Créer et gérer les abonnements aux rapports

Introduction

Les abonnements de rapports automatisent la livraison récurrente des données de l’établissement. Au lieu d’ouvrir les rapports et d’exporter les mêmes fichiers à chaque fois, tu peux configurer quels rapports envoyer, quand les envoyer, dans quel format, qui doit les recevoir, et comment les destinataires peuvent accéder au téléchargement.

Les rapports disponibles pour un abonnement dépendent de ton expérience avec les rapports et de ton accès aux données.

• Les utilisateurs Reporting peuvent s’abonner aux rapports Cloudbeds éligibles.
• Les utilisateurs Cloudbeds Insights peuvent également s’abonner aux rapports qu’ils ont créés, copiés et enregistrés eux-mêmes ou par d’autres utilisateurs lorsqu’ils ont accès à ces rapports.

Utilise cet article lorsque tu dois créer une nouvelle livraison récurrente ou gérer une livraison existante. Il explique les différentes façons de créer un abonnement, la sélection des rapports et les règles d’exportation, les paramètres de livraison, la sécurité du téléchargement, ainsi que l’impact des configurations de rapports enregistrées sur les futurs e-mails d’abonnement.

Table des matières

• Comparer l’accès aux abonnements et leurs limites
• Créer un abonnement à un rapport
• Sélectionner les rapports et les options d’exportation
• Configurer la livraison et l’accès au téléchargement
• Gérer les abonnements aux rapports
• Comprendre les paramètres utilisés par un abonnement
• Articles connexes

Comparer l’accès aux abonnements et leurs limites

Les utilisateurs Reporting et Cloudbeds Insights créent et gèrent leurs abonnements depuis la même zone Reporting, mais les rapports qu’ils peuvent inclure et le nombre d’abonnements actifs qu’ils peuvent maintenir diffèrent. Utilise ce tableau comparatif pour vérifier quelles règles s’appliquent à ton compte avant de commencer la configuration.

Les rapports disponibles dans les résultats de recherche d’abonnements dépendent des données auxquelles ton rôle peut accéder. Si un rapport contient des données que tu n’es pas autorisé à voir, il n’apparaîtra pas comme option lors de la création de l’abonnement. Cette règle s’applique aussi aux rapports créés par d’autres utilisateurs : un Lecteur peut s’abonner à l’un de ces rapports s’il peut l’ouvrir et accéder aux données qu’il contient.

Si un rapport attendu n’apparaît pas, demande à un propriétaire de l’établissement ou à un administrateur de vérifier ton rôle attribué et ses privilèges. Pour des instructions sur la révision ou la mise à jour des accès aux rôles, consulte Ajouter, modifier ou supprimer des rôles.

Une fois que le rapport est disponible et que tu peux l’ouvrir, passe à la section suivante pour créer l’abonnement.

Créer un abonnement à un rapport

Les utilisateurs qui ont besoin d’une nouvelle livraison récurrente de rapport peuvent commencer depuis l’un des trois emplacements dans Reporting. Le meilleur chemin dépend de ton lieu de travail : utilise Accueil ou Abonnements pour créer un abonnement avec un ou plusieurs rapports, ou commence depuis un rapport ouvert lorsque ce dernier prend en charge l’action S’abonner.

1. Ouvre le Menu principal
2. Sélectionne Reporting
3. Démarre l’abonnement en utilisant l’un de ces chemins :
   • Depuis Accueil, clique sur S’abonner.
   • Ouvre Abonnements, puis clique sur Ajouter un abonnement.
   • Ouvre un rapport éligible, puis clique sur S’abonner.

Depuis Accueil, utilise le bouton S’abonner en haut à droite. L’onglet Abonnements offre un autre point d’entrée principal pour créer et gérer les abonnements.

Lorsqu’un rapport ouvert prend en charge les abonnements, le bouton S’abonner apparaît avec les actions du rapport en haut à droite.

Sélectionner les rapports et les options d’exportation

Après avoir ouvert le formulaire d’abonnement, les utilisateurs sélectionnent les rapports à livrer ensemble et choisissent le format des données résultantes. Cette partie du flux de travail s’applique que l’abonnement ait été lancé depuis Accueil, la page Abonnements ou un rapport ouvert éligible.

1. Ouvre le Menu principal
2. Sélectionne Rapports
3. Ouvre Abonnements.
4. Clique sur Ajouter un abonnement.
5. Saisis un titre de rapport dans le champ de recherche de rapports.
6. Examine les résultats de la recherche. Les résultats peuvent être étiquetés Rapport ou Rapport Cloudbeds.
7. Sélectionne le rapport, puis clique sur Ajouter.
8. Répète le processus de recherche et de sélection pour chaque rapport supplémentaire que tu souhaites inclure.

Chaque abonnement peut contenir jusqu’à 15 rapports. La recherche ne retourne que les rapports auxquels l’utilisateur actuel peut accéder.

Dans le formulaire d’abonnement, les rapports sélectionnés apparaissent sous le champ de recherche. Chaque élément affiche son type de rapport, tandis que le bouton unique Ajouter ouvre le flux de recherche et de sélection de rapports.

Choisir une vue d’exportation et un format

La vue d’exportation contrôle la quantité de structure du rapport incluse dans le fichier livré. Choisis la vue en fonction de la manière dont les destinataires utiliseront les données, par exemple pour consulter un rapport prêt à être présenté, travailler avec un tableau structuré ou effectuer des calculs avec des lignes détaillées.

