Gérer les dépôts de garantie sur le folio de réservation (processus manuel)

Un dépôt de garantie (dépôt de garantie pour dommages) est un montant prélevé auprès d’un client lors du check-in et remboursé ou libéré après le check-out, s’il n’y a pas de dommages constatés.

Ce guide explique le processus manuel pour gérer les dépôts de garantie dans Cloudbeds PMS.

Pour la configuration automatisée via le moteur de réservation, consultez Ajouter automatiquement les dépôts de garantie pour les réservations directes.

Étape 1 – Créer les frais ou l’article de dépôt de garantie

Vous pouvez configurer le dépôt comme un frais qui sera ajouté manuellement au folio ; s’il est lié à la source de réservation, il apparaît automatiquement lorsqu’il est appliqué.

Pour créer le dépôt,

1. Accédez à la page des paiements
2. Allez dans Taxes et frais
3. Ajoutez un nouveau frais nommé Dépôt de garantie (ou Dépôt de garantie pour dommages)
4. Définissez-le comme exclusif par réservation
5. Saisissez le montant (p. ex., 200 EUR)
   • Habituellement, aucune TVA n’est appliquée.
6. Enregistrez

Étape 2 – Ajouter le dépôt lors du check-in

Lorsque le client arrive au check-in (ou lors d’un check-in anticipé) :

1. Ouvrez le folio de réservation du client
2. Cliquez pour ajouter un frais
3. Ajoutez le dépôt de garantie
   • Le montant par défaut apparaîtra, mais vous pouvez l’ajuster si nécessaire.

4. Traitez le paiement :
   1. Encaissez → collectez les fonds via terminal, carte de crédit ou lien de paiement.
   2. (Optionnel) Certains établissements créent un folio séparé pour gérer les dépôts.
5. Ajoutez le paiement du dépôt

Le montant du dépôt et son paiement seront affichés sur le folio.

Étape 3 – Rembourser ou annuler le dépôt lors du check-out

Au check-out, s’il n’y a pas de dommages :

1. Accédez au folio client
2. Remboursez (si facturé) ou annulez la transaction de dépôt
   • Si vous utilisez Cloudbeds Payments : sélectionnez la transaction → Rembourser.

Étape 4 – Supprimez les frais/articles de dépôt du folio (pour les scénarios de remboursement)

Après avoir remboursé un frais de dépôt, le solde dû affichera le montant remboursé. Si vous n’annulez pas le frais/article, le folio peut afficher un solde restant dû.

1. Annulez le frais de dépôt de garantie dans le folio.
2. Confirmez que le solde du folio revient à 0.

Exemple de déroulement pour le dépôt de garantie

1. Le client effectue son arrivée → un dépôt de garantie de 200 € est ajouté au folio.
2. Le paiement est encaissé.
3. Au check-out → le dépôt est remboursé/annulé.
4. L’article/frais de dépôt de garantie est supprimé → le solde du folio = 0 €.