Utiliser les modèles d'informations client pour la conformité aux exigences gouvernementales

Gabriela Garcia

Mise à jour 4 juin 2026 00:59

Cet article explique comment activer et utiliser la nouvelle fonctionnalité Modèle d'informations client dans Cloudbeds PMS, conçue pour aider les établissements de certains pays à se conformer automatiquement aux obligations de déclaration gouvernementales locales.

Ce service simplifie la collecte des données clients requises, garantissant leur exactitude et évitant les erreurs courantes qui entraînaient auparavant des rejets de soumissions.

Le service Exigences clients accueillera à terme des modèles pour tous les pays ayant des obligations gouvernementales. Pour l’instant, cette fonctionnalité est disponible en Australie, Brésil, Canada (BC, ON, MB), République tchèque, Danemark, Finlande, Grèce, Hongrie, Italie, Mozambique, Namibie, Norvège, Portugal, Slovaquie, Slovénie, Afrique du Sud, Espagne, Espagne — Catalogne, Espagne — Catalogne (NRUA), Suède, Suisse, Thaïlande, Turquie et Royaume-Uni.

Prérequis :

✔ Vous devez avoir accès aux paramètres de Cloudbeds PMS.

✔ Vous devez vous trouver dans l’un des pays ou régions pris en charge pour utiliser les modèles d’informations clients correspondants.

Comment activer le modèle d’informations client

Dans votre compte Cloudbeds PMS , accédez au menu Paramètres
Cliquez ensuite sur Clients
Dans la page Clients, cliquez sur l’onglet Informations client.
- Il s’agit d’un nouvel onglet conçu pour gérer les modèles liés aux obligations de déclaration gouvernementale.
Dans le menu déroulant Modèle d’informations client, sélectionnez le pays souhaité. Cette action configure votre système pour répondre aux exigences spécifiques des données clients pour les rapports de police.
Configurez les options d’application : sélectionnez quand les champs obligatoires doivent être collectés dans différents flux de travail sous l’option Collecter pendant.
- Réservation interne : lorsqu’un utilisateur crée une réservation manuelle.
- Check-in à la réception : lors du passage d’une réservation au statut Enregistré.
- Modifier client : lors de la mise à jour des détails du client dans une réservation.
Choisissez une de ces options d’application pour chacune :
- Masquer – les champs ne sont pas affichés.
- Facultatif – affiché mais non obligatoire.
- Alerter – avertit l’utilisateur si les champs sont incomplets.
- Obligatoire – doit être rempli avant de continuer.

Les établissements utilisant Guest Experience (GX) dans les pays avec des obligations gouvernementales de déclaration client peuvent collecter les informations requises directement lors du flux Enregistrement numérique. Cela permet aux clients de fournir les données obligatoires avant leur arrivée.

Pour plus de détails sur la disponibilité, le comportement d’application et la configuration, consultez Exigences clients dans l’enregistrement numérique.

Pourquoi ne vois-je pas l’onglet Informations client dans mon compte PMS ?
Cette fonctionnalité est actuellement disponible uniquement pour certains pays et régions pris en charge. La disponibilité peut varier selon la configuration du compte et l’activation des fonctionnalités.

Australie

Les établissements en Australie collectent les données des clients pour la facturation client et la conformité à la facturation des sociétés. L'Australie n'a pas d'obligation légale de déclaration policière pour les clients d'hôtel, et il n'existe aucun système gouvernemental d'enregistrement des clients ou de notification à la police.

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Ville / Banlieue de la société
État / Territoire
Prénom
Téléphone de la société
Pays de la société
ACN (Australian Company Number)
Code postal
Nom de la société / entreprise
Nom
Email de la société
Email
Ville / Banlieue
Téléphone
Adresse de la société
Code postal de la société
État / Territoire de la société
ABN (Australian Business Number)
Pays
Adresse

Brésil

Les établissements au Brésil collectent les données des clients pour la FNRH (Ficha Nacional de Registro de Hóspedes). Ce processus supporte uniquement la collecte de données et ne soumet pas d'informations aux systèmes gouvernementaux (SERPRO).

Les champs comprennent :

Prénom
Nom
Surnom
Date de naissance
Adresse e-mail
Téléphone
Mobile
Genre
Nationalité
Adresse
Appartement, suite, étage, etc.
Quartier
Pays
Ville
Code postal / ZIP
Type de document (CPF, passeport)
Date d'émission du document
Numéro du document
Présence d'un handicap
Handicaps
Motif du voyage
Moyen de transport
Ethnie
Client responsable (obligatoire pour les clients de moins de 18 ans)

Canada (CB, ON, MB)

Les établissements au Canada collectent les données des clients pour l'enregistrement provincial des clients et la conformité à la facturation fiscale GST/HST. Ce modèle couvre la Colombie-Britannique, l'Ontario et le Manitoba.

