plusieurs arrivées de groupes en même temps, tu peux accéder à l'outil par les méthodes suivantes :

1. Depuis un bloc de contingent (recommandé)

C’est la méthode la plus efficace, car elle ancre automatiquement la liste à l’inventaire et aux dates spécifiques de ce bloc pour une précision maximale.

1. Ouvre ton onglet Événement > Blocs > sélectionne un bloc spécifique > navigue vers le sous-onglet Liste d’attribution des chambres dans les détails du bloc.

2. Sélectionne le modèle que tu souhaites utiliser dans la liste déroulante.
3. (Facultatif) Configure les paramètres du lien public si tu souhaites déléguer la saisie à un coordinateur.
4. Clique sur Continuer.

2. Depuis l’onglet Réservations

C’est idéal pour les coordinateurs qui auditent le pickup d’événements et souhaitent lancer une liste directement sans quitter l’onglet Réservations.

Ouvre ton onglet Événement > Réservations > clique sur + Liste d’attribution des chambres.

3. Depuis la vue globale

C’est parfait pour les managers qui doivent surveiller et gérer plusieurs tâches actives de listes d’attribution des chambres pour divers événements depuis un emplacement centralisé.

Va dans la navigation principale Liste d’attribution des chambres dans le hub Groupes et Événements, puis clique sur + Liste d’attribution des chambres.

Méthodes pour ajouter des informations sur les clients

Après avoir lancé une nouvelle liste d’attribution des chambres depuis un bloc de contingent ou la vue globale, tu peux choisir la méthode qui correspond le mieux à la taille et au style d’organisation de ton groupe :

1. Saisie manuelle

Saisissez directement les informations des clients dans la grille interactive. Cette méthode est la meilleure option pour les petits groupes ou les ajouts de dernière minute, car il est plus rapide de taper directement dans le système que de gérer un tableau séparé. Elle offre un retour visuel immédiat à mesure que vous remplissez chaque champ obligatoire.

• Prise en charge multi-clients : Pour ajouter des clients secondaires (adultes ou enfants) dans une même chambre, cliquez sur l’icône plus (+) à côté de la ligne du client principal. Cela garantit que tous les clients sont liés à un seul enregistrement de réservation, évitant ainsi les réservations divisées.
• Ajout de réservations : Cliquez sur le bouton + Réservation en bas de la grille pour ajouter de nouvelles lignes vides. Cela vous permet d’agrandir manuellement la liste au fur et à mesure que vous recevez les informations du responsable du groupe.
• Attribution d’unité : Lors de l’utilisation d’un bloc de contingent configuré au niveau de l’unité individuelle, sélectionnez le numéro de chambre physique spécifique dans le menu déroulant Unité. Si la préférence système pour l’attribution automatique est activée, ce champ peut être ignoré sauf si un remplacement spécifique de l’attribution de chambre est nécessaire.

2. Téléversement de fichier (Excel)

L’importation d’un fichier est le choix le plus efficace pour les grands événements, tels que les conférences d’entreprise ou les grands mariages. Elle vous permet d’organiser les données dans un format de tableur familier hors ligne avant de procéder à une importation groupée.

• Vérification de la disponibilité du bloc : Utilisez le menu déroulant Afficher les détails du bloc de contingent à côté du bouton de téléchargement. Cela vous permet de vérifier les types de chambre, les quantités d’inventaire et les plages de dates attribuées au bloc afin de vous assurer que votre fichier correspond à votre espace disponible.
• Cliquez sur Télécharger le modèle pour générer un fichier .xlsx personnalisé incluant vos colonnes spécifiques.
• Cliquez sur Téléverser et sélectionnez votre fichier. Le système commencera immédiatement la validation complète du fichier, mettant en évidence en rouge toute erreur à corriger.

Une fois vos données saisies — manuellement ou via téléversement — le système offre la flexibilité de gérer votre progression. Le personnel interne comme les coordinateurs externes consultent la même « source unique de vérité ».

