Comprendre les factures pro forma et les transactions de facturation

Mariia Korostashevych

Mise à jour 10 novembre 2026 12:45

Objectif	Créer et gérer des factures pro forma pour les réservations et les folios de groupe.
Idéal pour	Les administrateurs de l’établissement, le personnel de la réception, ainsi que les équipes financières ou comptables.
À utiliser lorsque	Tu dois fournir à un client ou à un groupe une facture pro forma, une estimation ou un devis avant que les charges ne soient finalisées.
Prérequis	Une réservation ou un folio de groupe avec des transactions pouvant être incluses dans le document.
Résultat attendu	La facture pro forma est enregistrée dans Documents et peut être consultée, envoyée, téléchargée, acceptée, rejetée ou annulée.
Limites	Une facture pro forma n’est pas un document financier final, ne verrouille pas les charges, ne peut pas être marquée comme Payée ou Clôturée, et ne peut pas être convertie en facture standard.

Introduction

Une facture pro forma est un document préliminaire destiné à un client ou à un groupe. Elle peut inclure des charges qui ne sont pas encore définitives et peut servir d’estimation ou de devis avant la création d’une facture standard.

Une facture pro forma ne comptabilise pas les écritures financières ni ne verrouille ses transactions. Les charges qu’elle inclut restent disponibles pour une facturation standard ultérieure.

Utilise le rapport correspondant à la date du document

Documents fiscaux créés après la migration : Utilise les Documents fiscaux avec détails.
Factures héritées créées avant la migration : Utilise le Rapport des factures et avoirs avec détails.

Les factures pro forma et autres nouveaux documents fiscaux n’apparaissent pas dans le rapport de facturation hérité. En savoir plus ici : Où trouver les factures pro forma et transactions après la migration vers la nouvelle facturation

Table des matières

Comprendre les caractéristiques des factures pro forma
Créer une facture pro forma
Comparer la disponibilité des transactions
Examiner les règles des transactions de facturation
Gérer les actions et statuts
Personnaliser les factures pro forma
Consulter un exemple de facture pro forma

Comprendre les caractéristiques des factures pro forma

Utilise ces caractéristiques pour déterminer si une facture pro forma est le document adapté pour le client ou le groupe.

Document préliminaire : Le modèle identifie clairement le document comme une facture pro forma.
Transactions en attente : Les factures pro forma peuvent inclure des charges en attente. Un paramètre distinct peut aussi autoriser les charges en attente sur les factures standard.
Transactions toujours disponibles : Les charges ne sont pas verrouillées sur la facture pro forma et peuvent être incluses plus tard dans une facture standard.
Enregistré dans Documents : Le document est sauvegardé dans la section Documents de la réservation ou du folio de groupe.
Devis ou estimation client : Utilise Accepter l’estimation ou Refuser l’estimation pour suivre la réponse du client. Ces actions n’affectent pas le folio ni les charges publiées.

Créer une facture pro forma

Commence depuis la réservation qui contient les charges que tu souhaites inclure.

Ouvre la réservation requise.
Clique sur Actions en haut à droite.
Sélectionne Créer une facture pro forma.

Comparer la disponibilité des transactions

Les libellés des transactions t’aident à distinguer les débits en attente des débits publiés avant de créer un document.

Fenêtre de création de facture proforma

La fenêtre de facture proforma affiche les transactions en attente, les transactions publiées et les paiements.

Fenêtre de création de facture standard

Par défaut, la fenêtre de facture standard pour la même réservation affiche uniquement les transactions publiées et les paiements.

Revoir les règles des transactions de facturation

Ces règles s’appliquent aux réservations et aux folios de groupe.

Factures uniquement avec paiements : Une facture standard doit inclure au moins une transaction publiée en plus de tout paiement. Le système affiche une erreur si tu tentes de créer une facture ne contenant que des paiements.
Transactions en attente : Par défaut, les transactions en attente ne peuvent pas être ajoutées à une facture standard. Active Autoriser la facturation des transactions en attente dans les paramètres financiers pour les ajouter. Une fois qu’une transaction en attente est ajoutée à une facture standard, elle est verrouillée et ne peut plus être facturée.

Gérer les actions et statuts

Une facture proforma prend en charge des actions pour suivre la réponse du client et distribuer le document.

Statut par défaut : Ouvert.
Accepter le devis : Change le statut en Accepté.
Refuser le devis : Change le statut en Refusé.
Supprimer : Change le statut du document en Annulé.

Tu peux aussi Afficher, Envoyer ou Téléverser une facture proforma depuis une réservation ou un folio de groupe.

Statuts des factures proforma

Statuts non financiers : Une facture pro forma peut être Ouverte, Acceptée, Rejetée ou Annulée.
Pas de statut Payé ou Clos : Un document préliminaire ne peut pas utiliser les statuts réservés aux documents financiers définitifs.
Annulation : Une facture pro forma ne nécessite pas d’avoir. Change son statut en Annulée.

Important : Une facture pro forma ne peut pas être convertie en facture standard. À la fin du séjour, crée une nouvelle facture standard pour finaliser les débits publiés.

Personnaliser les factures pro forma

Utilise les paramètres de facturation pour adapter le document aux devis et aux instructions de paiement du client.

Titre modifiable : Change le titre de la facture pro forma, par exemple en Estimation fiscale.
Pied de page personnalisé : Ajoute des informations telles que les coordonnées bancaires pour les virements du client.
QR-facture suisse : Pour les établissements en Suisse avec un IBAN enregistré, une facture pro forma avec un solde ouvert inclut une page QR-facture en dernière page du PDF. En savoir plus : QR-facture suisse sur les factures.
Suivi des estimations : Utilise Accepter l’estimation et Rejeter l’estimation pour enregistrer la réponse du client sans modifier le folio ni les enregistrements financiers.

Consulter un exemple de facture pro forma

L’exemple suivant montre le document de facture pro forma généré.

Prochaine étape

Après que le client a accepté l’estimation et que le séjour ou la vente est terminé, crée une nouvelle facture standard en utilisant les débits publiés finalisés.