Configurer votre Service de documents fiscaux

Pour commencer à utiliser le Service de documents fiscaux Cloudbeds, vous devez effectuer un processus d’enregistrement et de mappage des taxes unique. Cela garantit que votre établissement reste conforme aux réglementations locales et que tous les documents émis sont légalement valides.

Comprendre votre type de service

Selon la localisation de votre établissement, vous utiliserez soit le Service principal, soit un Service autonome :

• Service principal (intégré) : Si votre établissement se trouve au Brésil, en Argentine, au Mexique, en Pologne, en Belgique, en Italie (SDI) ou en Croatie, le service est géré directement dans Cloudbeds.
• Service autonome (application Marketplace) : Si votre établissement est en Espagne, au Portugal, en Italie (reçus), en France ou en Autriche, vous devez installer une application dédiée depuis le Marketplace Cloudbeds pour activer la fiscalisation.

Étape 1 : Consentement et enregistrement

Cette étape connecte le profil de votre établissement au prestataire régional de fiscalisation.

1. Accédez à Compte->Paramètres->Finance->Factures & Documents->ProForma
2. Lire et consentir : Lisez et acceptez les conditions d'utilisation du prestataire de votre pays.
3. Remplissez toutes les informations et définissez les paramètres nécessaires.
4. Valider et enregistrer : Cliquez sur Valider pour vérifier vos informations selon les règles gouvernementales, puis cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : Mappage des taxes

Avant de pouvoir émettre des documents fiscaux, vos taxes internes Cloudbeds doivent être associées aux codes fiscaux officiels du gouvernement.

1. Allez dans l’onglet Mappage des taxes du menu Factures & Documents.
2. Pour chaque taxe active dans votre système, sélectionnez le Code fiscal gouvernemental correspondant dans la liste déroulante.
3. Le mappage est réussi lorsque le badge de statut de cette taxe passe à Associé.

Configuration pour les pays avec application autonome

Si vous êtes dans un pays avec Service autonome (Espagne, Portugal, Italie - reçus, France ou Autriche), suivez ces étapes supplémentaires :

1. Installer l’application : Rendez-vous sur le Marketplace Cloudbeds et installez le prestataire requis pour votre région (p. ex. Moloni pour le Portugal).
2. Connecter : Après l’installation, suivez les instructions pour autoriser la connexion entre Cloudbeds et l’application.
3. Saisir les identifiants : Entrez les jetons API, codes PIN ou identifiants fournis par votre autorité fiscale locale ou prestataire de service.

Configuration avancée : séries et mappage des paiements

Dans plusieurs pays, la configuration standard de l’établissement ne suffit pas. Vous devez compléter ces étapes obligatoires pour transmettre avec succès les données aux autorités fiscales :

• Enregistrement des séries : Si votre établissement se trouve au Portugal, vous devez enregistrer votre série de documents auprès de l’administration fiscale avant que tout document puisse être émis.

• Mappage des modes de paiement : Les établissements situés au Portugal, Italie, Mexique, Brésil, Pologne, Belgique et France doivent associer les modes de paiement Cloudbeds aux codes officiels des autorités gouvernementales.

• Note importante sur la numérotation : Dans les pays nécessitant un enregistrement des séries, la série fiscale fournie par le gouvernement remplace toute numérotation locale, préfixes ou suffixes que vous avez configurés dans vos paramètres.

Et ensuite ?

Une fois votre enregistrement validé et vos taxes mappées, vous pouvez commencer à émettre des factures, des factures pro forma et des avoirs.