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Créer et gérer des blocs de contingent dans Groupes et événements

Gabriela Garcia
Mise à jour
Objectif Créer, configurer, partager et gérer des blocs de contingent pour les événements dans Groups et Events.
Idéal pour Les utilisateurs de la Réception, les Managers/Directeurs généraux et les Administrateurs qui créent ou gèrent des blocs de chambres pour groupes.
À utiliser lorsque Tu as besoin d’allouer l’inventaire de groupe, d’attribuer des tarifs, de configurer des règles de libération ou de routage, de proposer un tarif négocié privé pour le groupe, de suivre le pickup ou de partager un lien de réservation de groupe.
Prérequis Ton établissement doit être abonné au module Cloudbeds Groups, et Groups et Events doivent être disponibles pour ton établissement.
Résultat attendu Tu peux contrôler l’inventaire, les tarifs, le comportement de libération et le routage d’un bloc de contingent, suivre son pickup et fournir aux clients du groupe le lien approprié du moteur de réservation Cloudbeds.
Limites Le moteur de réservation Cloudbeds ne peut traiter qu’un seul code de réservation à la fois. Les clients utilisant un lien de bloc de contingent ne peuvent pas appliquer un code promo supplémentaire à la même réservation.

Introduction

Le module Groups and Events de Cloudbeds centralise l’inventaire de groupe, les tarifs, le routage, le pickup et les workflows de réservation des clients dans un espace de travail Événement. Dans un Événement, les blocs de contingent définissent quelles chambres un groupe peut réserver, quand il peut les réserver, quels tarifs s’appliquent et quand l’inventaire non réservé est libéré.

Un événement peut contenir plusieurs blocs de contingent. Par exemple, un établissement peut créer des blocs séparés pour différents segments de clients tout en les regroupant sous le même événement, avec des dates, tarifs, inventaire et règles de routage différents pour chaque bloc.

Commence par les trois zones du formulaire de détails du bloc : paramètres du bloc, hébergements et libération d’inventaire. Tu pourras ensuite revenir à ce guide pour les arrangements tarifaires spécifiques, le routage, les liens de réservation et la gestion continue des blocs.

Table des matières

Qui est concerné et comment

Différents membres de l’équipe peuvent utiliser les blocs de contingent pour différentes parties du flux de travail de groupe. Utilise le tableau ci-dessous pour identifier les sections les plus pertinentes pour ton rôle.

Rôle Ce qu’il faut savoir
Réception Consulte la disponibilité et le pickup du bloc, et utilise les outils de gestion des blocs pour aider avec les réservations de groupe ou partager le lien de réservation du groupe.
Manager/Directeur général Décide comment l’inventaire est alloué, quel paramétrage tarifaire s’applique, comment l’inventaire doit être libéré, et comment le bloc performe.
Administrateur Configure les paramètres du bloc, les plans tarifaires, les tarifs de groupe privés, le routage et d’autres règles opérationnelles qui déterminent le comportement des réservations issues du bloc.

Aperçu rapide

La vidéo ci-dessous présente les blocs de contingent dans Groupes et Événements et montre comment ils s’intègrent dans le flux de travail des événements. Utilise les sections écrites de cet article pour les options de configuration actuelles, le comportement du tarif privé de groupe et les détails opérationnels.

 

Accéder à l’onglet Blocs

L’onglet Blocs se trouve dans la Vue d’ensemble des événements. Ouvre d’abord l’événement, puis utilise cet onglet pour créer et gérer ses blocs de contingent.

  1. Connecte-toi à Cloudbeds PMS.
  2. Depuis le menu principal, clique sur Groupes et événements.

Menu principal de Cloudbeds PMS affichant Groupes et événements comme destination de navigation 

  1. Le module s’ouvre sur l’onglet Événements. Clique sur le nom de l’événement que tu souhaites gérer pour ouvrir la Vue d’ensemble des événements.

