Les codes comptables personnalisés vous aident à connecter les informations financières de Cloudbeds avec les codes comptables que vous utilisez déjà. Cela facilite la correspondance entre ce que vous voyez dans Cloudbeds et vos enregistrements financiers. Une fois configurés, ces codes personnalisés apparaîtront dans vos rapports et pourront être partagés avec d’autres systèmes connectés à Cloudbeds.
Comment utiliser
Accès :
- Menu
- Comptabilité
- Transactions
La section « Transactions » correspond au niveau le plus détaillé, où vous pouvez attribuer des codes à chaque type spécifique de transaction. La section « Grand livre » vous permet de regrouper des types de transactions similaires sous un seul code.
Le bouton en haut de la page vous permet de basculer facilement entre les sections « Transactions » et « Grand livre ».
Pour simplifier l’exportation de vos données vers un autre système comptable, il est préférable d’utiliser dans Cloudbeds les mêmes codes comptables que dans ce système externe.
Codes de transaction personnalisés
Les codes de transaction personnalisés servent à identifier chaque type de transaction dans Cloudbeds. Vous pouvez créer un code facile à comprendre et correspondant aux comptes de votre autre système comptable.
Vous pouvez ajouter ces codes dans les domaines suivants :
- Produits
- Réservations
- Taxes et frais
- Paiements
- Point de vente (visible uniquement si vous avez un système de point de vente connecté à Cloudbeds)
Pour commencer à utiliser les codes de transaction personnalisés, il suffit de saisir le code souhaité dans la colonne Code pour chaque type de transaction. Vous pouvez utiliser des lettres, des chiffres et des symboles. Après avoir enregistré vos modifications, chaque nouvelle transaction dans Cloudbeds aura le code de transaction que vous lui avez attribué. Ces codes seront ensuite visibles dans vos rapports financiers et inclus dans les données partagées avec les partenaires Cloudbeds via les API.
Si vous décidez d’utiliser les codes de transaction personnalisés, saisissez un code pour chaque type de transaction. Si certains restent sans code, les données financières de ces transactions risquent de ne pas être correctement associées dans vos rapports ou lors du partage avec d’autres systèmes.
Codes de grand livre
Les codes de grand livre vous permettent de regrouper des types de transactions similaires sous un code général. Cela vous aide à obtenir une vue synthétique de vos finances. Vous pouvez attribuer des codes de grand livre à :
- Produits
- Réservations
- Taxes et frais
- Paiements
Une fois vos codes de grand livre configurés, vous pouvez les attribuer aux transactions individuelles sur la page Transactions.
Ajouter un nouveau compte de grand livre :
- Cliquez sur le bouton Ajouter un compte.
- Choisissez la catégorie à laquelle ce compte appartient (par exemple Produits).
- Saisissez un nom et un code pour ce compte de grand livre. Vous pouvez utiliser des lettres, des chiffres et des symboles.
- Cliquez sur Enregistrer en bas de l’écran.
- Les trois points à côté d’un compte vous permettent de l’archiver (le masquer de la vue).
- Vous pouvez également consulter la liste de vos comptes archivés.
- Vous pouvez exporter la liste de tous les codes de grand livre que vous avez configurés.
Si vous utilisez des codes de grand livre général, assurez-vous d’en attribuer un à chaque transaction sur la page des transactions. Sinon, certaines de vos données financières risquent de ne pas être correctement regroupées dans vos rapports ou lors du partage avec d’autres systèmes.
Codes comptables personnalisés dans les rapports
Dans le rapport de détail des transactions, vous verrez désormais des colonnes pour le code de transaction personnalisé ainsi que pour le code de grand livre général personnalisé. Cela vous permet d’afficher le code spécifique attribué à chaque transaction effectuée dans le système.
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