Nouveau système de facturation - Améliorations des fonctionnalités et mises à jour

Nous avons apporté des améliorations significatives à notre système de facturation afin d’offrir une gestion financière plus précise et flexible pour votre établissement. Ces modifications constituent la première étape d’une série d’améliorations destinées à faire de vos factures de véritables documents fiscaux, plus faciles à suivre et à rapprocher.

Principales améliorations des fonctionnalités

• Suivi amélioré des transactions : Il n’est plus possible de facturer plusieurs fois la même transaction. En cas d’erreur sur une facture, celle-ci doit être annulée (via un avoir) avant que les transactions puissent être refacturées. Cela garantit l’intégrité des données et évite les doublons.
• Facturation groupée flexible : Vous pouvez désormais sélectionner des transactions spécifiques au sein d’un folio de groupe pour les facturer. Il n’est plus nécessaire de facturer un folio entier en une seule fois, ce qui vous offre un meilleur contrôle sur la facturation.
• Avoirs : Utilisez les avoirs pour ajouter des transactions survenant après l’émission d’une facture. Seules les transactions d’ajustement (négatives) peuvent être ajoutées à une facture via ce processus ; il n’est pas possible d’ajouter actuellement de nouveaux frais positifs à une facture existante. L’avoir fera également référence à la facture originale, ce qui maintient vos enregistrements clairs et organisés.
• Annulation complète : La nouvelle fonctionnalité « annulation complète via avoir » vous permet d’annuler correctement une facture. Un avoir sera émis en référence à l’original, ce qui libère toutes les transactions pour une nouvelle facturation.
• Options étendues de facturation :
  - Sur les réservations : Vous pouvez désormais choisir de facturer une réservation soit au client enregistré, soit à la société associée.
  - Sur les groupes : Vous pouvez facturer une facture de groupe au nom du groupe ou à un contact du groupe dont les informations fiscales sont enregistrées.
• Transactions en attente flexibles : Les établissements peuvent désormais choisir d’autoriser ou non les transactions en attente sur les factures standard via un nouveau bouton bascule dans : Paramètres → Finances → Factures et documents. Cela offre une plus grande flexibilité aux établissements qui doivent finaliser la facturation avant la fin du séjour d’un client.

Modèles de facture et d’avoir mis à jour

Nous avons repensé nos modèles de facture, de facture pro forma et d’avoir pour qu’ils soient plus épurés, plus professionnels et pleinement conformes aux normes fiscales internationales.

Nouveau design et mise en page

• Aspect moderne : Les nouveaux modèles présentent un design épuré et moderne pour une meilleure expérience utilisateur.
• Résumé instantané : Un nouveau tableau récapitulatif en haut à droite offre une vue d’ensemble de toutes les charges, incluant les sous-totaux, les taxes, les frais, ainsi que le total payé et le solde restant.
• Colonnes simplifiées : Les anciennes colonnes « Crédit » et « Débit » ont été remplacées par Net | Taxe | Total pour une meilleure lisibilité.
• Articles sans encombrement : Les taxes apparaissent désormais sur la même ligne que leur charge parente, rendant la facture plus claire et plus facile à lire.
• Section paiement claire : Une nouvelle section affiche clairement tous les paiements appliqués lors de la génération de la facture, offrant un contexte financier complet.
• Statut de paiement : Les factures sont marquées comme « Partiellement payées » ou « Entièrement payées » en fonction des paiements qui leur ont été appliqués.

Nouveau tableau récapitulatif des taxes

Cette fonctionnalité garantit que vos factures sont conformes aux réglementations fiscales mondiales, notamment pour la TVA.

• Classification fiscale : Vous pouvez désormais classer vos taxes comme TVA dans les paramètres de votre facture.
• Tableau récapitulatif de la TVA : Si une taxe est classée comme TVA, un tableau récapitulatif dédié apparaîtra en bas de la facture. Ce tableau fournit une ventilation détaillée de toute la TVA collectée, ce qui est une exigence standard dans de nombreux pays. Si vous n’utilisez pas la TVA, ce tableau n’apparaîtra pas.
• Champ supplémentaire pour le numéro d’identification fiscale : De nouveaux champs sont disponibles pour ajouter un numéro d’identification fiscale aux profils clients, aux entreprises et aux groupes afin de répondre aux exigences de conformité.