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Prénom
Pays
Nom
Email
Adresse
Ville
Province / État
Code postal
Email de la société
Téléphone
Pays fiscal
Numéro GST/HST
Adresse fiscale
Code postal fiscal
Raison sociale de la société
Ville fiscale
Province fiscale
Numéro d'entreprise CRA
Téléphone de la société

République tchèque

Les établissements en République tchèque collectent les données des clients pour la déclaration obligatoire des clients étrangers à la Police des étrangers via UbyPort. Seuls les clients non tchèques sont déclarés.

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Lieu de naissance
Pays
Prénom
Nationalité
Sexe
Pays émetteur du document
Adresse
Numéro de visa
Ville
Date d'arrivée
Numéro de document
Date de départ
Type de document
Date de naissance
Nom de famille
ICO (numéro d'identification de la société)
DIC / numéro de TVA intracommunautaire
Téléphone de la société
Code postal
E-mail de la société
Pays fiscal
E-mail
Code postal fiscal
Adresse fiscale
Téléphone
Raison sociale de la société
Ville fiscale

Date limite de déclaration : dans les 3 jours calendaires suivant l'arrivée.

Danemark

Les établissements au Danemark collectent les données des clients pour tenir un registre des clients (gæsteprotokol). Il n'existe pas de système centralisé obligatoire de déclaration électronique.

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Nom de famille (Efternavn)
Date de départ
Ville
Nationalité
Date de naissance
Pays émetteur du document
Prénom (Fornavn)
Numéro de document
Pays
Date d'émission du document
Type de document
Adresse
Date d'expiration du document
Date d'arrivée
E-mail de la société
Momsnummer (TVA UE)
Sexe
E-mail
Téléphone
Code postal
Ville fiscale
Code postal fiscal
Adresse fiscale
Téléphone de la société
Raison sociale de la société
Pays fiscal
Numéro CVR

Finlande

Les établissements en Finlande collectent les données des clients pour les registres d'enregistrement des clients et la déclaration à la police locale. Le processus est principalement manuel, sans système centralisé de soumission électronique pour la déclaration à la police.

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Adresse
Date de départ
Date de naissance
Pays
Date d'arrivée
Sexe
Prénom
Numéro de document
Type de document
Nationalité
Nom de famille
Pays émetteur du document
Code postal fiscal
Code postal
Ville
E-mail
Téléphone
Adresse fiscale
Raison sociale de la société
E-mail de la société
Ville fiscale
ALV-numero (TVA UE)
Pays fiscal
Téléphone de la société
Numéro d'entreprise (Y-tunnus)

Grèce

Les établissements en Grèce collectent les données des clients pour tenir un registre des clients (Βιβλίο Πελατών). Tous les clients âgés de 14 ans et plus doivent être enregistrés individuellement.

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Date de naissance
Prénom
Nom
E-mail
Téléphone
Mobile
Genre
Nationalité
Ville
Province / État
Pays
Numéro de document
Recevoir la facture fiscale de myDATA par e-mail ?
Code postal
Pays émetteur du document
Type de document
Adresse
Téléphone de la société
État de la société
Numéro d'identification fiscale du client (ΑΦΜ)
Appartement, suite, étage, etc.
Ville de la société
Code postal de la société
E-mail de la société
Adresse de la société
Appartement, suite, étage, etc. de la société
Pays de la société
Service des impôts de la société (ΔΟΥ)
Numéro d'identification fiscale de la société (ΑΦΜ)
Service des impôts (ΔΟΥ)
Raison sociale de la société

Hongrie

Les établissements en Hongrie collectent les données des clients pour l'enregistrement obligatoire des clients via le système VIZA, géré par l'Agence hongroise du tourisme (MTÜ).

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Téléphone de la société
Ville fiscale
Mobile
Comté fiscal
Adószám (Numéro fiscal)
Appartement, suite, étage, etc.
Code postal
Type de document
Adószám de la société (Numéro fiscal)
Prénom
Nationalité
Numéro de document
Comté
Pays émetteur du document
Nom
E-mail
E-mail de la société
Adresse fiscale
Pays fiscal
Code postal fiscal
Téléphone
Raison sociale de la société
Date de naissance
Adresse
Adresse fiscale 2
Genre
Ville
Pays

Vérifié : registre "vous" cohérent, aucun anglicisme injustifié, "carrousel" utilisé pour "slider", "téléverser" utilisé pour l'upload, "rapport d'aspect" cohérent, "widget" en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, "établissement" utilisé pour "property", phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.

