Si, pour une raison quelconque, vous devez modifier la structure des hébergements après le processus de mise en route, cet article vous guide sur les étapes les plus importantes.
Lisez attentivement les étapes suivantes et suivez-les précisément. Ne pas le faire peut entraîner une disponibilité incorrecte, ce qui peut provoquer des surréservations ou une perte de revenus.
Choses à noter avant de commencer :
- Le Cloudbeds PMS ne supprime pas ni ne met à jour les types de chambre que vous modifiez dans l'extranet des canaux (OTAs). Ce processus doit être effectué manuellement par le propriétaire de l'établissement ou le gestionnaire de compte des OTAs.
- Le Cloudbeds PMS ne propose pas d'option de glisser-déposer pour déplacer une chambre ou un lit d'une catégorie à une autre.
- Il est crucial de vérifier et modifier les paramètres et descriptions des types de chambre dans les deux Cloudbeds PMS et OTAs manuellement.
- Supprimer ou modifier des types de chambre peut provoquer des erreurs dans les rapports car vous comparerez des données avant et après la modification ou la suppression.
- Assurez-vous que la disponibilité du nouveau type d'hébergement est correcte.
- Toutes les réservations existantes liées au type de chambre modifié doivent être réattribuées manuellement. Elles seront non attribuées après la mise à jour.
- Vérifiez deux fois le mappage des chambres côté Cloudbeds PMS.
Contactez l'assistance si la modification affecte votre plan de facturation
Si vous avez essayé d'ajouter des chambres/lits à votre compte Cloudbeds PMS et que le système a affiché un message d'avertissement indiquant que "cette modification dépassera votre plan de facturation", contactez l'équipe d'assistance avec les informations suivantes : quelles chambres vous souhaitez déplacer.
- Où souhaitez-vous déplacer la chambre existante
- Indiquez si vous allez augmenter votre nombre de chambres ou simplement déplacer des chambres vers un autre type d'hébergement
Notre équipe pourra vérifier votre nombre de chambres et, si nécessaire, augmentera temporairement votre nombre de chambres (par exemple, pendant 7 jours ouvrés), afin que vous disposiez de suffisamment de temps pour effectuer les modifications sur Cloudbeds PMS sans être facturé.
Une fois que l'équipe d'assistance Cloudbeds vous aura contacté pour l'augmentation temporaire du nombre de chambres, procédez aux étapes suivantes.
Déplacer l'unité de chambre vers un autre type d'hébergement
1. Étapes dans Cloudbeds PMS
1.1. Créer un nouveau type de chambre ou dortoir
Ajoutez une nouvelle unité de chambre ou un dortoir sous un type d'hébergement existant en augmentant le nombre de chambres ou créez un nouveau type d'hébergement selon vos besoins.
Pour plus d'informations : Créer et gérer vos types d'hébergement
1.2. Réattribuez vos réservations
- Déplacez toutes les réservations en cours (en séjour), futures (Confirmation en attente et Confirmées) vers la nouvelle chambre/dortoir créée ou simplement vers un hébergement existant avec disponibilité
- Assurez-vous d'avoir vérifié toutes les réservations attribuées ainsi que les réservations non attribuées.
Vous trouverez ici plus de détails sur Comment déplacer une réservation vers un autre type de chambre sans changer le tarif.
1.3. Supprimez l'ancienne chambre ou dortoir
Suivez ce guide pour bien supprimer un type d'hébergement.
Si les chambres ne sont pas supprimées du compte, votre abonnement Cloudbeds augmentera lorsque notre service de facturation retirera le nombre temporaire de chambres créées.
- Si vous avez beaucoup de réservations futures, la suppression d'un type de chambre peut être un processus long car les réservations attribuées à ce type doivent être réattribuées. Leurs tarifs ne seront pas mis à jour pour refléter le prix du nouveau type de chambre.
- Lors de la suppression d'un type de chambre, les réservations peuvent être réattribuées à un type de chambre déjà complet pour ces dates. Nous ne sommes pas responsables des surréservations causées par la suppression d'un type de chambre.
Si vous réduisez le nombre d'unités de chambre ou de dortoirs
Sachez que lorsque vous supprimez un lit d'unité de chambre dans le PMS Cloudbeds au sein d'un type d'hébergement, par défaut, le système supprimera la dernière unité de la liste.
1.4. Vérifiez votre disponibilité et vos tarifs
Assurez-vous que votre disponibilité et vos tarifs pour le nouveau type d'hébergement sont corrects.
Vous pouvez utiliser soit la matrice de disponibilité, soit le calendrier pour confirmer les tarifs et la disponibilité
1.5. Informer l’équipe d’assistance
Si vous avez déjà contacté l’équipe d’assistance, informez-la que les modifications ont été terminées (en utilisant le même ticket ouvert).
2. Étapes dans vos canaux connectés
Les étapes ci-dessous doivent être réalisées sur tous vos canaux connectés.
-
Créer de nouveaux types de chambre dans l'extranet de vos OTA.
- Chaque canal fonctionne différemment, contactez directement leur équipe d'assistance si vous avez besoin d'aide.
- Supprimer les anciens types de chambre dans les OTA et assurez-vous qu'ils ne soient plus vendus.
Lorsque vous supprimez un type de chambre sur l'extranet de l'OTA, cela éliminera toute réservation future, mais il est fort probable qu'un établissement reçoive des modifications pour les réservations précédemment confirmées dans ce type de chambre.
Même si vous avez réattribué toutes les réservations sur le calendrier du Cloudbeds PMS, cette action ne modifiera pas le type de chambre de la réservation sur l'OTA. Si cela se produit, suivez la procédure ici : Réservations pour chambres non associées
3. Mapper les chambres sur Cloudbeds PMS
Sur la page Distribution, mappez les nouvelles chambres à vos canaux pour synchroniser la disponibilité et les tarifs. Consultez ce guide si vous avez des doutes : Distribution des canaux - Guide de mappage des chambres
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