Onglet Événements de Groupes et événements listant les événements pouvant être ouverts pour gérer leurs blocs de contingent 

  1. Sélectionne l’onglet Blocs. Si aucun bloc de contingent n’a été créé pour l’événement, clique sur Ajouter un bloc.

Onglet Blocs de l’événement affichant l’action Ajouter un bloc lorsqu’un événement n’a pas de blocs de contingent

Créer un bloc de contingent : étapes rapides

Pour créer un bloc de contingent, ouvre un événement et complète les trois sections des détails du bloc : paramètres généraux du bloc, hébergements et libération du stock. N’ajoute les paramètres facultatifs que s’ils s’appliquent à ton groupe.

  1. Depuis le menu principal, ouvre Groupes et événements > Événements, puis ouvre l’événement concerné.
  2. Sélectionne Blocs et clique sur + Bloc de contingent.

Onglet Blocs de l’événement affichant le bouton + Bloc de contingent utilisé pour ouvrir le formulaire de création de bloc

  1. Complète les paramètres des détails du bloc, incluant le Nom du bloc, les Dates de séjour, le Type de contingent et le Tarif.
  2. Dans la section Hébergements, sélectionne les types d’hébergement ou les unités spécifiques et saisis les quantités de chambres par nuit. Vérifie les tarifs affichés dans la grille.
  3. Dans la section Libération de l’inventaire, choisis si l’inventaire non récupéré reste bloqué ou suit un planning de libération.
  4. Vérifie les paramètres et clique sur Enregistrer pour créer le bloc.

Le formulaire des détails du bloc suit le même ordre que ces étapes. La sélection des Dates de séjour rend disponibles les sections Hébergements et Libération de l’inventaire sous les paramètres généraux.

Formulaire des détails du bloc identifiant les paramètres généraux, la section Hébergements, les options de libération de l’inventaire et le bouton Enregistrer dans l’ordre utilisé pour créer un bloc de contingent

Pour t’aider à choisir les paramètres individuels, utilise les sections détaillées ci-dessous. Tu peux revenir à l’onglet Blocs de l’Événement pour gérer le bloc enregistré plus tard.

Comprendre les paramètres des détails du bloc

Détails du bloc est la première zone du formulaire. Elle détermine l’identité du bloc, les dates de séjour éligibles, la méthode d’inventaire, le tarif et le routage. Commence par les champs obligatoires, puis ajoute les paramètres facultatifs uniquement s’ils correspondent à l’accord du groupe.

Paramètres essentiels du bloc

  • Nom du bloc : Saisis un nom qui t’aide à identifier le groupe ou l’allocation d’inventaire.
  • Statut du bloc : Sélectionne le statut qui reflète l’étape de réservation du groupe, comme Prospect, Provisoire ou Confirmé.
  • Dates de séjour : Choisis les dates couvertes par le bloc. Avant la sélection des dates, le formulaire te demande de choisir les dates de séjour pour pouvoir ajouter des hébergements.
  • Jours de la semaine : Choisis tous les jours ou limite le bloc à certains jours de la semaine.
  • Type de contingent : Bloc réserve un inventaire de groupe désigné ; Selon disponibilité utilise la disponibilité générale de l’établissement pour les types d’hébergement sélectionnés.
  • Tarif : Choisis Tarifs de base, un plan tarifaire existant ou Personnalisé. Ta sélection détermine les champs supplémentaires qui apparaissent.
  • Routage : Utilise Identique à l’événement pour les règles de routage au niveau de l’événement, ou choisis un remplacement. Voir Configurer le routage du bloc.
  • Dates intermédiaires : Ajoute facultativement des nuits avant l’arrivée et après le départ avec un tarif sélectionné lorsque le groupe peut prolonger son séjour en dehors des dates principales.

Les champs essentiels restent regroupés en haut des Détails du bloc, avec les ajouts facultatifs immédiatement en dessous.