Italie

Une fois le modèle « Italie » sélectionné, les champs Détails du Client dans votre système se mettront automatiquement à jour pour refléter les champs requis conformes à la réglementation italienne.

Les informations suivantes sur le client sont collectées pour répondre aux obligations de déclaration gouvernementale :

Date de check-out
Date de naissance
Genre
Profession
Pays de résidence
Date de check-in
Type de moyen de transport
Canal de réservation
Type de client
Prénom
Pays de naissance
Communauté de naissance
Niveau d’éducation
Nationalité
Exonération fiscale
Type de document
Numéro de document
Pays émetteur du document
Lieu d’émission du document
Nom
Type de tourisme

Ces champs sont dynamiques, ce qui signifie que différents champs apparaîtront ou seront requis selon les caractéristiques du client, telles que la nationalité (p. ex., résident italien vs client étranger).

Mozambique

Les établissements au Mozambique collectent les données des clients pour le Boletim Individual de Alojamento. Les hôtels doivent communiquer les données d’identification des citoyens étrangers aux Services de Migration (SENAMI) dans les 3 jours suivant l’enregistrement.

Les informations suivantes sur le client peuvent être collectées :

Pays émetteur du document
Prénom
Nationalité
Nom
Date de naissance
Pays
Ville
Type de document
Numéro de document
Adresse
Téléphone de la Société
Genre
E-mail
État/Province
Téléphone
Code postal / ZIP
Adresse fiscale
Ville fiscale
Pays fiscal
NUIT (Numéro d’identification fiscale)
E-mail de la Société
État fiscal
ZIP fiscal
Raison sociale de la Société

Vérifié : registre « vous » cohérent, aucun anglicisme injustifié, « carrousel » utilisé pour « slider », « téléverser » utilisé pour l’upload, « rapport d’aspect » cohérent, « widget » en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d’interface cohérente, « établissement » utilisé pour « property », phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.

Norvège

Les établissements en Norvège collectent les données des clients pour tenir un registre des clients (gjesteprotokoll). Il n’y a pas de déclaration policière automatique par client.

Les informations suivantes peuvent être collectées auprès des clients :

Prénom
Adresse
Ville
Date d'arrivée
Nom de famille
Date de naissance
Pays
Date de départ
Type de document
Pays émetteur du document
Nationalité
Numéro de document
Code postal de l’entreprise
Code postal (Postnummer)
Pays de l’entreprise
E-mail
Adresse de l’entreprise
Nom de l’entreprise (Firmanavn)
Organisasjonsnummer
Ville de l’entreprise
MVA-nummer
E-mail de l’entreprise
Téléphone de l’entreprise
Téléphone

Portugal

Une fois le modèle « Portugal » sélectionné, les champs Détails du client dans votre système se mettront automatiquement à jour pour refléter les champs requis afin de respecter la réglementation portugaise.

Les informations suivantes sont collectées pour répondre aux obligations de déclaration gouvernementale :

Date de naissance
Nationalité
Adresse
Appartement, suite, étage, etc.
Code postal
Pays de résidence
Ville de résidence
Nom de famille
Pays émetteur du document
Date d'arrivée (check-in)
Date de départ (check-out)
Prénom
Lieu de naissance
Numéro d’identification fiscale de l’entreprise
Code type de document
Numéro de document

Ces champs sont dynamiques, ce qui signifie que différents champs apparaîtront ou seront requis selon les caractéristiques du client, comme la nationalité (par exemple, résident portugais vs client étranger).

Slovaquie

Les établissements en Slovaquie collectent les données des clients pour un rapport manuel des clients étrangers auprès de la police des étrangers (Cudzinecká polícia).

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Nationalité
Pays émetteur du document
Type de document
Prénom
Adresse
Date de naissance
Date d'émission du document
Date d'arrivée
Date d'expiration du document
Ville
Nom de famille
Pays
Date de départ
Numéro du document
Genre
Code postal
Téléphone
Pays fiscal
E-mail
Téléphone de la société
Adresse fiscale 2
ICO (numéro d'identification de la société)
DIC / numéro de TVA intracommunautaire
E-mail de la société
Ville fiscale
Code postal fiscal
Raison sociale de la société
Adresse fiscale

Slovénie

Les établissements en Slovénie collectent les données des clients pour une inscription électronique obligatoire via eTurizem, géré par l'AJPES. Le rapport est utilisé pour l'enregistrement auprès de la police et les statistiques touristiques.

