Nouvelle Facturation - Améliorations des fonctionnalités et mises à jour

Introduction

La nouvelle facturation améliore le suivi des transactions, la facturation de groupe, la gestion des documents fiscaux et la présentation des factures. Ces changements visent à rendre les factures plus précises, plus faciles à rapprocher et mieux adaptées aux exigences fiscales internationales.

Examine les modifications ci-dessous avant que ton équipe commence à utiliser ce nouveau flux de travail. Porte une attention particulière au verrouillage des transactions, à la finalisation des documents, aux rapports et aux exigences opérationnelles spécifiques à chaque pays.

Table des matières

• Passer en revue les améliorations clés des fonctionnalités
• Comprendre les modèles de documents mis à jour
• Utiliser les factures proforma
• Comprendre le verrouillage des transactions et les règles de facturation
• Faire la distinction entre annuler et annuler définitivement
• Maintenir les services fiscaux spécifiques à chaque pays

Passer en revue les améliorations clés des fonctionnalités

L’expérience de facturation mise à jour modifie la manière dont les transactions sont sélectionnées, facturées, ajustées et libérées pour la facturation future.

• Suivi amélioré des transactions : Une transaction ne peut pas être facturée plus d’une fois. Si une facture contient une erreur, annule-la en émettant un avoir avant de refacturer les transactions libérées.
• Facturation de groupe flexible : Sélectionne des transactions spécifiques dans un folio de groupe au lieu de facturer l’intégralité du folio en une seule fois.
• Avoirs : Ajoute des transactions d’ajustement créées après l’émission d’une facture. Seuls les ajustements négatifs peuvent être ajoutés via ce processus. Il n’est actuellement pas possible d’ajouter de nouveaux frais positifs à une facture existante. L’avoir fait référence à la facture originale.
• Annulation complète par avoir : Annule une facture en émettant un avoir qui fait référence au document original et libère toutes les transactions pour une nouvelle facturation.
• Options étendues de facturation à :
  • Réservations : Facture le client enregistré ou la société indiquée sur la réservation.
  • Groupes : Facture le groupe ou un contact du groupe dont les informations fiscales sont enregistrées.
• Transactions en attente flexibles : Choisis si les factures standard peuvent inclure des transactions en attente. Cette option permet aux établissements de finaliser la facturation avant la fin du séjour d’un client.
• Facture QR suisse : Les établissements en Suisse peuvent ajouter un IBAN dans les paramètres de facturation afin que les factures impayées et les factures pro forma incluent une page de facture QR suisse que les clients peuvent scanner avec leur application bancaire. En savoir plus : Facture QR suisse sur les factures.

Pour configurer les transactions en attente, va dans Paramètres → Finances → Factures et documents, et mets à jour le paramètre des transactions en attente.

Comprendre les modèles de documents mis à jour

Les modèles de facture, facture pro forma et avoir utilisent une mise en page plus épurée et fournissent des informations financières et fiscales plus détaillées.

Modifications du design et de la mise en page

• Design moderne : Les modèles utilisent une mise en page simplifiée et actualisée.
• Résumé instantané : Un tableau en haut à droite récapitule les sous-totaux, taxes, frais, total payé et solde restant.
• Colonnes simplifiées : Les anciennes colonnes Crédit et Débit sont remplacées par Net, Taxe et Total.
• Articles plus clairs : Les taxes apparaissent sur la même ligne que leur débit parent.
• Section paiement : Le document liste les paiements appliqués lors de la création de la facture.
• Statut du paiement : Les factures sont marquées Partiellement payées ou Entièrement payées selon les paiements appliqués.

Informations sur la TVA et les taxes

Les modèles mis à jour fournissent des informations fiscales supplémentaires pour les juridictions utilisant la TVA ou exigeant des identifiants fiscaux du payeur.

