Création et gestion des blocs de contingent

Gabriela Garcia

Mise à jour 4 juin 2026 03:24

Le module Groupes et Événements de Cloudbeds est un hub centralisé repensé qui permet aux établissements de gérer les groupes avec plus de flexibilité et une visibilité multi-établissements. En séparant les données organisationnelles de haut niveau (Profils) des détails opérationnels spécifiques à chaque établissement (Événements), ce module constitue un outil puissant pour les hôtels qui dépendent des réservations d’entreprises, d’agences de voyage et de groupes.

Ce produit est actuellement en phase de lancement limité. Pour participer, veuillez contacter notre équipe d’assistance.

Prérequis :

Les établissements doivent être abonnés au module Cloudbeds Groups.

Aperçu

Les blocs de contingent constituent la couche de configuration spécifique à l’établissement dans le module Événements. Alors qu’un Profil représente la relation à l’échelle de l’organisation, l’Événement capture l’occasion de réservation spécifique, et le bloc de contingent gère les détails granulaires d’inventaire et de tarifs.

Une caractéristique clé de l’architecture du module Groupes et Événements est la possibilité pour un événement de supporter plusieurs blocs de contingent.

Cela te permet de gérer différents segments de clients (p. ex. « Groupe de mariage » vs « Clients généraux ») avec des tarifs et règles de facturation uniques sous un même événement.

Table des matières

Comment accéder à l’onglet Blocs
Créer un nouveau bloc de contingent
Surveiller et gérer la performance

Comment accéder à l’onglet Blocs

Connecte-toi au PMS Cloudbeds
Dans le menu de navigation principal, clique sur Groupes et Événements

Le module s’ouvre par défaut sur l’onglet Événements. Clique sur le nom hyperlié de l’Événement souhaité pour ouvrir la vue holistique de l’événement.

Assurez-vous que l’onglet Blocs est sélectionné. Si aucun contingent n’a été configuré auparavant pour l’événement, cliquez sur le bouton Ajouter un bloc pour commencer.

Créer un nouveau bloc de contingent

Initier le bloc : Cliquez sur le bouton + Bloc de contingent pour ouvrir la fenêtre modale de création.

Configurer les détails du bloc : Remplissez les paramètres opérationnels principaux pour ce segment :
- Nom et statut du bloc : Donnez un nom descriptif au bloc et définissez le statut : Prospect, Provisoire ou Confirmé.
- Dates de séjour et jours de la semaine : Définissez la plage de dates. Vous pouvez aussi spécifier si le bloc s’applique uniquement à certains jours (p. ex., uniquement les week-ends) en utilisant les cases à cocher Jours de la semaine.
- Type de contingent :
  - Bloc : Bloque fermement un inventaire spécifique pour le groupe.
  - Selon disponibilité : Permet aux clients de réserver depuis le stock général de l’établissement au tarif groupe pour les types d’hébergement sélectionnés dans le bloc. Cette option reste active tant que ces types de chambre spécifiques sont disponibles dans l’inventaire général de l’établissement.
- Planning de libération : Déterminez comment l’inventaire non réservé est retourné au stock général. Les options incluent :
  - Ne pas libérer l’inventaire
  - Libérer tout l’inventaire pour toutes les dates simultanément
  - Libérer l’inventaire jour par jour
- Tarif : Sélectionnez un plan tarifaire existant ou choisissez Personnalisé.

Tarifs et restrictions personnalisés : Si vous sélectionnez Personnalisé comme tarif, une section Restrictions apparaîtra.

Cliquez sur Ajouter pour afficher la configuration des restrictions.
Une fois ajoutées, vous pouvez définir des règles spécifiques au groupe, notamment Durée minimale du séjour, Durée maximale du séjour, Date limite (en jours), Dernière minute (en jours), Fermé à l’arrivée et Fermé au départ.

Ajouter des périodes intermédiaires (facultatif) : Utilisez le bouton Ajouter pour configurer les intervalles avant l’arrivée et après le départ. Cela garantit que les clients peuvent réserver des séjours prolongés au tarif groupe avant ou après les dates principales de l’événement.
Définir la portée de l’inventaire (type d’hébergement ou unité) : Déterminez si l’inventaire est alloué par catégories générales de chambres ou attaché à des espaces physiques spécifiques :
- Type d’hébergement : Alloue une quantité numérique de chambres à partir des catégories générales. Cette configuration convient aux contrats de groupe standard où toute chambre disponible dans la catégorie sélectionnée remplit les critères du bloc.
- Unité : Associe le bloc à des numéros de chambres individuels ou unités physiques spécifiques. Ce choix offre un contrôle granulaire de l’inventaire pour les flux opérationnels nécessitant un placement spécialisé, comme le suivi VIP, les exigences spécifiques de certains groupes ou les configurations architecturales liées à l’événement.
Finaliser : Vérifiez vos paramètres et cliquez sur Enregistrer pour ajouter le bloc à l’événement.