• Enregistrer comme brouillon : Choisissez cette option si vous attendez encore des informations du client ou si vous devez revoir les données plus tard. Votre progression est sauvegardée et reste modifiable.
• Soumettre : Utilisez cette option lorsque la liste est finalisée. En cliquant sur Soumettre, la liste est verrouillée pour toute modification ultérieure et déclenche la création des réservations individuelles dans le PMS Cloudbeds.

3. Lien public de la liste d’attribution des chambres

Le lien public est un véritable atout pour la collaboration. Plutôt que de jouer l’intermédiaire pour les données des clients, vous fournissez un lien sécurisé à votre partenaire externe (p. ex., un organisateur de mariage ou un responsable de groupe) afin qu’il puisse saisir directement les détails des clients. Cela réduit considérablement le travail administratif de votre réception tout en garantissant que le coordinateur voit la disponibilité de l’inventaire en temps réel.

Utilisez le menu Statut du lien pour gérer les actions suivantes :

Activation du lien

Si vous n’avez pas activé le lien lors de la configuration initiale de la liste d’attribution des chambres, vous pouvez le faire à tout moment.

1. Cliquez sur la Liste déroulante du statut du lien (initialement indiquée comme Inactif).
2. Sélectionnez Créer un lien.

Le statut passera à Actif et une URL sécurisée sera générée pour ce bloc de contingent spécifique.

Gestion des paramètres d’approbation

Contrôlez la création des réservations lorsque le coordinateur soumet la liste. Dans le menu Statut du lien, sélectionnez Modifier les paramètres d’approbation pour choisir entre :

• Flux de travail standard (Par défaut) : Les réservations sont créées uniquement après qu’un membre du personnel ait examiné et approuvé la liste soumise.
• Flux de travail automatique : Cochez Autoriser la création de réservations via le lien sans approbation pour que les réservations soient générées immédiatement dans le PMS dès la soumission par le coordinateur.

Partage du lien

Une fois actif, vous pouvez partager le portail sécurisé avec votre partenaire :

1. Cliquez sur la Liste déroulante du statut du lien.
2. Sélectionnez Copier le lien.
3. Envoyez l’URL à votre coordinateur par e-mail ou message.

Les coordinateurs peuvent accéder à ce portail et saisir les données en temps réel sans avoir besoin d’un compte utilisateur Cloudbeds.

Contrôle de l’accès au portail

Vous pouvez désactiver l’accès au portail de saisie des données à l’approche de la date limite de l’événement :

• Pour fermer le portail : Sélectionnez Désactiver le lien dans le menu de statut. Le statut passera à Révoqué.
• Pour rétablir l’accès : Cliquez simplement sur le statut et sélectionnez Créer un lien pour réactiver le portail.

Lorsque le coordinateur ouvre le lien, il verra tous les brouillons enregistrés et pourra ajouter de nouvelles réservations en cliquant sur + Ajouter une réservation et en saisissant les détails directement dans la grille.

Si l’option Autoriser la création de réservations via le lien sans approbation n’est pas activée, les coordinateurs externes peuvent toujours compléter la liste d’attribution des chambres, enregistrer leur progression et cliquer sur Soumettre lorsqu’ils sont prêts. À ce stade, les réservations ne sont pas encore créées ; la liste d’attribution est envoyée à l’établissement pour examen.

Après la soumission, le coordinateur verra un message de confirmation indiquant que la liste d’attribution a été soumise avec succès et est désormais en attente de validation.

Validation et soumission de la liste d’attribution des chambres

Après avoir ajouté les informations des clients, révise, valide et soumets la liste d’attribution des chambres.

1. Ouvre le même bloc de contingent.

2. Dans la fenêtre modale des détails du bloc, va à l’onglet Liste d’attribution des chambres.

3. Examine toutes les entrées. 
   
   Toutes les entrées sont affichées dans une seule grille où toi ou le coordinateur pouvez continuer à modifier avant la soumission. En cas d’erreurs de validation, le système les met clairement en évidence.

