FAQ sur les Politiques intelligentes

Oui. Si un client annule sa réservation via le Portail client, les règles des Politiques intelligentes (p. ex., remboursements automatiques ou pénalités) s’appliquent automatiquement.

Non. Le système permet actuellement un seul type de Politique intelligente par panier de réservation. Tu ne peux pas combiner des chambres ou des plans tarifaires associés à différentes Politiques intelligentes dans une même réservation.

Tu peux configurer les Politiques intelligentes en allant dans Paramètres > Politiques. Dans la section « Annulation et prépaiement », tu peux consulter les modèles et effectuer des ajustements.

Tu peux configurer un maximum de trois périodes/niveaux/règles d’annulation dans une même politique.

Oui. Tu peux désormais utiliser l’outil d’attribution en masse sur la page Politiques pour attribuer une Politique intelligente à tous les plans tarifaires en une seule fois ou sélectionner plusieurs plans tarifaires en une seule action, au lieu de modifier chaque plan tarifaire individuellement.

Le nom interne de la politique n’est pas affiché aux clients. Le système affiche à la place le Type de politique (par exemple, « Entièrement remboursable », « Partiellement remboursable » ou « Non remboursable »).

Les clients peuvent consulter la Politique de garantie complète, la Politique d’annulation et tout détail complémentaire (p. ex., politiques concernant les animaux) dans le moteur de réservation et les e-mails de confirmation.

Le moteur de réservation affiche également des messages dynamiques d’annulation, tels que « Entièrement remboursable jusqu’au [date] » tant que la période d’annulation est encore ouverte, ou « Annulation gratuite non disponible » une fois la période remboursable expirée.

Les modes de paiement pris en charge incluent :

• Cartes de crédit : prises en charge pour tous les paiements partiels et complets.
• Portefeuilles numériques (Apple Pay, Google Pay) & Virements bancaires : pris en charge dans les Politiques intelligentes (Version 2), à condition qu’il n’y ait pas de paiements automatisés programmés à venir.

Note : Si la politique exige une collecte automatisée future (comme un solde restant), les portefeuilles numériques et les virements bancaires ne seront pas affichés, car une carte de crédit valide doit être enregistrée pour faciliter l’automatisation future.

Oui. Pour les clients CBPay, les cartes sont automatiquement validées au moment de la réservation afin de s’assurer que la banque émettrice autorise les prélèvements.

Dans ce cas, tu dois configurer la politique sur « Collecter les informations de la carte » (collecter la carte sans paiement immédiat), ce qui valide la carte sans bloquer de fonds ni effectuer une petite autorisation (comme 1,00 $).

Oui, ce flux de travail spécifique est possible avec les Politiques intelligentes (Version 2), avec la configuration suivante :

• À la réservation : Défini sur « Collecter les informations de la carte » (la validation se fait automatiquement via CBPay).
• Solde restant : Ajoute une autorisation programmée 3 jours avant la date d’arrivée (le système placera l’autorisation si la banque émettrice l’autorise).
• Prélèvement : Défini la politique pour prélever le montant à la date d’arrivée.

Toutes les actions automatisées ont lieu à 00h00 (minuit) heure locale de l’établissement.

Oui. Lorsque les paiements sont acceptés ou refusés, le système peut envoyer des notifications, à condition que tu aies activé la notification système correspondante pour les e-mails de paiement.

Tous les prélèvements automatisés et déclencheurs de politique ont lieu strictement à 00h00 (minuit) heure locale de l’établissement hôtelier à la date programmée.

Exemple : Si la date de check-in est le 21 avril et que le paiement est dû 2 jours avant l’arrivée, le paiement est traité à 00h00 (minuit) le 19 avril.

