Comprendre les factures pro forma et les transactions de facturation

Mariia Korostashevych

Mise à jour 28 septembre 2026 10:46

Objectif	Créer et gérer des factures proforma pour les réservations et les folios de groupe.
Idéal pour	Les administrateurs d’établissement, le personnel de la réception, ainsi que les équipes financières ou comptables.
Utilise-le lorsque	Tu dois fournir à un client ou à un groupe une facture proforma, une estimation ou un devis avant que les charges ne soient finalisées.
Conditions requises	Une réservation ou un folio de groupe avec des transactions pouvant être incluses dans le document.
Résultat attendu	La facture proforma est enregistrée dans Documents et peut être consultée, envoyée, téléchargée, acceptée, refusée ou annulée.
Limitations	Une facture proforma n’est pas un document financier final, ne bloque pas les charges, ne peut pas être marquée comme Payée ou Clôturée, et ne peut pas être convertie en facture standard.

Introduction

Une facture proforma est un document préliminaire destiné à un client ou à un groupe. Elle peut inclure des charges qui ne sont pas encore définitives et peut servir d’estimation ou de devis avant la création d’une facture standard.

Une facture proforma ne publie pas d’écritures comptables ni ne bloque ses transactions. Les charges qu’elle inclut restent disponibles pour une facturation standard ultérieure.

Utilise le rapport correspondant à la date du document

Documents fiscaux créés après la migration : Utilise les Documents fiscaux avec détails.
Factures héritées créées avant la migration : Utilise le Rapport des factures et avoirs avec détails.

Les factures pro forma et autres nouveaux documents fiscaux n’apparaissent pas dans le rapport de facturation hérité. En savoir plus ici : Où trouver les factures pro forma et transactions après la migration vers la nouvelle facturation

Table des matières

Comprendre les caractéristiques de la facture pro forma
Créer une facture pro forma
Comparer la disponibilité des transactions
Revoir les règles de facturation des transactions
Gérer les actions et statuts
Personnaliser les factures pro forma
Consulter un exemple de facture pro forma

Comprendre les caractéristiques de la facture pro forma

Utilise ces caractéristiques pour déterminer si une facture pro forma est le document adapté pour le client ou le groupe.

Document préliminaire : Le modèle identifie clairement le document comme une facture pro forma.
Transactions en attente : Les factures pro forma peuvent inclure des charges en attente. Un paramètre distinct peut aussi autoriser les charges en attente sur les factures standard.
Transactions toujours disponibles : Les charges ne sont pas verrouillées sur la facture pro forma et peuvent être incluses plus tard dans une facture standard.
Enregistré dans Documents : Le document est sauvegardé dans la section Documents de la réservation ou du folio de groupe.
Devis ou estimation client : Utilise Accepter l’estimation ou Refuser l’estimation pour suivre la réponse du client. Ces actions n’affectent pas le folio ni les charges publiées.

Créer une facture pro forma

Commence par la réservation qui contient les charges que tu souhaites inclure.

Ouvre la réservation requise.
Clique sur Actions en haut à droite.
Sélectionne Créer une facture pro forma.

Comparer la disponibilité des transactions

Les libellés de transaction t’aident à distinguer les charges en attente des charges publiées avant de créer un document.

Dialogue de création de facture pro forma

Le dialogue de facture pro forma affiche les transactions en attente, les transactions publiées et les paiements.

Dialogue de création de facture

Par défaut, le dialogue de facture standard pour la même réservation affiche uniquement les transactions publiées et les paiements.

Revoir les règles de facturation des transactions

Ces règles s’appliquent aux réservations et aux folios de groupe.

Factures uniquement avec paiements : Une facture standard doit inclure au moins une transaction publiée en plus de tout paiement. Le système affiche une erreur si tu tentes de créer une facture ne contenant que des paiements.
Transactions en attente : Par défaut, les transactions en attente ne peuvent pas être ajoutées à une facture standard. Active Autoriser la facturation des transactions en attente dans les paramètres financiers pour les ajouter. Une fois qu’une transaction en attente est ajoutée à une facture standard, elle est verrouillée et ne peut plus être facturée.

Gérer les actions et statuts

Une facture pro forma prend en charge des actions pour suivre la réponse du client et distribuer le document.

Statut par défaut : Ouvert.
Accepter le devis : Change le statut en Accepté.
Refuser le devis : Change le statut en Refusé.
Supprimer : Change le statut du document en Annulé.

Tu peux aussi Afficher, Envoyer ou Télécharger une facture pro forma depuis une réservation ou un folio de groupe.

Statuts de la facture pro forma

Statuts non financiers : Une facture proforma peut être Ouverte, Acceptée, Rejetée ou Annulée.
Pas de statut Payé ou Clôturé : Un document préliminaire ne peut pas utiliser les statuts réservés aux documents financiers définitifs.
Annulation : Une facture proforma ne nécessite pas d’avoir. Change son statut en Annulée.

Important : Une facture proforma ne peut pas être convertie en facture standard. À la fin du séjour, crée une nouvelle facture standard pour finaliser les charges publiées.

Personnaliser les factures proforma

Utilise les paramètres de facturation pour adapter le document aux devis et aux instructions de paiement du client.

Titre modifiable : Change le titre de la facture proforma, par exemple en Estimation de taxe.
Pied de page personnalisé : Ajoute des informations telles que les coordonnées bancaires pour les virements du client.
Suivi des estimations : Utilise Accepter l’estimation et Rejeter l’estimation pour enregistrer la réponse du client sans modifier le folio ni les enregistrements financiers.

Consulter un exemple de facture proforma

L’exemple suivant montre le document de facture proforma généré.

Prochaine étape opérationnelle

Après que le client a accepté l’estimation et que le séjour ou la vente est terminé, crée une nouvelle facture standard en utilisant les charges publiées finalisées.