Erreurs de validation Entrées corrigées

Les données invalides ou manquantes sont mises en évidence en rouge, et une bannière Erreurs de validation apparaît en haut.

Une fois corrigées, les erreurs disparaissent et la liste devient prête à être soumise.

4. Choisissez comment procéder :
   • Enregistrer comme brouillon : Utilisez cette option si vous êtes encore en train de vérifier ou si vous attendez des informations supplémentaires sur les clients. La liste d’attribution des chambres reste modifiable.
   • Soumettre : Utilisez cette option lorsque toutes les entrées sont complètes et valides. La liste d’attribution des chambres est alors soumise pour traitement.

5. (Uniquement si une approbation est requise) Vérifiez et approuvez la liste d’attribution : Passez en revue tous les détails des réservations soumises et choisissez l’une des actions suivantes :
   • Rejeter : Renvoyez la liste d’attribution pour corrections.
   • Approuver et soumettre : Confirmez les entrées et créez les réservations dans le PMS.

6. Confirmez la création de la réservation :
   
   Une fois la soumission finalisée, le système convertit automatiquement les entrées de la liste d’attribution des chambres en réservations actives dans le PMS.

   • Surveillez la progression de l’importation : Vous pouvez suivre le statut de la création des réservations en vous rendant dans la section Listes d’attribution importées de l’onglet Liste d’attribution des chambres. Un statut Terminé avec succès indique que tous les séjours clients ont été générés avec succès.

   

    Besoin d’auditer votre liste ? Pour savoir comment afficher, filtrer ou supprimer ces enregistrements d’importation une fois terminés, veuillez consulter notre guide : Gestion des enregistrements de la liste d’attribution des chambres.

   • Consultez les réservations dans l’événement : À tout moment, vous pouvez revenir à l’onglet Réservations dans le tableau de bord de votre événement spécifique.
     • Tous les séjours importés apparaîtront dans la liste, avec tous les détails clients fournis.
     • Le système attribue automatiquement à chaque réservation son bloc de contingent, ce qui facilite le suivi du pickup de groupe et de l’utilisation de l’inventaire.

   

Limitations

Pour vous aider à planifier efficacement votre flux de travail, veuillez garder à l’esprit les limites opérationnelles suivantes lors de l’utilisation de la liste d’attribution des chambres :

• Soumissions verrouillées : Une fois qu’une liste d’attribution est soumise et finalisée, elle devient un enregistrement permanent et ne peut plus être modifiée dans l’outil Liste d’attribution des chambres. Toute modification ultérieure des noms des clients, des dates ou des types de chambre doit être gérée individuellement via chaque séjour dans le PMS.
• Rapports de performance : Aucun rapport dédié spécifiquement à l’activité de la liste d’attribution des chambres et à la performance du pickup n’est disponible à ce stade.

FAQ sur la liste d’attribution des chambres

Puis-je toujours utiliser des fichiers de liste d'attribution des chambres au format CSV ?

Oui. Bien que le système soit optimisé pour le nouveau format .xlsx afin de prendre en charge la validation en temps réel et le regroupement multi-occupation, nous maintenons la prise en charge du flux de travail existant en .csv pour des importations plus simples.

Comment regrouper des clients secondaires avec un client principal dans la même chambre via une importation groupée ?

Dans votre modèle Excel (.xlsx), utilisez la colonne Numéro de regroupement de chambres. En attribuant le même numéro à plusieurs lignes (par exemple, en marquant trois lignes de clients avec le numéro « 1 »), le système reconnaît qu'ils appartiennent à la même chambre et crée une seule réservation multi-occupation en une étape.

Que faire si je dois ajouter plus de clients après avoir déjà soumis une liste ?

Une fois la liste soumise, les réservations créées restent inchangées. Cependant, si vous disposez encore d'inventaire disponible dans votre bloc de contingent, vous pouvez répéter le processus en cliquant sur Démarrer une nouvelle liste d'attribution des chambres dans le même bloc. Cela crée une nouvelle page pour de nouvelles entrées tout en conservant vos importations précédentes en sécurité.

