Facturation - FAQ

Vous pouvez personnaliser et ajuster les paramètres de votre facture sur la page Facturation. Suivez les instructions ici : Facturation - Comment configurer

Non. Pour éviter que différentes factures portent le même numéro, le système ne permet pas de réinitialiser le numéro de facture, même si vous supprimez la réservation du système.

Exemple :

• En 2019, le numéro d’index de départ (numéro de facture) a été configuré à "1" et depuis, 2163 factures ont été générées.
• L’année suivante, en 2020, vous souhaitez réinitialiser le numéro d’index à "1" à nouveau

Résultat : Le numéro de facture sera séquentiel, il ne repartira pas de 1 mais continuera à 2164.

Solution de contournement :

Une nouvelle période fiscale peut être marquée en utilisant l’option Préfixe ou Suffixe.

Utilisez la section Préfixe ou Suffixe pour indiquer l’année.

La première facture générée en 2020 ressemblera à ceci : 2020 - 2164 ou 2164-2020, et la seconde sera 2020 - 2165 ou 2165-2020.

Avec la facturation avancée, vous pouvez créer des factures séparées pour chaque client de la réservation. La facture affichera le nom du client à qui elle sera facturée. Suivez le guide étape par étape ici : Facturation - Comment générer et télécharger des factures à partir des réservations

Si vous utilisez une version antérieure de la facturation, la création d’une facture pour chaque client affichera toujours le client principal en haut de la facture, mais les détails des transactions porteront le nom du client respectif qui leur est attribué. En savoir plus : Facturation - Puis-je créer une facture pour chaque client ?

Consultez cet article pour des instructions détaillées : Comment envoyer une facture par e-mail ?

Détails de la réservation

Ouvre la facture depuis une réservation où elle a été générée en accédant aux Détails de la réservation.

1. Cliquer sur Documents.
2. Aller dans Factures.
3. Cliquer sur le nom du fichier pour ouvrir la facture, tu pourras alors la télécharger et l’imprimer.

Rapport de factures

Tu peux aussi rechercher la ou les factures sur la page du Rapport de factures.

1. Cliquer sur Menu
2. Aller dans Rapports financiers
3. Sélectionner Rapport de factures
4. Cliquer sur l’icône en forme de roue dentée.
5. Sélectionner Ouvrir la facture.

6. Tu peux ensuite télécharger/imprimer la facture

Problème : Tu as cliqué sur une facture, et le fichier a été téléchargé dans le navigateur sous forme de document vide.

Solutions possibles :

1. Il est conseillé d’ajouter Cloudbeds à la liste des sites sécurisés dans l’extension McAfee (si tu en utilises une) ou toute autre extension de sécurité
2. Désactiver l’extension McAfee dans Chrome si elle n’est pas utilisée actuellement
3. Activer la fonction Télécharger les fichiers PDF au lieu de les ouvrir automatiquement dans Chrome

Pour cela, suis les étapes ci-dessous :

• Sur ton ordinateur, ouvre Chrome.
• En haut à droite, clique sur Paramètres
• En bas, clique sur Paramètres avancés
• Sous Confidentialité et sécurité, clique sur Paramètres des sites
• Presque en bas, clique sur Documents PDF
• Active Télécharger les fichiers PDF au lieu de les ouvrir automatiquement dans Chrome

Scénario :

• Vous avez une réservation au nom du client Jada Smith
• Vous avez publié une transaction sur le folio du client
• Le nom des transactions publiées précédemment restera Jada Smith

Puis, ultérieurement, vous devez changer le nom du client en Will Smith

• Même si le nom du client a été changé en Will Smith, lorsque vous générez une autre facture, la transaction publiée précédemment appartiendra toujours à Jada Smith
• Pourquoi ? La facture reflétera toujours les informations du folio et non celles de la réservation

Si des transactions sont en attente, elles seront publiées avec le nom actuel du client (dans ce cas Will Smith).

Il s'agit d'un comportement attendu du système, veuillez consulter la solution de contournement ci-dessous :

En solution de contournement, vous devrez télécharger la facture sur votre ordinateur et la convertir de PDF en Doc à l'aide d'une application de conversion PDF - Doc que vous pouvez trouver en ligne. Une fois le fichier converti, vous pouvez modifier manuellement le nom dans le Doc.

Si la facture contient des DCP (Informations personnellement identifiables et sensibles), un utilisateur sans autorisation de visualisation des DCP ne doit pas pouvoir voir la facture. Le message d'avertissement suivant s'affichera :

Pour pouvoir voir les factures générées contenant des DCP, demandez au propriétaire de l'établissement d'accéder à la page des rôles des utilisateurs du Cloudbeds PMS et de mettre à jour les autorisations souhaitées dans la section DCP comme illustré ci-dessous :

Actuellement, les langues suivantes sont disponibles dans la fonctionnalité de facturation :

• Anglais
• Portugais
• Espagnol
• Russe
• Ukrainien
• Italien
• Allemand
• Français
• Estonien
• Polonais
• Néerlandais
• Finnois
• Grec
• Japonais
• Thaï
• Chinois
• Hébreu
• Coréen
• Suédois
• Norvégien
• Lituanien
• Vietnamien
• Hongrois
• Slovaque
• Tchèque
• Roumain

Les factures générées dans Cloudbeds ne sont pas des « factures électroniques ». Actuellement, il n’est pas possible d’exporter les données des factures, vous pouvez uniquement exporter les transactions. C’est également ainsi que fonctionne l’intégration actuelle avec les logiciels comptables.

Non, l’utilisation de l’API est une méthode pour transférer des données de MFD vers n’importe quel logiciel, mais l’API n’est pas une option alternative pour générer des factures électroniques.

Vous devrez peut-être engager un développeur pour créer votre propre système de génération de factures électroniques et utiliser l’API de Cloudbeds PMS afin de collecter les informations relatives aux transactions. Cependant, il est important que vous lisiez notre documentation API avant de commencer et que vous vous assuriez que les informations disponibles via l’API seront suffisantes.

Vous devez créer les factures officielles en dehors de Cloudbeds PMS en utilisant un produit de votre choix qui respecte la réglementation locale.

La facturation avancée est une version améliorée de la fonction de facturation existante. Elle propose de nouvelles fonctions que la facturation précédente ne possédait pas, comme l'annulation d'une facture et la création d'un avoir. Découvrez d'autres avantages : Facturation - Tout ce que vous devez savoir

La facturation avancée est incluse dans les plans Cloudbeds Premier et Cloudbeds Enterprise, elle est également disponible en tant que supplément payant.

Pour vérifier votre plan Cloudbeds actuel, suivez les instructions de cet article : Comment vérifier mon plan Cloudbeds actuel (forfait) ?

La facturation avancée n'est pas encore disponible pour le module Groupes. L'article suivant explique comment fonctionne la facturation dans le module Groupes : Groupes - Facturation

Avec la facturation avancée, chaque transaction ne peut être facturée qu'une seule fois — cela évite la duplication des factures.

Si dans les paramètres de facturation, vous avez choisi de générer la facture au moment du check-out, le système générera une nouvelle facture à chaque fois que vous changerez le statut de la réservation en Check-out, tant qu'il y aura des transactions non facturées auparavant. Sinon, le système ne générera pas de nouvelle facture.

Non. Lorsque vous annulez une facture, son statut passe à Annulée mais le numéro de série reste le même. La prochaine facture générée aura le numéro suivant.