Vous pouvez signaler une absence sans annulation directement à Booking.com, sans quitter le système Cloudbeds PMS. En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez :
- Mettre à jour la disponibilité sur le canal dans l’espoir de générer une réservation de dernière minute ;
- Choisir de percevoir ou de renoncer aux frais d'annulation — le tout sans quitter le système Cloudbeds PMS.
Canal prenant en charge cette fonctionnalité :
- Booking.com
Comment activer la fonctionnalité Absence sans annulation
Étape 1 - Autorisations utilisateur
Veuillez vérifier attentivement les autorisations utilisateur - Les boutons radio sous les Paramètres généraux du système (plus de détails à l'étape suivante) ne doivent être visibles que pour les utilisateurs qui ont :
-
Distribution activée :
- Accédez à la page des Rôles > Cliquez pour modifier le rôle correspondant > Dans la section « Configuration de l'établissement », activez le bouton bascule Distribution
2. Bouton bascule Modifier les Réservations activé
- L'option Modifier la Réservation se trouve dans la section Réservation. Elle permet aux utilisateurs d'accéder aux « fonctionnalités du flux manuel » concernant le rapport d'absence sans annulation (plus d'informations sur le flux manuel ci-dessous)
Consultez plus d'informations sur le rôle de l'utilisateur ici.
3. Le canal doit être un canal connecté et actif sur Cloudbeds PMS
- Accédez à l'onglet Canal pour vérifier que le statut du canal est « Activé ». Voici un exemple :
Étape 2 - Activation de la fonctionnalité Auto absence sans annulation
Auto absence sans annulation signifie que si un client n'arrive pas avant 2h05 le jour suivant la date de check-in (heure locale de l'établissement), le système changera automatiquement le statut de la réservation en absence sans annulation
En complément de la fonctionnalité Auto absence sans annulation, vous avez désormais la possibilité d'automatiser la déclaration des absences sans annulation au canal :
- Accédez aux paramètres généraux du système
- Sous Automatisation, Préférences, activez le bouton bascule de la fonctionnalité absence sans annulation en ON
- Trois boutons radio s'afficheront avec les options ci-dessous le bouton bascule (si le bouton bascule est désactivé ou si l'utilisateur n'a pas l'autorisation, aucune sous-option n'est affichée). Les options sont :
- Ne pas envoyer automatiquement - Change automatiquement le statut en absence sans annulation dans le système, mais NE PAS déclarer l'absence au canal
- Envoyer ; ANNULER les frais d'annulation - automatise la déclaration de l'absence au canal et ANNULLE TOUJOURS les frais d'annulation
- Envoyer ; Ne pas annuler les frais d'annulation - automatise la déclaration de l'absence au canal et NE SUPPRIME JAMAIS les frais d'annulation
Annuler signifie que les frais d'annulation ne seront pas appliqués
Processus et détails
Une fois que vous avez activé la fonctionnalité dans les paramètres généraux du système et choisi l’une des options, vous pouvez gérer un rapport d’absence sans annulation automatisé ou manuel vers le canal, selon votre choix lors de l’activation de la fonctionnalité.
Flux de rapport automatisé
Veuillez vérifier toutes les options des préférences d'automatisation :
| Préférences d'automatisation | Les réservations seront marquées comme absence sans annulation dans le PMS Cloudbeds | Les informations d'absence sans annulation seront envoyées au canal | Les frais d'annulation seront annulés | E-mail envoyé concernant les réservations en absence sans annulation |
|---|---|---|---|---|
| Ne pas envoyer automatiquement | OUI | NON | OUI | NON |
| Envoyer ; Annuler les frais d'annulation | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Envoyer ; Ne pas annuler les frais d'annulation | OUI | OUI | NON | OUI |
Notez que vous pouvez déplacer une réservation en absence sans annulation avant 2h05 du matin et choisir de la signaler au canal manuellement.
Exemple : si une réservation était dans un statut autre que NON ENREGISTRÉE à 2h du matin et que la réservation n'a pas fait partie du rapport automatique en raison d'un statut différent (p. ex. Confirmation en attente), vous pouvez la déplacer manuellement en absence sans annulation plus tard dans la journée. Veuillez consulter ci-dessous comment utiliser le flux de rapport manuel.