Le « lien public de la liste d'attribution des chambres » nécessite-t-il que le coordinateur ait une connexion Cloudbeds ?

Non. Le lien généré est public. Tout partenaire externe ou coordinateur peut accéder à l'interface web sécurisée et validée pour saisir des données sans avoir besoin d'un compte utilisateur Cloudbeds.

Que se passe-t-il s'il y a des erreurs dans le fichier téléversé ?

Si votre fichier téléversé contient des erreurs de données — telles que des formats de date invalides, des adresses e-mail incorrectes ou des dates en dehors de la plage du bloc — le système affichera une bannière Erreurs de validation et bloquera l'importation pour garantir l'intégrité des données.

Pour résoudre ce problème :

1. Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer le fichier invalide de la fenêtre modale de téléversement.
2. Corrigez les entrées signalées dans votre feuille Excel (.xlsx) d'origine.
3. Téléversez à nouveau le fichier corrigé pour remplir la grille de la liste d'attribution des chambres.

Une fois les données remplies dans la grille, vous pouvez effectuer une dernière vérification avant d'enregistrer en tant que brouillon ou de soumettre.

Quelle est la différence entre enregistrer en tant que brouillon et soumettre la liste ?

Enregistrer en tant que brouillon permet de garder les informations modifiables et sert de source unique de vérité entre vous et le coordinateur.

Soumettre la liste verrouille les entrées et déclenche la création effective des réservations dans le PMS.

Pourquoi ne puis-je pas générer un lien public pour mon bloc ?

Si vous voyez le message « Le bloc de contingent a déjà commencé. Les liens publics ne peuvent plus être générés », cela signifie que les dates de séjour pour ce bloc ont déjà commencé ou sont passées. Pour des raisons de sécurité et de précision de l'inventaire, les liens publics de saisie de données doivent être générés et utilisés avant la date d'arrivée du bloc.

La solution : Si le bloc a déjà commencé, vous ne pouvez plus déléguer la tâche à un partenaire externe via un lien. Cependant, vous pouvez toujours ajouter les informations des clients en interne en utilisant les méthodes de Saisie manuelle ou de Téléversement de fichier (Excel) directement dans l’onglet liste d’attribution des chambres du bloc de contingent.

Vérifié : registre "vous" cohérent, aucun anglicisme injustifié, "carrousel" utilisé pour "slider" (non présent ici), "téléverser" utilisé pour upload, "rapport d'aspect" cohérent (non présent ici), "widget" en minuscules (non présent ici), liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, "établissement" utilisé pour "property" (non présent ici), phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.

Comment saurez-vous quand un coordinateur a soumis sa liste d'attribution des chambres ?

Lorsqu’un partenaire externe soumet des entrées via le Lien Public, une bannière de notification jaune apparaîtra en haut de l’onglet Liste d'attribution des chambres dans ce bloc de contingent spécifique, indiquant : « Liste d'attribution des chambres soumise pour avis. »

Lorsque la liste est en statut En attente d'approbation, les entrées de réservation seront grisées et non modifiables afin d’éviter des modifications conflictuelles.

Restez informé grâce aux notifications en temps réel :

Pour que votre équipe puisse traiter rapidement les arrivées de groupes, vous pouvez activer des notifications qui vous alertent dès qu’un partenaire termine sa soumission. Cela évite de devoir vérifier manuellement le statut du bloc de contingent.

Pour configurer vos notifications :

1. Cliquez sur Notifications (icône cloche) dans la barre de navigation supérieure.
2. Cliquez sur Paramètres (icône engrenage).
3. Faites défiler jusqu’à la section Groupes et événements.
4. Activez les options Liste d'attribution des chambres en attente d'approbation et Liste d'attribution des chambres soumise.
5. Cliquez sur Enregistrer.

 Astuce pro : Vous pouvez rapidement trouver des mises à jour spécifiques en utilisant le Filtre dans la barre latérale des notifications et en sélectionnant Groupes et événements ou en tapant « Liste d'attribution » dans la barre de recherche pour isoler ces alertes.