Détails principaux du bloc montrant le nom du bloc, le statut, les dates de séjour, les jours de la semaine, le type de contingent, le tarif, le routage, et les dates + d’appoint

Les choix de tarif peuvent être utilisés pour différents scénarios de groupe. Le tableau ci-dessous t’aide à décider si tu as besoin d’un plan standard, d’un prix personnalisé pour le bloc, ou d’un tarif privé pour groupe.

Si tu souhaites... Utiliser cette configuration Ce que les clients voient
Définir un tarif négocié directement pour ce bloc spécifique Sélectionne Personnalisé et configure le tarif directement sur le bloc de contingent. Les clients utilisant le lien de réservation de groupe voient le tarif et le stock configurés pour le bloc.
Utiliser un plan tarifaire existant pour le groupe Sélectionne un plan tarifaire existant lors de la création du bloc de contingent. Le lien de réservation de groupe affiche le plan tarifaire pour le stock et les dates du bloc concerné.
Garder un tarif négocié existant privé, hors des recherches publiques normales du moteur de réservation Utilise un plan tarifaire avec code promo, garde Site web/Moteur de réservation activé comme source, et attache le plan tarifaire au bloc de contingent. Le tarif négocié apparaît automatiquement via le lien de réservation de groupe, sans que le client ait à saisir le code promo. Les recherches publiques normales ne montrent pas ce tarif.

Lorsque Personnalisé est sélectionné dans le champ Tarif, des contrôles supplémentaires apparaissent, notamment Préremplir depuis un plan tarifaire, Politique, Segment, et une option pour ajouter des Restrictions. Ces contrôles ne sont pas visibles dans toutes les configurations de tarif.

Déploie les paramètres facultatifs ci-dessous lorsque tu as besoin de personnaliser la tarification ou les conditions de réservation.

Tarification personnalisée et préremplissage depuis un plan tarifaire

Sélectionne Personnalisé dans Tarif pour saisir une tarification spécifique au bloc. Pour éviter de saisir chaque tarif manuellement, choisis un plan existant sous Préremplir depuis un plan tarifaire, ou garde Aucun pour saisir les montants manuellement.

Le préremplissage copie la tarification comme point de départ et ne maintient pas de lien actif avec le plan tarifaire source. Après avoir sélectionné les hébergements, vérifie les tarifs dans la grille de tarification, ajuste-les si nécessaire, et utilise Afficher la tarification des clients supplémentaires pour voir les montants additionnels par client.

Détails du bloc avec Tarif réglé sur Personnalisé et l’infobulle Préremplir depuis un plan tarifaire expliquant son comportement de copie unique

Restrictions de tarif personnalisées

Lorsque Tarif est réglé sur Personnalisé, sélectionne + Restrictions pour ajouter des conditions de réservation facultatives. Les contrôles incluent MinLOS, MaxLOS, Date limite, Dernière minute, Fermé à l’arrivée et Fermé au départ des ventes. Remplis uniquement les champs qui s’appliquent au groupe. Sélectionne Supprimer pour retirer la section Restrictions.

Détails du bloc avec Tarif réglé sur Personnalisé et le bouton + Restrictions disponible sous le champ de routage

Après avoir ajouté des Restrictions, les champs des conditions de réservation apparaissent directement dans la section développée.

Section Restrictions développée avec MinLOS, MaxLOS, Date limite, Dernière minute, Fermé à l’arrivée, Fermé au départ des ventes et Supprimer

Périodes intermédiaires et leur tarif

Sélectionne + Périodes intermédiaires pour configurer les nuits avant la date d'arrivée principale ou après la date de départ principale. Défini le nombre de jours Avant l'arrivée et Après le départ puis sélectionne le Tarif applicable. Cette section apparaît sous les paramètres principaux du bloc et peut être supprimée si elle n’est plus nécessaire.

Détails du bloc montrant le bouton + Périodes intermédiaires sous les paramètres principaux

La zone Périodes intermédiaires développée te permet de choisir une période d’extension et un tarif indépendamment du séjour principal.

