Une carte-clé est une petite carte en plastique que vos clients peuvent utiliser au lieu d’une clé pour ouvrir la porte d’un hôtel.
Important :
- Seules les réservations avec le statut Confirmée et En séjour peuvent se voir attribuer de nouvelles cartes-clés. Le bouton Attribuer des cartes-clés sera inactif pour les autres statuts de réservation.
- Veillez à attribuer les hébergements, car les cartes-clés ne peuvent être émises que pour les réservations qui ont été attribuées.
- Le propriétaire de l’établissement doit accorder l’autorisation d’émettre des cartes-clés aux rôles utilisateurs appropriés dans la section Identifiants API et intégrations.
Comment émettre des cartes-clés
- Accédez à la réservation
- Ouvrez l’onglet Cartes-clés
- Cliquez sur ÉMETTRE DES CARTES-CLÉS
- Sélectionnez l’encodeur. La deuxième fois que vous utilisez cet écran, l’encodeur sera présélectionné. Vous pouvez le modifier si nécessaire.
- Si plusieurs hébergements sont concernés, décochez ceux pour lesquels vous ne souhaitez pas de clés.
- Choisissez la date et l’heure de validité de la clé – utile pour les départs tardifs.
- Vous pouvez encoder plusieurs chambres sur la même carte-clé en utilisant le menu déroulant Hébergements.
- Sélectionnez les parties communes pour cette clé.
- Pour émettre plusieurs exemplaires de la carte-clé, saisissez le nombre souhaité dans le champ Nombre de cartes-clés.
- Cliquez sur DÉMARRER.
Cloudbeds n’affichera que les parties communes facultatives lors de l’émission d’une carte-clé. L’accès par défaut aux parties communes pour le groupe d’utilisateurs « client » doit être configuré dans Dormakaba avant la connexion à Cloudbeds. Cloudbeds accordera automatiquement cet accès pour chaque carte-clé émise.
Contactez votre représentant Dormakaba pour plus de détails sur la configuration des parties communes.
- Approchez la carte de l’encodeur. Si vous encodez plusieurs cartes à la suite, suivez la colonne Progression à l’écran.
- Une fois la carte encodée, cliquez sur Terminé pour fermer l’écran.
Comment dupliquer, remplacer ou désactiver des cartes-clés
- Pour dupliquer une carte-clé, cliquez sur le bouton Copier.
- Cliquez sur le bouton Remplacer la carte-clé si le client change de chambre.
- Utilisez le bouton Désactiver pour désactiver les cartes émises.
Note : Le remplacement d’une carte-clé désactivera automatiquement la carte précédemment émise.
Comment mettre à jour une carte-clé lors de la prolongation d’une réservation
Si vous prolongez les dates de séjour d’un client, l’onglet Carte-clé affichera un avertissement indiquant que les dates de la carte n’ont pas été mises à jour. Cliquez sur le bouton Remplacer la carte-clé pour émettre une nouvelle carte reflétant les dates de réservation mises à jour.
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