• Classification fiscale : Classe une taxe comme TVA dans les paramètres de la facture.
• Tableau récapitulatif de la TVA : Lorsqu’une taxe est classée comme TVA, un tableau en bas de la facture fournit une ventilation détaillée de la TVA. Ce tableau n’apparaît pas si la TVA n’est pas utilisée.
• Champs supplémentaires d’identifiant fiscal : Enregistre les identifiants fiscaux sur les profils client, société et groupe pour répondre aux exigences applicables.

Utiliser les factures pro forma

Une facture pro forma peut fournir au client une estimation avant la finalisation des frais. Elle prévisualise les informations de transaction mais n’est pas un document financier final.

Statuts et finalisation

• Statuts disponibles : Une facture pro forma peut être Ouverte, Acceptée, Rejetée ou Annulée. Elle ne peut pas être marquée Payée ou Clôturée car elle ne représente pas une vente finalisée, ne verrouille pas les transactions ni ne comptabilise d’écritures financières.
• Facture finale : Une facture pro forma ne peut pas être convertie automatiquement en facture standard. Crée une nouvelle facture standard lorsque le séjour ou la vente est terminé.
• Disponibilité des transactions : Les frais inclus dans une facture pro forma restent disponibles pour la facturation standard. Une transaction en attente ajoutée à une facture standard est verrouillée et ne peut plus être facturée.

Estimations ou devis pour le client

• Sélectionne Accepter l’estimation pour marquer la facture pro forma comme Acceptée.
• Sélectionne Rejeter l’estimation pour marquer la facture pro forma comme Rejetée.

Détails de facturation pour les sociétés

Sélectionne l’entité facturée lors de la création de la facture proforma.

• Sélectionner Facturer au : Client exclut le nom de la société enregistré dans le profil du client.
• Sélectionne Facturer au : Société pour adresser le document à une société.
• Une société apparaît dans le menu Facturer au uniquement lorsque son profil inclut un numéro d’identification fiscale de la société.

Comprendre le verrouillage des transactions et les règles de facturation

Les documents fiscaux déterminent si les transactions peuvent être modifiées, acheminées ou incluses dans une autre facture. Consulte ces règles avant de finaliser un document.

• Verrouillage fiscal : Une transaction est verrouillée après avoir été liée à un reçu ou une facture.
• Actions restreintes : Une transaction verrouillée ne peut pas être annulée, allouée ou acheminée tant que le document fiscal associé n’est pas annulé.
• Pas de factures uniquement de paiements : Une facture standard doit inclure au moins une transaction publiée. Elle ne peut contenir que des paiements.
• Transactions en attente : Active Autoriser la facturation des transactions en attente dans les paramètres de facturation pour ajouter des articles en attente aux factures standard.
• Verrouillage immédiat : Ajouter un article en attente à une facture standard le verrouille immédiatement.

Différencier annuler et annuler définitivement

Ces actions ont des effets fiscaux différents. Confirme quelle action s’applique avant de modifier un document.

Maintenir les services fiscaux spécifiques au pays

Certaines intégrations fiscales nécessitent un renouvellement des identifiants ou une gestion attentive des files d’attente. Suis les exigences qui s’appliquent à ton établissement.

• Identifiants Fisconline en Italie : Les identifiants expirent tous les 90 jours. Des identifiants expirés empêchent l’émission de reçus valides jusqu’à leur réinitialisation dans le portail gouvernemental.
• Files d’attente fiscales Fiskaltrust en France : Ne pas envoyer de Stop Receipt sauf si tu souhaites fermer définitivement la file d’attente fiscale. La réouverture du service nécessite la mise en place d’une nouvelle CashBox.
• Signature tardive Fiskaltrust : Si le middleware est indisponible, les reçus passent en mode de signature tardive et sont mis en file d’attente pour une nouvelle tentative automatique.

Prochaine étape

Confirme le statut de migration de ton établissement, révise les paramètres des factures avec les équipes qui créent les documents fiscaux, et documente toutes les responsabilités spécifiques à chaque pays concernant les identifiants ou la maintenance des files d’attente.