Section Périodes intermédiaires développée montrant Avant l'arrivée, Après le départ, Tarif et Supprimer

Choisis les hébergements et les quantités d’inventaire

La zone Hébergements définit ce que les clients peuvent réserver dans le bloc. Elle devient disponible après que tu aies saisi les dates de séjour. Tu peux allouer une quantité de types d’hébergement ou réserver des unités physiques spécifiques, selon les besoins du groupe.

  • Type d’hébergement : Sélectionne les catégories de chambres et définis combien d’hébergements sont réservés pour les nuits concernées. Utilise cette option quand une attribution d’unité précise n’est pas nécessaire.
  • Unité : Sélectionne des chambres ou unités physiques spécifiques lorsque ces hébergements exacts doivent être réservés pour le groupe.
  • Afficher la tarification pour les clients supplémentaires : Active cette option si tu as besoin de consulter les tarifs pour les clients additionnels lors de la revue des tarifs du bloc.

Après avoir sélectionné les types d’hébergement ou les unités, utilise la grille jour par jour pour vérifier l’allocation de chaque date. Les chiffres de disponibilité t’aident à comparer la quantité prévue dans le bloc avec la disponibilité restante de l’établissement.

Grille des hébergements avec un type d’hébergement sélectionné, chambres à bloquer par nuit, champs de tarifs, chambres disponibles et totaux nocturnes

Si tu dois ajuster plusieurs nuits, développe les instructions d’édition ci-dessous. Les valeurs individuelles des dates peuvent aussi être modifiées directement dans la grille.

Modifier en masse l’inventaire sur plusieurs dates

Utilise la modification en masse au lieu de changer chaque valeur par nuit individuellement. Sélectionne l’icône de modification en masse Icône de modification en masse à côté du type d’hébergement ou de l’unité concerné(e).

  1. Dans la modification en masse, choisis les types d’hébergement, la plage de dates et les jours de la semaine.
  2. Saisis le nombre de chambres bloquées.
  3. Saisis le montant du tarif (facultatif).
  4. Sélectionne Appliquer.
  5. Confirme les valeurs mises à jour dans la grille d’inventaire par nuit. Sélectionne une valeur de date individuelle si tu dois l’ajuster précisément.

Panneau de modification en masse montrant les types d’hébergement, la plage de dates, les jours de la semaine, les chambres bloquées, le tarif et Appliquer

Après avoir sélectionné Appliquer, la grille reflète les quantités de chambres par nuit et les tarifs mis à jour.

Grille des hébergements après modification en masse montrant les quantités bloquées et les tarifs par nuit mis à jour

Quand sélectionner des unités spécifiques

Choisis Unité au lieu de Type d’hébergement lorsqu’un événement nécessite que certaines chambres physiques soient réservées plutôt que n’importe quelle chambre d’une catégorie. Vérifie les unités sélectionnées et l’allocation jour par jour avant d’enregistrer le bloc.

Avec l’option Unité sélectionnée, la grille affiche chaque unité physique choisie sur une ligne distincte.

Section hébergements avec Unité sélectionnée et chambres individuelles listées sur les dates du séjour

Configurer la libération d’inventaire

Utilise la libération d’inventaire pour décider quand les chambres non récupérées dans un bloc de contingent retournent à la disponibilité générale. C’est la troisième section du formulaire Détails du bloc, après Hébergements. Tu peux la configurer lors de la création d’un bloc ou y revenir plus tard via Modifier le bloc de contingent. Ce n’est pas l’ancien champ Planning de libération qui apparaissait à côté du type de contingent.

  1. Depuis le Menu principal, va dans Groupes et événements > Événements et ouvre l’événement.
  2. Dans l’onglet Blocs, sélectionne soit + Bloc de contingent pour créer un bloc, soit ouvre le menu à trois points du bloc existant et choisis Modifier le bloc de contingent.
  3. Dans les Détails du bloc, complète ou vérifie les paramètres du bloc et les hébergements. Descends jusqu’à la section Libération du stock.
  4. Choisis Ne pas libérer, Libérer tout en une fois ou Libérer une nuit à la fois selon l’accord du groupe. Remplis les champs affichés pour l’option sélectionnée.
  5. Vérifie les dates et les quantités de stock à libérer, puis sélectionne Enregistrer lors de la création d’un bloc ou Mettre à jour lors de sa modification.