Astuce pro : contrôle granulaire de l’inventaire

Une fois les types d’hébergement sélectionnés, utilisez l’icône Modification en masse à côté du type d’hébergement ou du numéro d’unité pour modifier l’inventaire et la tarification sur les plages de dates souhaitées.

Dans la fenêtre Modification en masse, spécifiez les Types d’hébergement, la plage de dates, les Jours de la semaine et le nombre de chambres bloquées.
Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour la grille.
Vérifiez l’inventaire mis à jour dans le résumé Total bloqué / disponible. Pour un contrôle plus précis, vous pouvez cliquer sur n’importe quel champ de date pour ajuster manuellement les quantités bloquées une par une.

Surveillance et gestion des performances

Une fois votre bloc de contingent actif, le module Événements offre une visibilité en temps réel sur la performance de votre groupe. Cela vous permet de suivre la consommation de l’inventaire et de gérer efficacement l’accès des clients via le résumé du tableau Blocs.

Grille d'inventaire détaillée : Cliquez sur la flèche à côté du nom du bloc pour développer la vue jour par jour. Ici, vous pouvez suivre la performance par type d'hébergement spécifique et voir le nombre exact de chambres bloquées, réservées et disponibles pour chaque date précise dans la grille du calendrier.
Résumé de la performance du bloc : Les en-têtes principaux du tableau fournissent un aperçu global du statut contractuel et opérationnel du bloc :
- Réservées / Attribuées : Visualisez en temps réel combien de chambres ont été réservées par rapport à votre inventaire total attribué.
- Statut et planning de libération : Suivez le statut actuel de vos protocoles de libération d'inventaire (p. ex., planifié, en cours, ou libéré) ainsi que les plages horaires spécifiques configurées.
- Code de réservation / URL : Accédez au code unique et utilisez l'icône de copie pour obtenir l'URL du moteur de réservation avec les paramètres de groupe pré-appliqués pour la réservation directe par les clients.

Pour approfondir la gestion de la configuration globale de votre événement et la navigation dans l'interface, veuillez consulter notre aperçu global de l'événement.

Actions sur le bloc : Cliquez sur le menu à trois points pour gérer le bloc au fur et à mesure de l'évolution de l'événement. Depuis ce menu, vous pouvez sélectionner Modifier le bloc de contingent pour mettre à jour les détails, Libérer des dates individuelles pour restituer manuellement l'inventaire non réservé à l'établissement pour des jours spécifiques, ou Supprimer le bloc de contingent.

Au-delà du résumé global fourni dans le tableau des blocs, le module propose des outils spécialisés pour les opérations quotidiennes et la coordination avec les clients. Explorez les sections ci-dessous pour apprendre à suivre les réservations en temps réel et partager des liens de réservation directe :

Suivi du Pickup

L’onglet Pickup offre une interface spécialisée pour une visibilité en temps réel du nombre de chambres réservées par rapport à l’inventaire total alloué. Cette vue est essentielle pour suivre la cadence des réservations de groupe et gérer la disponibilité de l’établissement.

Ventilation jour par jour : Consultez un résumé détaillé, spécifique à chaque date, de l’inventaire bloqué versus celui réservé sur toute la durée de l’événement pour suivre la cadence des réservations.
Performance par type de chambre : Surveillez l’interface avec un contrôle type de chambre par type de chambre pour voir précisément quelles catégories d’hébergement sont les plus réservées.
Filtre de bloc : Utilisez la liste déroulante Bloc de contingent en haut de l’onglet pour basculer rapidement entre différents blocs au sein du même événement. Cela vous permet de comparer en quelques secondes l’état d’avancement du pickup entre différents segments, comme « Intervenants VIP » versus « Participants généraux ».
Bouton Libérer l’inventaire : Utilisez le bouton Libérer l’inventaire pour restituer manuellement les chambres non réservées à votre stock général pour des dates spécifiques, sans attendre une libération automatique.
Bouton Modifier : Cliquez sur le bouton Modifier pour ajuster la configuration de votre contingent, comme modifier les quantités bloquées ou mettre à jour les tarifs si les besoins du groupe évoluent.

Partager l’URL du moteur de réservation

Pour simplifier le processus de réservation pour les membres du groupe, vous pouvez fournir un lien direct qui applique automatiquement les bons paramètres de groupe.

Accédez à l’onglet Blocs de votre événement.
Repérez le bloc de contingent spécifique et trouvez la section URL du moteur de réservation.
Cliquez sur l’icône Copier l’URL.

Pourquoi utiliser ce lien ? L’URL générée a le Code Groupe pré-appliqué. Lorsqu’un client clique sur ce lien, il est dirigé directement vers votre moteur de réservation avec les tarifs négociés du groupe et l’inventaire déjà filtré pour lui.