Dépannage des Politiques intelligentes

Les paiements programmés (prélèvements, autorisations ou captures) peuvent ne pas s’exécuter pour les raisons suivantes :

1. Votre passerelle de paiement ne prend pas en charge l’automatisation

• CBPay prend en charge toutes les automatisations des Politiques intelligentes.
• Les passerelles tierces automatisent uniquement le prélèvement ou l’autorisation initiale.
• Aucune passerelle connectée signifie que toutes les actions doivent être traitées manuellement.

2. Une intervention manuelle a été effectuée

Toute action financière réalisée par le personnel désactive l’automatisation future pour cette réservation. Cela inclut :

• Prélèvement manuel de tout montant
• Prélèvement avant ou après la date prévue
• Autorisation manuelle d’une carte
• Capture manuelle d’une autorisation

3. Le mode de paiement a échoué

• Carte refusée
• Carte expirée
• La banque émettrice a bloqué le prélèvement
• Autorisation annulée par la banque

Le personnel doit mettre à jour le mode de paiement et réessayer manuellement.

4. Les modifications de réservation ont recalculé les paiements programmés

• Les dates de séjour ont été modifiées
• Le type de chambre ou le plan tarifaire a changé
• Le montant total de la réservation a été mis à jour

Cela peut décaler ou annuler les paiements programmés précédemment.

5. L’automatisation s’exécute uniquement à minuit

Toutes les automatisations des Politiques intelligentes s’exécutent à 00h00 (minuit) heure locale de l’établissement. Les paiements ne s’exécuteront pas pendant la journée.

Les Politiques intelligentes calculent les frais d’annulation, mais le prélèvement peut ne pas s’exécuter automatiquement pour ces raisons :

1. Votre passerelle de paiement n’automatise pas les frais d’annulation

• Seule CBPay automatise les frais d’annulation et les pénalités d’absence sans annulation.
• Les utilisateurs de passerelles tierces doivent traiter les pénalités manuellement.

2. Une intervention manuelle a désactivé l’automatisation

Si une action de paiement manuelle a eu lieu plus tôt dans le cycle de vie de la réservation, l’automatisation des Politiques intelligentes s’arrête complètement. Les frais d’annulation ne seront pas prélevés.

3. Le client a annulé via le Portail client

Les annulations effectuées dans le Portail client ne déclenchent pas l’automatisation. Le personnel doit appliquer les frais manuellement.

4. Les frais d’annulation requis correspondent au montant déjà perçu

Exemple : le client a prépayé 50 %, les frais d’annulation sont de 50 % → aucun prélèvement supplémentaire n’est nécessaire. Ce comportement est normal.

Les Politiques intelligentes déterminent quels modes de paiement apparaissent lors du check-out.

Les portefeuilles numériques et les virements bancaires n'apparaissent que lorsque :

• Le client paie la totalité du montant lors de la réservation, OU
• La politique exige aucun paiement automatisé futur.

Ces options sont masquées lorsque :

• Un solde restant sera facturé ultérieurement
• Une autorisation ou une capture future est requise
• Les paliers d'annulation peuvent nécessiter de nouvelles charges

Cela garantit qu'un mode de paiement capable de supporter des prélèvements automatisés futurs est proposé.

Si des options de paiement ont disparu de manière inattendue :

Vérifiez si la Politique intelligente a été récemment mise à jour pour inclure :

• Des paiements programmés supplémentaires
• Des autorisations
• Des paliers d'annulation nécessitant une collecte de paiement

L'automatisation des remboursements dépend de la passerelle et du comportement de la réservation.

1. Le client a annulé via le Portail client

Le Portail client ne déclenche pas les remboursements automatisés. Le personnel doit les traiter manuellement.

2. Les passerelles tierces n'automatisent pas les remboursements

L'automatisation des remboursements fonctionne uniquement avec CBPay. Pour toutes les autres passerelles, le personnel doit rembourser manuellement.

3. Les remplacements manuels ont désactivé l'automatisation

Toute action financière manuelle antérieure arrête toute automatisation des Politiques intelligentes, y compris les remboursements.

4. Le client n'avait pas payé plus que les frais d'annulation

Si les frais sont égaux ou supérieurs à ce que le client a payé, aucun remboursement n'est nécessaire. C'est un comportement normal.

Les remplacements manuels se produisent lorsque le personnel effectue des actions de paiement qui contournent l'automatisation des Politiques intelligentes. Ces actions désactivent toute automatisation future pour la réservation.

Qu'est-ce qui compte comme un remplacement manuel ?

• Facturer un montant manuellement
• Facturer plus tôt ou plus tard que prévu
• Autoriser manuellement une carte
• Capturer manuellement une autorisation
• Rembourser manuellement

Que se passe-t-il après un remplacement manuel ?

• Les paiements programmés ne s'exécuteront plus
• Les frais d'annulation ne seront pas traités automatiquement
• Les remboursements ne se déclencheront pas automatiquement
• Votre équipe doit effectuer toutes les étapes restantes manuellement

Comment éviter les remplacements manuels

• Laissez le système exécuter les paiements programmés à minuit
• Mettez à jour le mode de paiement plutôt que de facturer en avance
• Formez le personnel sur les actions qui interrompent l'automatisation