Détails du bloc montrant les hébergements suivis de la section Libération du stock avec trois options de planification

 Quelle option dois-tu choisir ? Choisis Ne pas libérer si tu souhaites libérer le stock manuellement ; Libérer tout en une fois si toutes les chambres restantes sur le séjour doivent être libérées ensemble ; ou Libérer une nuit à la fois si chaque nuit du séjour nécessite son propre planning. Cette dernière option prend en charge une date limite unique ou une série de paliers de libération.

Déploie l’option de planification qui correspond à l’arrangement de libération de ton groupe pour voir quels champs remplir.

Libérer tout en une seule fois

Utilise cette option pour remettre tout l’inventaire invendu sur les dates du séjour en une seule fois. Sélectionne Libérer tout en une seule fois, puis configure le moment de la libération à l’aide des contrôles affichés, comme Jours avant l’arrivée ou Date spécifique ainsi que l’heure de libération. Vérifie le moment choisi puis enregistre ou mets à jour le bloc.

Libération d’inventaire avec Libérer tout en une seule fois sélectionné, affichant Jours avant l’arrivée, Date spécifique, Jours d’avance, et Heure de libération

Libérer une nuit à la fois : jours avant l’arrivée ou date spécifique

Utilise Libérer une nuit à la fois lorsque chaque nuit du séjour doit suivre son propre calendrier de libération. Choisis Jours avant l’arrivée pour définir une date limite relative et une heure de libération, ou Date spécifique pour sélectionner une date et une heure précises dans le calendrier. Vérifie la configuration résultante avant d’enregistrer ou de mettre à jour le bloc.

Libération d’inventaire avec Libérer une nuit à la fois sélectionné et les options Jours avant l’arrivée, Date spécifique, et Échelonné

Libérer une nuit à la fois : planning par paliers

Utilise Par paliers lorsqu’un accord de groupe prévoit plusieurs réductions d’inventaire à des dates ou moments différents, comme un planning d’attrition négocié. Les paramètres des paliers se trouvent dans Libérer une nuit à la fois, ce n’est pas un type de contingent séparé.

  1. Sélectionne Libérer une nuit à la fois puis choisis Par paliers.
  2. Utilise le sélecteur Inventaire à libérer pour choisir un pourcentage (%) ou un nombre d’unités.
  3. Pour chaque palier, définis la Date et heure de libération, l’Inventaire à libérer et les Types d’hébergement. Utilise + Palier pour ajouter des paliers supplémentaires, ou Supprimer pour enlever un palier inutile.
  4. Active éventuellement Calcul automatique du dernier palier. L’interface décrit cela comme la libération de l’inventaire restant après les paliers précédents.
  5. Vérifie le résumé Bloqué et Alloué affiché sous les paliers. Si le formulaire signale un problème avec les quantités ou le planning, corrige les champs avant d’enregistrer ou de mettre à jour le bloc.

Exemple : Si un contrat de groupe prévoit une réduction initiale d’inventaire puis une libération ultérieure des chambres non récupérées, crée un palier pour chaque date limite convenue. Saisis les dates et montants de libération du contrat, puis utilise le résumé d’allocation à l’écran pour vérifier le planning configuré.

Libération d’inventaire par paliers avec deux paliers, le sélecteur pourcentage ou unités, dates de libération, types d’hébergement, calcul automatique du dernier palier et résumé d’allocation

Configurer un tarif de groupe privé

Utilise un tarif de groupe privé lorsqu’un groupe ou un compte entreprise bénéficie d’un tarif négocié qui doit être accessible via son lien de réservation de bloc de contingent, mais rester caché aux clients qui naviguent sur le moteur de réservation public de Cloudbeds sans le code promo.

