Dépannage des Politiques intelligentes

Les paiements programmés (prélèvements, autorisations ou captures) peuvent ne pas s’exécuter pour les raisons suivantes :

1. Ta passerelle de paiement ne prend pas en charge l’automatisation

• CBPay prend en charge toutes les automatisations de la Politique Intelligente.
• Les passerelles tierces automatisent uniquement le prélèvement ou l’autorisation initiale.
• Aucune passerelle connectée signifie que toutes les actions doivent être traitées manuellement.

2. La Politique Intelligente a été désactivée après une action financière manuelle

Lorsque la Politique Intelligente est active et que des paiements programmés sont en attente, certaines actions financières manuelles affichent un avertissement indiquant que continuer désactivera la Politique Intelligente pour la réservation.

Ces actions incluent :

• Ajouter un paiement manuel
• Effectuer un remboursement
• Annuler un paiement programmé
• Annuler un paiement ou libérer une autorisation
• Ajouter un article et le facturer dans le même flux de travail

Si tu continues, les paiements programmés en attente sont annulés et la Politique Intelligente est désactivée. Les paiements programmés futurs ne s’exécuteront donc pas.

Si aucun paiement programmé en attente ne reste, ces actions suivent leur flux de travail habituel et ne déclenchent pas cet avertissement de la Politique Intelligente.

3. Le mode de paiement a échoué

• Carte refusée
• Carte expirée
• La banque émettrice a bloqué la transaction
• Autorisation annulée par la banque

Le personnel doit mettre à jour le mode de paiement et réessayer manuellement.

4. Les modifications de réservation ont recalculé le paiement programmé

Certaines modifications de réservation peuvent recalculer le solde restant et mettre à jour un paiement programmé à venir. Cela inclut :

• Modifier les dates de séjour
• Déplacer la réservation vers une chambre ou un plan tarifaire avec un prix différent
• Utiliser Ajuster le prélèvement pour réduire le total de la réservation

Lorsque Ajuster le prélèvement réduit le total, le paiement programmé en attente est réduit pour correspondre au nouveau solde restant. Si le montant déjà collecté couvre entièrement le total ajusté de la réservation, le paiement programmé est réduit à 0,00 $ et annulé.

Ce comportement d’ajustement ne s’applique pas aux réservations enregistrées ni aux ajustements qui augmentent le total de la réservation.

5. L’automatisation s’exécute uniquement à minuit

Toutes les automatisations de la Politique Intelligente s’exécutent à 00h00 (minuit) heure locale de l’établissement. Les paiements ne s’exécuteront pas pendant la journée.

Les Politiques intelligentes calculent les frais d'annulation, mais le prélèvement peut ne pas s'effectuer automatiquement pour ces raisons :

1. Ta passerelle de paiement n'automatise pas les frais d'annulation

• Seule CBPay automatise les frais d'annulation et les pénalités de non-présentation.
• Les utilisateurs de passerelles tierces doivent traiter les pénalités manuellement.

2. La Politique intelligente a été désactivée avant l'annulation

Si la Politique intelligente a été désactivée pour la réservation, les frais d'annulation automatisés ne seront plus appliqués.

La Politique intelligente peut être désactivée intentionnellement par un utilisateur autorisé ou suite à la confirmation de certaines actions financières manuelles alors que des paiements programmés en attente existent.

Lorsque la Politique intelligente est désactivée, les paiements programmés en attente sont annulés et la collecte ou le remboursement automatisé des frais d'annulation et de non-présentation s'arrête. Tout frais d'annulation requis doit alors être géré manuellement.

3. Le client a annulé via le Portail client

Les annulations effectuées dans le Portail client ne déclenchent pas d'automatisation. Le personnel doit appliquer les frais manuellement.

4. Le frais d'annulation requis correspond au montant déjà perçu

Exemple : le client a prépayé 50 %, le frais d'annulation est de 50 % → aucun prélèvement supplémentaire n'est nécessaire. C'est un comportement attendu.

