FAQ sur les Politiques intelligentes

Oui. Si un client annule sa réservation via le Portail client, les règles des Politiques intelligentes (p. ex., remboursements ou pénalités automatiques) s’appliqueront automatiquement.

Non. Le système permet actuellement un seul type de Politique intelligente par panier de réservation. Vous ne pouvez pas combiner des chambres ou des plans tarifaires associés à différentes Politiques intelligentes dans une même réservation.

Vous pouvez configurer les Politiques intelligentes en naviguant vers Paramètres > Politiques. Dans la section « Annulation et prépaiement », vous pouvez consulter les modèles et effectuer des ajustements.

Vous pouvez configurer un maximum de trois périodes/niveaux/règles d’annulation au sein d’une même politique.

Oui. Vous pouvez désormais utiliser l’outil d’attribution en masse sur la page Politiques pour attribuer une Politique intelligente à tous les plans tarifaires en une seule action ou sélectionner plusieurs plans tarifaires simultanément, au lieu de modifier chaque plan individuellement.

Le nom interne de la politique n’est pas affiché aux clients. Le système affiche à la place le Type de Politique (par exemple, « Remboursable intégralement », « Partiellement remboursable » ou « Non remboursable »).

Les clients peuvent consulter la Politique de Garantie complète, la Politique d’Annulation et tout détail complémentaire (p. ex., politique concernant les animaux) dans le moteur de réservation et les e-mails de confirmation.

Le moteur de réservation affiche également des messages dynamiques d’annulation, tels que « Remboursable intégralement jusqu’au [date] » tant que la période d’annulation est encore ouverte, ou « Annulation gratuite non disponible » une fois la période remboursable expirée.

Les modes de paiement pris en charge incluent :

• Cartes de crédit : prises en charge pour tous les paiements partiels et complets.
• Portefeuilles numériques (Apple Pay, Google Pay) & Virements bancaires : pris en charge dans les Politiques intelligentes (Version 2), à condition qu’aucun paiement automatisé futur ne soit programmé.

Note : Si la politique nécessite un prélèvement automatisé futur (comme un solde restant), les portefeuilles numériques et les virements bancaires ne seront pas affichés, car une carte de crédit valide doit être enregistrée pour faciliter l’automatisation future.

Oui. Pour les clients CBPay, les cartes sont automatiquement validées au moment de la réservation afin de s’assurer que la banque émettrice autorise les prélèvements.

Dans ce cas, vous devez configurer la politique sur « Collecter les informations de la carte » (collecte sans paiement immédiat), ce qui valide la carte sans bloquer de fonds ni effectuer une petite autorisation (comme 1,00 $).

Oui, ce flux de travail spécifique est possible avec les Politiques intelligentes (Version 2), avec la configuration suivante :

• À la réservation : Configurez sur « Collecter les informations de la carte » (la validation se fait automatiquement via CBPay).
• Solde restant : Ajoutez une autorisation programmée 3 jours avant la date d’arrivée (le système placera l’autorisation si la banque émettrice l’autorise).
• Prélèvement : Configurez la politique pour prélever le montant à la date d’arrivée.

Toutes les actions automatisées ont lieu à 00h00 (minuit) heure locale de l’établissement.

Oui. Lorsque les paiements sont acceptés ou refusés, le système peut envoyer des notifications, à condition que vous ayez activé les notifications système correspondantes pour les e-mails de paiement.

Tous les prélèvements automatisés et déclencheurs de politique ont lieu strictement à 00h00 (minuit) heure locale de l’établissement hôtelier à la date programmée.

Exemple : Si la date de check-in est le 21 avril et que le paiement est dû 2 jours avant l’arrivée, le paiement sera traité à 00h00 (minuit) le 19 avril.

Modifications des dates : Si vous modifiez les dates du séjour d’une réservation, le paiement programmé pour le solde restant s’ajustera automatiquement pour refléter le nouveau montant total dû.

Ajout/annulation d’articles : L’ajout ou l’annulation d’articles (p. ex. suppléments, services) ne met pas à jour immédiatement les paiements programmés. Cependant, si les dates du séjour sont modifiées après l’ajout d’articles, le paiement programmé sera alors mis à jour pour refléter le nouveau solde.

Changement de chambre : Si une réservation est déplacée vers une chambre/plan tarifaire avec un prix différent (plus élevé ou plus bas), le solde restant et le paiement programmé seront mis à jour, à condition que la politique soit configurée pour collecter le solde restant.