Le résultat dépend du type de modification de la réservation :

• Modifications des dates : Si tu mets à jour les dates du séjour, le paiement programmé pour le solde restant s’ajuste automatiquement pour refléter le montant total dû mis à jour.
• Modifications de la chambre/du plan tarifaire : Si la réservation est déplacée vers une chambre ou un plan tarifaire avec un prix différent, le solde restant et le paiement programmé sont mis à jour tant que la Politique intelligente est configurée pour collecter le solde restant.
• Articles ou suppléments : Ajouter un article ou un supplément ne met pas à jour le paiement programmé existant via le flux de travail d’ajustement de charge.
• Ajuster la charge : Si tu utilises Ajuster la charge pour réduire le total de la réservation, le paiement programmé en attente est réduit pour correspondre au nouveau solde. Si le montant déjà collecté couvre le total ajusté, le paiement programmé en attente est annulé.

Cloudbeds ne rembourse pas automatiquement un trop-perçu créé par un ajustement de charge. Tout remboursement nécessaire doit être traité manuellement.

Ce comportement d’ajustement de charge ne s’applique pas aux réservations déjà en check-in ni aux ajustements qui augmentent le total de la réservation.

Pour plus de détails, consulte Comment les Politiques intelligentes s’appliquent aux réservations, paiements et annulations.

Oui. Les suppléments sélectionnés avant la création de la réservation sont actuellement inclus dans le calcul de l’acompte/prépaiement.

Non. Les Politiques intelligentes ne prennent pas en charge des heures personnalisées spécifiques (p. ex., 9h00 ou 12h00). Toutes les dates limites d’annulation sont strictement basées sur minuit (00h00) heure locale de l’établissement le jour où la période d’annulation se termine.

Exemple : Si le check-in est le 21 avril et que la politique exige une annulation « 3 jours avant », le dernier moment pour qu’un client annule et obtienne un remboursement est minuit (00h00) le 18 avril.

Les frais de non-présentation sont pris en charge, mais ils sont techniquement égaux à ce qui est défini dans la Politique d’annulation.

Exemple : Si ta politique d’annulation est « 100 % facturés en cas d’annulation le jour de l’arrivée », les frais de non-présentation seront également de 100 %. Tu ne peux pas définir des frais de non-présentation différents des conditions d’annulation pour ce jour-là.

Oui. Lors du processus d’annulation, tu peux renoncer manuellement aux frais d’annulation ou de non-présentation automatisés en décochant l’option Suivre la politique d’annulation.

Lorsque tu fais cela, le système empêche l’application du prélèvement automatisé en attente.

Une Note d’annulation est obligatoire lors du remplacement de la politique, et cette note est enregistrée à la fois dans les Notes de réservation et dans l’Historique des activités.

Non. Remplacer une Politique Intelligente empêche seulement le système d’appliquer les frais d’annulation ou de non-présentation automatisés en attente.

Si des fonds ont déjà été collectés, ils doivent toujours être remboursés manuellement via le folio.

Le système compare les règles de la politique avec le montant déjà collecté :

• Remboursement : Si le client annule dans la période d’annulation désignée (p. ex., période entièrement remboursable), un remboursement complet du montant payé est automatiquement effectué.
• Facturation : Si un client annule en dehors de la période d’annulation (p. ex., annulation tardive), il n’est pas remboursé. Si le montant de la pénalité est supérieur à ce qui a été payé, le système facture le solde restant.

Non. La Politique Intelligente attribuée à une réservation ne peut pas être remplacée par une autre politique après la création de la réservation, même si la réservation est déplacée dans une autre chambre ou un autre plan tarifaire.

Cependant, les utilisateurs autorisés peuvent désactiver l’automatisation de la Politique Intelligente pour une réservation individuelle. Désactiver la Politique Intelligente ne remplace pas la politique ; cela arrête l’automatisation restante de la Politique Intelligente pour cette réservation et ne peut pas être annulé.

Pour plus de détails sur la désactivation de la Politique Intelligente et ce qui arrive aux paiements planifiés, consulte Désactiver la Politique Intelligente pour une réservation.

