Facturation Cloudbeds - Introduction aux Documents fiscaux

Les documents fiscaux sont essentiels pour gérer les transactions financières entre votre établissement, vos clients et les autorités gouvernementales. D’un point de vue comptable, ils constituent un enregistrement formel des services fournis, des paiements reçus et des soldes restants. D’un point de vue réglementaire, ils servent de base pour le calcul et la déclaration des taxes.

Dans de nombreux pays, ces documents sont obligatoires et soumis à des réglementations strictes. Cloudbeds travaille en continu pour garantir que notre système réponde à ces exigences complexes afin de vous aider à rester conforme.

📢 Mise à jour importante : déploiement progressif en cours

Vous pouvez remarquer une interface différente ou des fonctionnalités légèrement mises à jour pour cette fonctionnalité. Nous déployons actuellement la nouvelle version de manière progressive. Soyez assuré que cet article sera bientôt entièrement mis à jour pour refléter cette nouvelle expérience.

Les six usages généraux des documents fiscaux :

1. Génération de devis pré-séjour et aperçu de réservation : Un document généré pour un client potentiel afin de fournir un devis détaillé des chambres, tarifs, taxes et frais avant la confirmation d’une réservation. Actuellement, Cloudbeds PMS ne dispose pas d’une fonctionnalité native de génération de devis.
2. Contrat de réservation et confirmation de réservation : Un document formel ou un reçu envoyé au client une fois la réservation finalisée et un acompte versé.
3. Résumé du séjour, annulation ou absence sans annulation : Une facture finale ou un folio qui récapitule tous les frais et paiements liés à une réservation, y compris les frais d’annulation ou d’absence sans annulation.
4. Facturation pour entreprise : Une facture unique et consolidée pour les réservations de groupe qui regroupe les charges de plusieurs réservations en un seul document complet.
5. Reçu de paiement : Un document qui reconnaît officiellement la réception d’un paiement, qu’il s’agisse d’un acompte, d’un paiement partiel ou d’un règlement complet.
6. Conformité fiscale et déclaration aux autorités : Des enregistrements fiscaux réglementés avec une ventilation détaillée des taxes (comme la TVA) utilisés pour les déclarations obligatoires aux autorités gouvernementales. Dans de nombreuses régions, ce processus est désormais automatisé via des intégrations électroniques pour garantir la conformité en temps réel.

Architecture du système

Cloudbeds propose deux modes de connexion aux autorités fiscales gouvernementales :

1. Service principal : Une intégration intégrée pour des pays comme le Brésil, l’Argentine, le Mexique, la Pologne, la Belgique, l’Italie (SDI) et la Croatie.
2. Service autonome : Nécessaire pour l’Espagne, le Portugal, l’Italie (reçus), la France et l’Autriche, qui utilisent des applications dédiées du Marketplace.

Glossaire des termes techniques

Pour vous aider à naviguer dans les exigences fiscales internationales, voici des termes courants présents dans le système :

GOBL : Le format de données interne utilisé pour standardiser les informations fiscales entre différents pays.

CFDI : Le format spécifique de facture électronique requis par le SAT au Mexique.

CAE : Le code d’autorisation électronique nécessaire pour valider les factures en Argentine.

Types de documents étendus

Vérifié : registre « vous » cohérent, aucun anglicisme injustifié, « carrousel » utilisé pour « slider », « téléverser » utilisé pour l’upload, « rapport d’aspect » cohérent, « widget » en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d’interface cohérente, « établissement » utilisé pour « property », phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.

Au-delà des factures standard, le nouveau service prend en charge des documents spécialisés requis pour des scénarios juridiques spécifiques :

• Reçu de facture : Un document unique qui fait office à la fois de facture et de reçu de paiement, utilisé dans certaines juridictions.

• Facture rectificative : Un document correctif formel utilisé pour remplacer une facture précédemment émise contenant des erreurs. Note : Ces documents font toujours référence à une facture « parente ».

• Reçu de remboursement : Une preuve officielle d’un remboursement émis à un client. Note : Ces documents font toujours référence à un reçu « parent ».