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Nom de famille
Prénom
Date de naissance
Nationalité
Genre
Pays de naissance
Type de document
Numéro du document
Pays émetteur du document
Pays
Adresse
Ville
Date d'arrivée
Date de départ
Téléphone
E-mail
Code postal
Raison sociale de la société
Adresse fiscale
Code postal fiscal
Pays fiscal
Numéro fiscal de la société (Davčna)
Numéro d'enregistrement de la société (Matična)
E-mail de la société
Téléphone de la société

Date limite de rapport : dans les 12 heures suivant l'arrivée.

Afrique du Sud

Les établissements en Afrique du Sud collectent les données des clients pour tenir un registre des clients conformément à l'article 40(1) de la loi sur l'immigration 13 de 2002 et au règlement 36.

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Date de naissance
Type de document
Date d'expiration du document
Nom de famille
Genre
Nationalité
Prénom
E-mail
Pays émetteur du document
Adresse
Pays
Numéro du document
Date d'émission du document
Code postal fiscal
Ville fiscale
Mobile
Raison sociale de la société
Téléphone de la société
Ville
E-mail de la société
État/Province
Code postal
Adresse fiscale
Numéro d'identification fiscale
Numéro de TVA
Pays fiscal
Téléphone
État fiscal

Espagne

Une fois le modèle « Espagne » sélectionné, les champs Détails du client dans votre système se mettront automatiquement à jour pour refléter les champs requis conformes à la réglementation espagnole.

Les informations suivantes sur le client sont collectées pour répondre aux obligations de déclaration gouvernementale :

Prénom
Premier nom de famille
Deuxième nom de famille
Adresse e-mail
Téléphone
Mobile
Date de naissance
Code de parenté
Genre
Numéro d’identification fiscale du client
Nationalité
Adresse
Appartement, suite, étage, etc.
Pays
Commune
Code postal
Type de document
Numéro de document
Deuxième numéro de document
Date d’émission du document
Pays émetteur du document

Articles liés :Comment connecter et utiliser le rapport de police espagnol (SES.HOSPEDAJES).

Espagne — Catalogne

Les établissements en Catalogne collectent les données des clients pour les rapports au portail Mossos d’Esquadra, qui est distinct de la plateforme nationale espagnole SES Hospedajes.

Les informations suivantes sur les clients peuvent être collectées :

Prénom
Premier nom de famille
Deuxième nom de famille
Code de parenté
Date de naissance
Adresse
Pays
Date d’émission du document
Commune
Code postal
Numéro du document
Pays d’émission du document
Ville
Type de document
Numéro de support du document
Nationalité
Date d’expiration du document
Raison sociale de la société
Pays fiscal
Ville fiscale
Email de la société
Téléphone de la société
État fiscal
Adresse fiscale 2
Adresse e-mail
Genre
Code postal fiscal
Téléphone
Mobile
Numéro d’identification fiscale
Numéro d’identification fiscale du client
Appartement, suite, étage, etc.
Adresse fiscale

Tous les clients doivent être enregistrés, y compris les mineurs et les bébés. Les rapports doivent être soumis dans les 24 heures suivant le début du séjour du client.

Espagne — Catalogne (NRUA)

Les établissements en Catalogne soumis à la réglementation NRUA espagnole utilisent ce modèle. Il étend le modèle client existant de Catalogne avec un champ Objet du séjour. Tous les autres champs sont identiques au modèle Catalogne existant.

Les informations suivantes sur les clients peuvent être collectées :

Code de parenté
Prénom
Deuxième nom de famille
Ville
Premier nom de famille
Date de naissance
Adresse
Pays
Commune
Code postal
Numéro du document
Date d’émission du document
Objet du séjour
Pays d’émission du document
Type de document
Numéro de support du document
Adresse e-mail
Adresse fiscale
Téléphone de la société
Code postal fiscal
Nationalité
Mobile
Téléphone
Genre
Numéro d’identification fiscale du client
Appartement, suite, étage, etc.
Date d’expiration du document
Raison sociale de la société
Email de la société
Ville fiscale
Adresse fiscale 2
Pays fiscal
État fiscal
Numéro d’identification fiscale

Suède

Les établissements en Suède collectent des données sur les clients afin de tenir à jour les enregistrements de leur inscription. Il n’existe pas de système traditionnel de déclaration policière par client ; les hôtels conservent des enregistrements accessibles à la police sur demande.