Oui. Les utilisateurs disposant de l'autorisation de remplacer les règles de paiement de la politique peuvent désactiver la Smart Policy pour une réservation individuelle depuis l’onglet Folio.

Lorsque la Smart Policy est désactivée :

• Les paiements programmés en attente sont annulés.
• Le traitement automatique des paiements s’arrête.
• La collecte ou le remboursement automatisé des frais d’annulation et de non-présentation s’interrompt.
• Les paiements déjà collectés restent sur la réservation.
• Tout solde restant ou remboursement requis doit être géré manuellement.
• Le journal d'activité de la réservation enregistre qui a désactivé la Smart Policy et quand.

Pour le flux de travail complet et les exigences d’autorisation, consulte Désactiver la Smart Policy pour une réservation.

Lorsque la Smart Policy est active et que des paiements programmés en attente existent, certaines actions financières manuelles affichent un avertissement avant que tu continues.

Ces actions incluent :

• Ajouter un paiement manuel
• Effectuer un remboursement
• Annuler un paiement programmé
• Annuler un paiement ou libérer une autorisation
• Ajouter un article et le facturer dans le même flux de travail

Si tu continues, l’action manuelle sélectionnée est effectuée, les paiements programmés en attente sont annulés, et la Smart Policy est désactivée pour la réservation. Tout paiement restant ou remboursement requis doit alors être géré manuellement.

Cela ne s’applique pas à toutes les modifications manuelles de réservation. Par exemple, utiliser Ajuster la charge pour réduire le total de la réservation peut mettre à jour ou annuler le paiement programmé en attente tout en maintenant la Smart Policy active.

Pour plus de détails, consulte Gérer les paiements sur les réservations avec Smart Policy.

L’indicateur Politique de paiement non automatisée signifie que la réservation a été modifiée d’une manière qui ne respecte plus entièrement l’automatisation de paiement attribuée par la Politique intelligente.

Lorsque l’automatisation de la Politique intelligente est contournée, une alerte apparaît à côté du plan tarifaire dans l’onglet Hébergements. Survole l’icône d’alerte pour consulter les détails de la politique attribuée et confirmer que la politique de paiement n’est pas automatisée.

Cette contournement est également enregistré dans le journal d’activité de la réservation. Ce suivi de contournement s’applique uniquement aux réservations créées après le 5 janvier 2026.

Cela diffère du statut Politique intelligente désactivée. Lorsque la Politique intelligente est explicitement désactivée pour une réservation, les paiements programmés en attente sont annulés et l’automatisation de la Politique intelligente ne peut pas être réactivée.

Si tu vois Politique de paiement non automatisée, consulte l’activité de paiement et les paiements programmés de la réservation pour déterminer quelles actions doivent être gérées manuellement.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement des Politiques intelligentes au niveau des réservations, consulte Comment les Politiques intelligentes s’appliquent aux réservations, paiements et annulations.

Non. Le système utilise la balise de fusion de tableau existante dans les e-mails de confirmation. Cette balise insère automatiquement le tableau mis à jour de la Politique de garantie, de la Politique d’annulation et du Planning de paiement dans l’e-mail.

Si ta Politique Intelligente est configurée pour Collecter les détails de la carte de crédit (capture de la carte uniquement), tu peux enregistrer la carte du client sans traiter de paiement lors de la création d’une réservation manuelle dans le PMS.

Pour enregistrer la carte sans débiter ni autoriser :

1. Dans l’étape Paiements de la réservation, laisse le champ Montant à 0,00.
2. Clique sur Enregistrer un paiement existant.

Lorsque le montant est à 0,00, Cloudbeds va :

• Enregistrer les détails de la carte de crédit du client
• Valider la carte (si pris en charge par ton processeur de paiement)
• Ne débiter ni n’autoriser aucun montant

Cela te permet de prendre une carte en garantie pour des plans tarifaires flexibles sans exiger de paiement anticipé. Si tu saisis un montant supérieur à 0,00, le PMS appliquera les règles de la Politique Intelligente sauf si tu remplaces manuellement l’action.