 Besoin de créer ou mettre à jour le plan tarifaire ? Pour le flux complet de création et modification des plans tarifaires et forfaits, consulte Plans tarifaires et forfaits : tout ce que tu dois savoir. Les étapes ci-dessous portent uniquement sur les paramètres nécessaires pour utiliser ce plan tarifaire comme tarif de groupe privé.

  1. Depuis le Menu principal, va dans Tarifs et disponibilité > Plans tarifaires et forfaits, puis crée un nouveau plan tarifaire ou modifie le plan existant qui contient le tarif négocié pour le groupe.
  2. Dans les paramètres du plan tarifaire, définis Code promotionnel sur Oui et saisis le code promo. Garde ce code privé si seul le groupe concerné doit y avoir un accès direct.
  3. Sous Pour quelles sources le plan tarifaire est-il disponible ?, laisse Site web/moteur de réservation sélectionné.

Paramètres des plans tarifaires et forfaits montrant Code promotionnel réglé sur Oui et Site web/moteur de réservation sélectionné comme source disponible pour le tarif de groupe privé

 Garde Site web/moteur de réservation activé. Supprimer cette source peut empêcher les clients de finaliser leurs réservations via le lien de réservation de groupe.

  1. Ouvre l’événement dans Groupes et événements et sélectionne l’onglet Blocs.
  2. Crée le bloc de contingent et sélectionne le plan tarifaire avec code promo dans le champ Tarif.
  3. Alloue les types d’hébergement ou unités et les dates applicables au bloc.
  4. Définis le bloc sur Confirmé lorsqu’il est prêt pour la réservation par les clients.
  5. Copie le lien de réservation depuis la colonne Code de réservation / URL et partage-le avec le groupe.

Onglet Blocs dans Groupes et événements montrant le plan tarifaire avec code promo assigné au bloc de contingent et le Code de réservation / URL disponible à copier

Déplie les sections ci-dessous pour voir comment le tarif de groupe privé apparaît aux clients, quelles dates et hébergements ils peuvent réserver, et comment les taxes et frais s’appliquent.

Ce que les clients voient avec un tarif de groupe privé

Lorsqu’un client ouvre le lien de réservation du bloc de contingent, le moteur de réservation Cloudbeds applique automatiquement le code du bloc et affiche le tarif négocié pour les types d’hébergement et les dates disponibles via ce bloc. Le client n’a pas besoin de saisir le code promo du plan tarifaire.

Moteur de réservation Cloudbeds ouvert depuis un lien de bloc de contingent, affichant le code du bloc, les dates du bloc et le tarif de groupe négocié pour les hébergements disponibles

Le même tarif reste caché lorsqu’un client navigue sur le moteur de réservation Cloudbeds public sans le code promo.

Moteur de réservation Cloudbeds public pour les mêmes dates de séjour affichant les tarifs disponibles publiquement tandis que le tarif de groupe privé n’est pas affiché

Toute personne connaissant et saisissant le code promo dans le moteur de réservation Cloudbeds public peut toujours accéder au tarif selon les types d’hébergement et les dates configurés dans le plan tarifaire. Garde le code promo privé lorsque le tarif négocié doit être partagé uniquement avec le groupe concerné.

 Le moteur de réservation Cloudbeds traite un seul code de réservation à la fois. Un client utilisant le lien de réservation du bloc de contingent ne peut pas appliquer un autre code promo à la même réservation.

Les clients peuvent poursuivre le check-out avec le tarif négocié appliqué à la réservation.

Page des détails client du moteur de réservation Cloudbeds affichant le tarif de groupe négocié dans le résumé de la réservation avec les taxes et frais inclus dans le total

Dates et inventaire disponibles via le lien de groupe

Le lien de réservation du bloc de contingent limite le client aux dates et hébergements disponibles via le bloc. Les dates en dehors du bloc ne peuvent pas être sélectionnées via ce lien.