Statuts et finalisation

Une distinction clé de la facture pro forma réside dans la gestion de ses statuts :

• Les statuts de la facture pro forma ne peuvent pas être « Payée » ou « Clôturée » : Une facture pro forma ne peut être marquée que comme Ouverte, Acceptée, Rejetée ou Annulée. Elle ne peut pas être marquée comme Payée ou Clôturée. Ces derniers statuts sont réservés exclusivement aux documents financiers définitifs car :

  • La pro forma n’est pas un document financier et ne représente pas une vente finalisée.

  • Elle ne bloque pas les transactions ni ne publie d’écritures financières.

• Relation entre les factures définitives et les pro formas : Une facture pro forma ne peut pas être automatiquement convertie en facture officielle standard. À la fin du séjour (ou lorsque la vente est finalisée), vous devez créer une nouvelle facture (standard) pour finaliser les charges publiées et clôturer officiellement la transaction.

• Les charges restent disponibles pour la facturation finale : Les charges incluses dans une facture pro forma restent entièrement disponibles pour une facturation standard ultérieure. Une pro forma ne fait qu’apercevoir les données de transaction et ne bloque pas les charges. Cependant, si vous ajoutez une transaction en attente directement à une facture standard (via le paramètre facultatif), cette transaction sera bloquée et ne pourra plus être facturée.

Utilisation des pro formas comme devis ou estimations pour le client

Vous pouvez utiliser une facture pro forma comme devis ou estimation pour le client avant la finalisation des charges.

• Sélectionner Accepter le devis marque la pro forma comme Acceptée.

• Sélectionner Rejeter le devis marque la pro forma comme Rejetée.

Important : Ces actions servent uniquement à suivre l’acceptation du client et n’affectent pas le folio de réservation ni les charges publiées.

Détails de facturation (Nom de la société)

Les informations de la société sont désormais sélectionnées au moment de la création de la facture, offrant un meilleur contrôle sur l’entité facturée.

• Lorsque vous choisissez Facturer au client, le nom de la société enregistré dans le profil du client n’apparaîtra pas sur la facture pro forma.

• Pour créer une facture pro forma adressée à une société, vous devez explicitement choisir Facturer à la société lors de la création du document.

• Une société n’apparaîtra comme option dans la liste déroulante Facturer à que si son profil inclut un numéro d’identification fiscale.

Transactions bloquées

1. Verrouillage fiscal : Une fois qu’une transaction est liée à un Reçu ou à une Facture, elle devient verrouillée.
2. Actions restreintes : Vous ne pouvez pas annuler, allouer ou acheminer une transaction verrouillée tant que le document fiscal associé n’est pas annulé.

Règles et limitations de facturation

• Pas de factures uniquement de paiements : Chaque facture standard doit inclure au moins une transaction publiée ; vous ne pouvez pas générer une facture contenant uniquement des paiements.
• Bouton bascule des transactions en attente : Dans les paramètres, vous pouvez activer « Autoriser la facturation des transactions en attente » pour ajouter des articles en attente aux factures standards.
• Note : Ajouter un article en attente à une facture standard verrouille immédiatement cette transaction.

Distinction cruciale : « Annuler » vs « Annuler définitivement »

Il est essentiel de comprendre la différence entre ces deux actions pour éviter des complications légales :

• Annuler : Soumet une demande formelle d’annulation à l’autorité fiscale gouvernementale. Cela concerne les documents fiscalisés et est souvent irréversible une fois approuvé.

• Annuler définitivement : Généralement utilisé pour le suivi interne ou dans les juridictions où une annulation formelle auprès du gouvernement n’est pas requise.

Continuité opérationnelle et surveillance

• Gestion des identifiants : Si votre établissement utilise Fisconline (Italie), vos identifiants expirent tous les 90 jours. En cas d’expiration, votre capacité à émettre des reçus valides sera dégradée jusqu’à leur réinitialisation dans le portail gouvernemental.

• Files fiscales (France) : Si vous utilisez Fiskaltrust, ne jamais envoyer un « Stop Receipt » sauf si vous avez l’intention de fermer définitivement cette file fiscale. La fermeture d’une file nécessite la mise en service d’une toute nouvelle caisse enregistreuse.

• Signature tardive Fiskaltrust : Si le middleware est inaccessible, le système passe en « mode de signature tardive », où les reçus sont mis en file d’attente en toute sécurité et réessayés automatiquement.