Oui. Les suppléments sélectionnés avant la création de la réservation sont actuellement inclus dans le calcul de l’acompte/prépaiement.

Non. Les Politiques intelligentes ne prennent pas en charge des heures personnalisées spécifiques (p. ex., 9h00 ou 12h00). Toutes les dates limites d'annulation sont strictement basées sur minuit (00h00) heure locale de l’établissement le jour où la période d'annulation se termine.

Exemple : Si le check-in est le 21 avril et que la politique exige une annulation « 3 jours avant », le dernier moment pour qu’un client annule et obtienne un remboursement est minuit (00h00) le 18 avril.

Les frais de no-show sont pris en charge, mais ils sont techniquement égaux à ceux définis dans la Politique d'annulation.

Exemple : Si votre politique d'annulation prévoit « 100 % de frais en cas d'annulation le jour de l'arrivée », les frais de no-show seront également de 100 %. Vous ne pouvez pas définir des frais de no-show différents des conditions d'annulation pour ce jour-là.

Oui. Lors du processus d'annulation, vous pouvez renoncer manuellement aux frais d'annulation ou de no-show automatisés en décochant l'option Suivre la politique d'annulation.

Dans ce cas, le système empêche l'application des frais automatisés en attente.

Une Note d'annulation est obligatoire lors du remplacement de la politique, et cette note est enregistrée à la fois dans les Notes de réservation et dans l'Historique des activités.

Non. Le remplacement d'une Politique intelligente empêche seulement le système d'appliquer les frais d'annulation ou de no-show automatisés en attente.

Si des fonds ont déjà été collectés, ils doivent être remboursés manuellement via le folio.

Le système compare les règles de la politique avec le montant déjà collecté :

• Remboursement : Si le client annule dans la période d'annulation désignée (p. ex., période entièrement remboursable), un remboursement complet du montant payé est automatiquement effectué.
• Charge : Si un client annule en dehors de la période d'annulation (p. ex., annulation tardive), il n'est pas remboursé. Si le montant de la pénalité est supérieur à ce qui a été payé, le système facture le solde restant dû.

Non. Une fois qu'une réservation est créée avec une Politique intelligente associée, cette politique ne peut pas être modifiée, même si la réservation est déplacée dans une autre chambre ou un autre plan tarifaire. Pour changer la politique, le client doit annuler et réserver à nouveau.

Si le personnel remplace manuellement la politique (par exemple, en facturant un montant différent, en modifiant le type de paiement ou en pré-autorisant manuellement), les règles d’automatisation de la politique pour les paiements programmés, les remboursements ou les frais d’annulation ne s’appliqueront plus. Ces actions devront ensuite être gérées manuellement par l’établissement.

Ce indicateur signifie que la réservation a été modifiée d’une manière qui ne respecte plus les règles d’automatisation de la Smart Policy attribuée.

Par exemple, si un membre du personnel modifie manuellement un montant de paiement ou effectue une autre action qui entre en conflit avec le comportement attendu de la politique, le système peut afficher un avertissement avec le message Politique de paiement non automatisée.

Dans ces cas, les actions futures liées aux paiements, remboursements ou frais d’annulation devront peut-être être gérées manuellement.

Non. Le système utilise la balise de fusion de tableau existante dans les e-mails de confirmation. Cette balise insère automatiquement la table mise à jour de la Politique de Garantie, de la Politique d’Annulation et du Planning de Paiement dans l’e-mail.

Si ta Smart Policy est configurée pour Collecter les détails de la carte de crédit (capture de la carte uniquement), tu peux enregistrer la carte du client sans traiter de paiement lors de la création d’une réservation manuelle dans le PMS.

Pour enregistrer la carte sans facturer ni autoriser :

1. Dans l’étape Paiements de la réservation, laisse le champ Montant à 0,00.
2. Clique sur Enregistrer le paiement existant.

Lorsque le montant est à 0,00, Cloudbeds va :

• Enregistrer les détails de la carte de crédit du client
• Valider la carte (si pris en charge par ton processeur de paiement)
• Ne facturer ni n’autoriser aucun montant

Cela te permet de prendre une carte en garantie pour les plans tarifaires flexibles sans exiger de paiement anticipé. Si tu saisis un montant supérieur à 0,00, le PMS suivra les règles de la Smart Policy sauf si tu remplaces manuellement l’action.

Une amélioration de l’interface est prévue pour clarifier ce flux de travail.