Une amélioration de l’interface est prévue pour clarifier ce flux de travail.

Les actions de remplacement de la Politique Intelligente sont contrôlées par des privilèges dédiés dans les Rôles & Autorisations. Les administrateurs de l’établissement peuvent décider quels utilisateurs peuvent remplacer les règles de paiement, les frais d’annulation, les frais de non-présentation et les exceptions à la politique.

Le privilège Remplacer les règles de paiement de la politique contrôle également si un utilisateur peut désactiver la Politique Intelligente pour une réservation individuelle. Sans ce privilège, l’utilisateur peut consulter les informations de la Politique Intelligente mais ne peut pas effectuer la désactivation.

Pour consulter ou mettre à jour ces privilèges, va dans le Menu du compte > Paramètres > Utilisateurs > Rôles, puis sélectionne le rôle concerné.

Pour plus d’informations, consulte Privilèges des rôles.

Oui. Le personnel peut toujours créer des réservations. Sans l’autorisation Remplacer les règles de paiement de la politique, il ne peut pas changer le mode de paiement, modifier le montant de l’acompte, ni utiliser l’option de remplacement lors de la création de la réservation.

Oui. Le personnel peut toujours annuler des réservations et marquer des réservations comme non-présentées. Sans l’autorisation de remplacement associée, il ne peut pas annuler ou modifier l’impact financier de la Politique Intelligente.

Le rôle utilisateur n’a probablement pas l’autorisation Remplacer les règles de paiement de la politique activée. Lorsque cette autorisation n’est pas activée, la liste déroulante du type de paiement, le montant de l’acompte modifiable et l’option de remplacement sont masqués.

Le rôle utilisateur n’a peut-être pas l’autorisation Remplacer les frais d’annulation activée. Sans cette autorisation, les frais d’annulation de la Politique intelligente sont appliqués et les contrôles de remplacement sont masqués.

Le rôle utilisateur n’a peut-être pas l’autorisation Remplacer les frais de non-présentation activée. Sans cette autorisation, la pénalité de non-présentation de la Politique intelligente est appliquée et les contrôles de remplacement sont masqués.

Le rôle utilisateur n’a probablement pas l’autorisation Créer/Modifier les exceptions de politique activée. Sans cette autorisation, le personnel peut parcourir, rechercher, filtrer, trier, développer les détails des exceptions et afficher les plans tarifaires attribués, mais ne peut pas créer, modifier, attribuer, activer, désactiver ou supprimer des exceptions.

Les autorisations des Politiques intelligentes se gèrent depuis le Menu du compte > Paramètres > Utilisateurs > Rôles. Sélectionne le rôle concerné pour consulter ou mettre à jour ses privilèges.

Les privilèges des Politiques intelligentes incluent :

• Remplacer les règles de paiement de la politique : Permet aux utilisateurs de remplacer les règles de paiement des Politiques intelligentes et de désactiver la Politique intelligente pour une réservation individuelle.
• Remplacer les frais d’annulation : Permet aux utilisateurs de remplacer les frais d’annulation de la Politique intelligente.
• Remplacer les frais de non-présentation : Permet aux utilisateurs de remplacer les frais de non-présentation de la Politique intelligente.
• Créer/Modifier les exceptions de politique : Permet aux utilisateurs de créer, modifier, attribuer, activer, désactiver ou supprimer des exceptions de la Politique intelligente.

Ces privilèges sont disponibles lorsque les Politiques intelligentes sont activées pour l’établissement.

Pour plus d’informations sur la configuration des rôles utilisateurs et des privilèges, consulte Privilèges des rôles.

L'action Attribuer aux plans tarifaires nécessite désormais également l'autorisation de Créer/Modifier les plans tarifaires. Sans cette autorisation, l'action est masquée. Le personnel peut toujours afficher, créer et modifier les politiques individuelles s'il dispose de l'autorisation requise pour les Politiques de l'établissement.