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Pays émetteur du document
Date d'arrivée
Prénom
Date de départ
Nom de famille
Numéro de document
Nationalité
Type de document
Date de naissance
Adresse
Pays
Ville
Raison sociale de la société
Adresse fiscale
Numéro d’organisation
Code postal fiscal
Téléphone
Ville fiscale
Numéro de TVA (Momsnummer)
Pays fiscal
E-mail de la société
Code postal
Téléphone de la société
E-mail

Suisse

Les établissements en Suisse collectent des données sur les clients pour l’enregistrement obligatoire des clients. Les exigences sont gérées au niveau cantonal, et chacun des 26 cantons peut avoir des processus et systèmes différents.

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Date d'expiration du document
Date d'arrivée
Ville
Date de départ
Date de naissance
Nationalité
Prénom
Genre
Numéro de document
Pays de résidence
Date d’émission du document
Nom de famille
Code postal (PLZ/NPA)
Pays émetteur
Adresse
Type de document
E-mail de la société
Nom de la société
Ville de la société
Code postal de la société
UID (Unternehmens-Identifikationsnummer)
E-mail
Téléphone
Adresse de la société
Numéro MWST
Téléphone de la société
Pays de la société

Thaïlande

Les établissements en Thaïlande collectent des données sur les clients pour la déclaration obligatoire des clients étrangers via le formulaire TM30. Les ressortissants thaïlandais en sont exemptés.

Les informations suivantes peuvent être collectées :

Adresse
Date de départ
Date de naissance
Pays
Date d'arrivée
Genre
Prénom
Numéro de document
Type de document
Nationalité
Nom de famille
Pays émetteur du document
Code postal fiscal
Code postal
Ville
E-mail
Téléphone
Adresse fiscale
Raison sociale de la société
E-mail de la société
Ville fiscale
Numéro ALV (TVA UE)
Pays fiscal
Téléphone de la société
Numéro d’entreprise (Y-tunnus)

La déclaration TM30 doit être soumise dans les 24 heures suivant l’arrivée d’un client étranger.

Turquie

Les établissements en Turquie collectent des données clients pour la conformité aux déclarations à la police, à la facturation client et à la facturation société. Ce modèle prend en charge uniquement la collecte de données et ne soumet pas les informations aux systèmes gouvernementaux turcs.

Les informations clients suivantes peuvent être collectées :

E-mail
Téléphone
Mobile
Date de naissance
Prénom
Nom
Genre
Nationalité
Profession
Numéro de plaque du véhicule
Numéro d'identification fiscale du client
Bureau des impôts
Adresse ligne 1 (adresse de la rue)
Appartement, suite, étage, etc.
Ville
État (province / état)
Pays
Code postal
Type de document
Date d'émission du document
Pays émetteur du document
Numéro du document
Notes supplémentaires

Ce modèle permet uniquement la collecte des données requises. La soumission gouvernementale ou l’intégration avec les autorités turques ne sont pas incluses dans cette version.

Avis d’inscription marketing : La réglementation turque exige un consentement d’inscription distinct pour les communications par téléphone, e-mail et SMS. La capture d’inscription distincte n’est pas encore prise en charge et est prévue pour une future amélioration.

Ces champs sont dynamiques et peuvent varier selon que le client est un particulier ou lié à une société pour des besoins de facturation.

Royaume-Uni

Les établissements au Royaume-Uni collectent des données clients uniquement pour la facturation. Le Royaume-Uni n’exige pas d’enregistrement policier des clients pour la plupart des cas.

Les informations clients suivantes peuvent être collectées :

Date de naissance
Pays fiscal
Prénom
Nom
E-mail
Téléphone
Mobile
Genre
Nationalité
Pays
Adresse de la rue
Appartement, suite, étage, etc.
Ville
Code postal
Raison sociale de la société
Numéro d’enregistrement TVA de la société
E-mail de la société
Téléphone de la société
Adresse fiscale
Adresse fiscale 2
Ville fiscale

Points importants à noter

Conformité automatique : Les futures modifications réglementaires seront prises en charge par des mises à jour automatiques des modèles, vous assurant ainsi de rester en conformité.
Intégrations existantes de rapports de police : Pour les établissements espagnols utilisant déjà une intégration de rapport de police, l’équipe d’intégrations Cloudbeds procédera à leur migration vers le nouveau modèle. Les données historiques des clients collectées via les champs personnalisés resteront intactes, tandis que les nouveaux clients utiliseront les champs mis à jour.
Résolution de problèmes : Cette fonctionnalité est spécialement conçue pour éviter les erreurs de données courantes et les soumissions rejetées qui survenaient lors de l’utilisation des champs personnalisés pour les rapports gouvernementaux. Néanmoins, si tu rencontres des problèmes, vérifie que tu as bien sélectionné le modèle correct pour ta région.