Comprendre le comportement d’exportation des rapports mixtes

Les utilisateurs de Cloudbeds Insights peuvent inclure à la fois des éléments de Rapport et de Rapport Cloudbeds dans le même abonnement. Lorsque les types de rapports sont mélangés, Cloudbeds ajuste les paramètres d’exportation pour que tous les rapports sélectionnés puissent être livrés ensemble dans un fichier compatible unique.

• Lorsque l’abonnement contient uniquement des éléments de Rapport ou uniquement des éléments de Rapport Cloudbeds, toutes les vues et formats d’exportation compatibles restent disponibles.
• Lorsque l’abonnement contient à la fois des éléments de Rapport et de Rapport Cloudbeds, la vue Rapport formaté est sélectionnée automatiquement et Excel est le seul format disponible.

Dans un abonnement mixte, cet avis apparaît en haut du formulaire. Rapport formaté reste sélectionné, tandis que les vues d’exportation incompatibles, comme Tableau, ne sont pas disponibles.

Configurer la livraison et l’accès au téléchargement

Après avoir sélectionné le rapport et configuré les paramètres d’exportation, tu définis quand l’abonnement s’exécute, qui reçoit l’e-mail, et si le lien de téléchargement nécessite une authentification Cloudbeds. Utilise ces paramètres pour adapter la livraison au planning opérationnel de l’établissement et à la sensibilité des données du rapport.

1. Ouvre le Menu principal
2. Sélectionne Rapports
3. Ouvre Abonnements.
4. Clique sur Ajouter un abonnement, ou ouvre un abonnement existant et clique sur Modifier.
5. Après avoir sélectionné les rapports souhaités, choisis une Fréquence :
   • Quotidienne
   • Hebdomadaire
   • Premier jour du mois
6. Pour un abonnement hebdomadaire, sélectionne un ou plusieurs jours de la semaine.
7. Sélectionne l’heure de livraison.
8. Après avoir choisi la vue d’exportation, choisis l’option de sécurité du téléchargement :
   • Exiger que le destinataire se connecte à Cloudbeds avant de télécharger les rapports.
   • Autoriser toute personne disposant du lien à télécharger les rapports.
9. Saisis l’objet de l’e-mail.
10. Ajoute l’adresse e-mail de chaque destinataire.
11. Vérifie la configuration, puis clique sur Enregistrer.

Si le fuseau horaire configuré de l’établissement change, l’abonnement conserve l’heure locale de livraison sélectionnée selon le nouveau fuseau horaire. Par exemple, un abonnement configuré pour 8h00 continue de s’exécuter à 8h00 dans le nouveau fuseau horaire de l’établissement.

Après l’enregistrement de l’abonnement, Cloudbeds continue de l’envoyer à la fréquence sélectionnée jusqu’à ce qu’un utilisateur le supprime. Les limites de 10 ou 15 s’appliquent au nombre d’abonnements actifs et de rapports inclus, pas au nombre de fois où un abonnement peut être livré.

Depuis la page Abonnements, utilise Ajouter un abonnement pour créer une nouvelle livraison. Pour modifier une livraison existante, ouvre son menu à trois points et sélectionne Modifier.

La partie inférieure du formulaire d’abonnement contient les paramètres de planning, d’exportation, de sécurité, d’e-mail et de destinataires. Les repères numérotés correspondent aux étapes associées ci-dessus.

Gérer les abonnements aux rapports

Les équipes de l’établissement peuvent utiliser la page Abonnements pour consulter toutes les livraisons de rapports actives en un seul endroit. Ouvre cette page lorsque tu dois vérifier la prochaine livraison, modifier les rapports ou les destinataires inclus, ajuster le planning ou arrêter un abonnement qui n’est plus nécessaire.

1. Ouvre le Menu principal
2. Sélectionne Rapports
3. Ouvre Abonnements.

La liste des abonnements offre un aperçu de chaque planning, incluant son identifiant, les rapports inclus, les destinataires, la fréquence de livraison et la prochaine livraison prévue.

Ouvre le menu à trois points d’un abonnement, puis sélectionne :

• Modifier : Rouvre le formulaire d’abonnement pour changer les rapports, les paramètres d’exportation, le planning de livraison, l’option de sécurité, l’objet ou les destinataires.
• Supprimer : Supprime définitivement l’abonnement et arrête les livraisons futures.

Le tableau des abonnements affiche les rapports, les destinataires, la fréquence, le format et la date de prochaine livraison. Utilise le menu à trois points à la fin d’une ligne pour ouvrir les actions de gestion disponibles.

Comprendre les paramètres utilisés par un abonnement de rapport

Les paramètres inclus dans chaque livraison d’abonnement dépendent du type de rapport sélectionné. Un rapport Cloudbeds utilise ses filtres prédéfinis, tandis qu’un rapport créé ou copié par un utilisateur utilise la configuration enregistrée avec ce rapport.

Examine les différences ci-dessous avant d’enregistrer l’abonnement, surtout lorsque les destinataires attendent des filtres, regroupements, colonnes ou niveaux de détail spécifiques à chaque livraison.

Articles liés

Maintenant que tu comprends comment fonctionnent les abonnements aux rapports, consulte ces ressources pour en savoir plus sur les rapports disponibles et la gestion des rapports Cloudbeds Insights :

• Cloudbeds Insights : tout ce que tu dois savoir
• Comment créer tes propres rapports
• Rapports enregistrés
• Rapports de stock Cloudbeds : rapports hôteliers pour l’analyse opérationnelle, financière, des revenus et de l’occupation