Calendrier du moteur de réservation Cloudbeds ouvert depuis le lien du bloc de contingent, affichant les dates disponibles du bloc tandis que les dates en dehors du bloc sont indisponibles

Taxes et frais pour les liens de réservation de groupe

Un tarif de groupe privé contrôle l’accès au tarif négocié. Il ne crée pas une source de réservation distincte pour les taxes et frais.

Les réservations créées via le lien de réservation de groupe utilisent la source Site web/moteur de réservation. Les taxes et frais configurés pour cette source continuent donc de s’appliquer à la réservation.

 Un lien de réservation de groupe privé n’est pas une méthode d’exemption fiscale. Pour plus d’informations sur le comportement des taxes selon la source, consulte la FAQ sur les taxes et frais.

Configurer l’acheminement du bloc

Utilise le champ Acheminement pour définir comment les transactions des réservations créées à partir du bloc de contingent sont acheminées vers les folios.

La règle d’acheminement au niveau de l’événement sert de valeur par défaut pour l’événement. Si un bloc de contingent possède sa propre règle d’acheminement, la règle au niveau du bloc prévaut pour les réservations créées à partir de ce bloc.

Les options d’acheminement disponibles incluent :

  • Identique à l’événement : Suit la règle d’acheminement configurée au niveau de l’événement.
  • Chambre uniquement : Achemine les charges liées à la chambre, y compris le tarif de chambre, les revenus manuels de chambre, les frais de no-show et les frais d’annulation.
  • Chambre et taxe : Achemine les charges de chambre et leurs taxes correspondantes.
  • Chambre, taxe et frais : Achemine les charges de chambre ainsi que leurs taxes et frais correspondants.
  • Toutes les charges : Achemine toutes les transactions financières vers le folio sélectionné.
  • Personnalisé : Te permet de sélectionner des types de transactions spécifiques et de choisir si les taxes et frais associés doivent suivre la charge parente vers le même folio.
 Détails du bloc Menu d’acheminement listant Identique à l’événement, Chambre uniquement, Chambre et taxe, Chambre, taxe et frais, Toutes les charges, et Personnalisé

La configuration de la règle d’acheminement affiche les types de transactions inclus dans l’option sélectionnée ainsi que le folio vers lequel ces transactions doivent être envoyées. En utilisant Personnalisé, sélectionne les types de transactions à acheminer.

Règles d’acheminement personnalisées avec contrôles Types de transactions et Acheminer vers folio

 Les modifications d’acheminement au niveau du bloc s’appliquent à partir de maintenant. Les transactions publiées avant le changement de règle d’acheminement conservent leur affectation actuelle au folio. Pour ajuster ces transactions, déplace-les manuellement depuis le folio.

Tu peux consulter les règles d’acheminement personnalisées actives depuis l’onglet Détails de l’événement. Cela permet de confirmer quels blocs de contingent ont un acheminement personnalisé sans ouvrir chaque bloc individuellement.

Onglet Détails de l’événement affichant les règles d’acheminement personnalisées configurées pour un bloc de contingent

Gérer et suivre les blocs de contingent

Une fois qu’un bloc de contingent est actif, utilise les vues Blocs et Pickup pour suivre la consommation de l’inventaire, le statut de libération, l’accès des clients et la performance du bloc.

Examiner la performance du bloc

  1. Grille d’inventaire détaillée : Clique sur la flèche à côté du nom du bloc pour déplier la vue jour par jour. Consulte les quantités bloquées, récupérées et disponibles par type d’hébergement et par date.
  2. Résumé de la performance du bloc : Utilise le tableau principal des Blocs pour examiner :
    • Réservé / Attribué : Le nombre de chambres réservées par rapport à l’inventaire attribué.
    • Statut et planning de libération : Le statut et le calendrier des règles de libération de l’inventaire du bloc.
    • Code de réservation / URL : Le code unique du bloc et le lien utilisés pour la réservation autonome des clients via le moteur de réservation Cloudbeds.
  3. Actions sur le bloc : Ouvre le menu à trois points pour Modifier le bloc de contingent, Libérer des dates individuelles ou Supprimer le bloc.