Les Politiques intelligentes déterminent quels modes de paiement apparaissent lors du check-out.

Les portefeuilles numériques et les virements bancaires n'apparaissent que lorsque :

• Le client paie la totalité du montant à la réservation, OU
• La politique n'exige aucun paiement automatisé futur.

Ces options sont masquées lorsque :

• Un solde restant sera prélevé ultérieurement
• Une autorisation ou capture future est requise
• Les paliers d'annulation peuvent nécessiter de nouveaux prélèvements

Cela garantit qu'un mode de paiement capable de supporter des prélèvements automatisés futurs est proposé.

Si des options de paiement ont disparu de manière inattendue :

Vérifie si la Politique intelligente a été récemment mise à jour pour inclure :

• Des paiements programmés supplémentaires
• Des autorisations
• Des paliers d'annulation nécessitant une collecte de paiement

L'automatisation des remboursements dépend de la passerelle et du comportement de la réservation.

1. Le client a annulé via le Portail client

Le Portail client ne déclenche pas les remboursements automatisés. Le personnel doit les traiter manuellement.

2. Les passerelles tierces n'automatisent pas les remboursements

L'automatisation des remboursements fonctionne uniquement avec CBPay. Pour toutes les autres passerelles, le personnel doit rembourser manuellement.

3. La Politique intelligente a été désactivée avant le remboursement

Si la Politique intelligente a été désactivée pour la réservation, les remboursements automatisés liés aux frais d'annulation et de non-présentation ne seront plus effectués.

La Politique intelligente peut être désactivée intentionnellement par un utilisateur autorisé ou suite à la confirmation de certaines actions financières manuelles alors que des paiements programmés en attente existent.

Lorsque la Politique intelligente est désactivée, tout remboursement nécessaire doit être traité manuellement.

4. Un ajustement de charge a créé un trop-perçu

Si tu utilises Ajuster la charge pour réduire le total de la réservation en dessous du montant déjà collecté, Cloudbeds ne rembourse pas automatiquement le trop-perçu résultant.

Le paiement programmé en attente est réduit à 0,00 $ et annulé si applicable, mais le montant trop payé doit toujours être remboursé manuellement.

5. Le client n'avait pas payé plus que les frais d'annulation

Si les frais sont égaux ou supérieurs à ce que le client a payé, aucun remboursement n'est nécessaire. C'est un comportement normal.

Certaines actions financières manuelles peuvent désactiver la Smart Policy pour une réservation lorsque celle-ci est active et que des paiements programmés sont en attente.

Quelles actions manuelles peuvent désactiver la Smart Policy ?

Cloudbeds affiche un avertissement avant que tu ne continues avec les actions concernées, notamment :

• Ajouter un paiement manuel
• Effectuer un remboursement
• Annuler un paiement programmé
• Annuler un paiement ou libérer une autorisation
• Ajouter un article et le facturer dans le même flux de travail

Que se passe-t-il si tu continues ?

• L’action manuelle sélectionnée est effectuée.
• Les paiements programmés en attente sont annulés.
• La Smart Policy est désactivée pour la réservation.
• Le traitement automatique des paiements s’arrête.
• La collecte ou le remboursement automatisé des frais d’annulation et de non-présentation s’interrompt.
• Tout paiement restant ou remboursement requis doit être géré manuellement.

Quand cet avertissement ne s’applique-t-il pas ?

S’il n’y a pas de paiements programmés en attente, ces actions suivent leur flux de travail habituel et ne déclenchent pas l’avertissement de désactivation de la Smart Policy.

Les actions de routine générées automatiquement par le système ne désactivent pas non plus la Smart Policy. Par exemple, une autorisation libérée automatiquement par le système lors du check-out n’est pas considérée comme une action manuelle du personnel.

L’utilisation de Ajuster la charge pour réduire le total de la réservation suit un flux de travail distinct : le paiement programmé en attente peut être mis à jour ou annulé en fonction du nouveau total de la réservation.