Tableau des blocs d’événements montrant la grille de contingent dépliée et le menu d’actions à trois points

 Les modifications de routage s’appliquent aux transactions publiées après le changement. Les transactions déjà publiées conservent leur attribution de folio actuelle.

Pour une explication plus large de l’espace de travail Événement et de ses onglets, consulte Vue d’ensemble des événements.

Déplie les sections ci-dessous pour les modifications de bloc, le suivi des pickups et le partage d’un lien de réservation de groupe.

Modifier le plan tarifaire d’un bloc existant

Tu peux modifier le tarif sélectionné d’un bloc existant sans recréer le bloc, mais uniquement tant qu’aucune réservation n’y est liée. Dès qu’une réservation est liée, la sélection du tarif devient en lecture seule.

  1. Depuis le menu principal, va dans Groupes et événements > Événements, ouvre l’événement, puis sélectionne Blocs.
  2. Ouvre le menu à trois points du bloc concerné et sélectionne Modifier le bloc de contingent.
  3. Si le bloc n’a aucune réservation liée, modifie le tarif, vérifie les prix et paramètres impactés, puis enregistre.
  4. Si le tarif est verrouillé, vérifie si une réservation est déjà liée au bloc. Ne t’attends pas à pouvoir modifier ce champ dans ce cas.

Dans un bloc éligible, le champ Tarif reste disponible pour sélection.

Vue des détails d’un bloc existant avec un champ Tarif modifiable pour un bloc éligible

Lorsqu’une réservation est liée, le champ Tarif s’affiche comme indisponible.

Vue des détails d’un bloc existant montrant un champ Tarif désactivé après liaison d’une réservation

Suivre le pickup

Ouvre l’événement dans Groupes et événements, puis sélectionne l’onglet Pickup pour consulter le nombre de chambres réservées par rapport à l’inventaire alloué.

  • Ventilation jour par jour : Consulte les quantités bloquées et pick-up pour chaque date de la période de l’événement.
  • Performance par type d’hébergement : Consulte le pickup par catégorie d’hébergement.
  • Filtre de bloc : Utilise la liste déroulante Bloc de contingent pour basculer entre les blocs d’un même événement.
  • Libérer l’inventaire : Rends les chambres non pick-up à l’inventaire général pour les dates sélectionnées sans attendre une libération automatique.
  • Modifier : Mets à jour la configuration du contingent lorsque les besoins du groupe changent.

Onglet Pickup de l’événement montrant les contrôles de pickup de bloc et de ventilation de l’inventaire

Partager le lien du moteur de réservation Cloudbeds

Ouvre l’événement dans Groupes et événements, puis sélectionne l’onglet Blocs pour copier le lien de réservation du bloc de contingent concerné.

  1. Localise le bloc de contingent.
  2. Trouve la colonne Code de réservation / URL.
  3. Clique sur l’icône de copie du lien.
  4. Partage le lien généré avec le groupe.

 Pourquoi utiliser ce lien ? L’URL inclut le code du bloc de contingent. Lorsque les clients l’ouvrent, le moteur de réservation Cloudbeds affiche automatiquement les dates, l’inventaire et le tarif applicables au bloc, sans qu’ils aient besoin de saisir manuellement le code du groupe.

Tableau des blocs d’événements montrant la colonne Code de réservation / URL pour copier le lien de réservation de groupe

Si le bloc utilise un plan tarifaire avec code promo, le tarif négocié s’affiche automatiquement via le lien de réservation de groupe. Les clients n’ont pas besoin de saisir le code promo. Consulte Configurer un tarif privé pour groupe pour la configuration complète et les limites.

Maintenant que tu sais comment créer et gérer des blocs de contingent, utilise ces ressources pour en savoir plus sur l’espace de travail global des événements et la configuration des événements :

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