Flux de rapport manuel
Ce processus ne fonctionne que si la réservation n’a pas déjà été signalée comme absence sans annulation au canal depuis le PMS Cloudbeds.
Pour signaler manuellement une absence sans annulation au canal via le PMS Cloudbeds, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
- Accédez à la réservation dans le PMS Cloudbeds
- Modifiez le statut de la réservation en Absence sans annulation (quel que soit le statut actuel)
- Le PMS Cloudbeds vérifiera si la réservation se situe entre 00h00 (minuit) à la date du check-in, et jusqu’à 48 heures plus tard
- Un message d’avertissement devrait apparaître, comme illustré ci-dessous, et vous devrez sélectionner une des options dans la liste déroulante
- Le système enverra cette information au canal
- ANNULER – le statut de la réservation reste dans l’état actuel et ne passe pas en Absence sans annulation. Aucune information n’est envoyée au canal
- CONTINUER > Ne pas envoyer au canal – le statut de la réservation sera changé en Absence sans annulation, mais aucune information ne sera envoyée au canal
- CONTINUER > Envoyer l’info d’absence sans annulation au canal ; Frais d’annulation annulés – le statut de la réservation change en Absence sans annulation. L’information est envoyée au canal pour annuler les frais d’annulation
- CONTINUER > Envoyer l’info d’absence sans annulation au canal ; Frais d’annulation maintenus – le statut de la réservation change en Absence sans annulation. L’information est envoyée au canal avec les frais d’annulation
- Après avoir choisi une des options ci-dessus, un indicateur de chargement s’affichera immédiatement
- Une fois le message de succès reçu du canal, vous verrez le message suivant
Si le statut de la réservation est modifié ultérieurement puis remis en Absence sans annulation dans la fenêtre de 48 heures (et que toutes les règles sont valides), l’utilisateur aura toujours la possibilité de signaler l’absence sans annulation au canal.
Lors de l’utilisation du flux de signalement manuel, l’utilisateur peut également rencontrer les avertissements suivants :
Trop tôt pour signaler
Si la réservation est en dehors de la plage (trop tôt), la boîte de dialogue suivante s’affichera
Trop tard pour signaler
Si la réservation est hors de la plage de 48 heures (trop tard), la boîte de dialogue suivante s’affichera
Que se passe-t-il après le message de succès
À quoi s'attendre après que la réservation a été envoyée avec succès au canal en tant qu'absence sans annulation :
- Le canal va « annuler » la réservation sur son extranet
- Dans le PMS Cloudbeds, la réservation sera marquée comme absence sans annulation et contiendra le numéro d'annulation en attente, jusqu'à ce que le PMS Cloudbeds reçoive une mise à jour du canal
- Lorsque la mise à jour d'annulation est reçue du canal, la réservation sera mise à jour pour afficher le numéro d'annulation et les frais d'annulation comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous
4. Selon ta politique d'annulation, tu devras publier manuellement les frais d'annulation sur le folio du client.
Merci de vérifier comment publier une transaction manuelle ici : Revenus des chambres. Comment ajouter et utiliser les revenus des chambres
Le traitement de l'information par le canal peut prendre 1 à 5 minutes. Pour cette raison, la réservation affichera le numéro d'annulation comme en attente, et ce n'est qu'après la mise à jour du canal que tu verras le numéro d'annulation et les frais d'annulation.
Erreurs possibles
Lorsqu’un message d’erreur est reçu du canal, vous verrez le message suivant :
| Erreurs possibles | Signification |
|---|---|
| Absence sans annulation déjà signalée |
|
| Trop tôt pour signaler |
|
| Trop tard pour signaler |
|
| Surréservation Cela se produit lorsque la réservation a été marquée comme « surréservée » sur Booking.com extranet |
|
| Non modifiable |
|
|
Déjà annulé |
|
| Autre |
|
Passer de absence sans annulation > Autre statut > absence sans annulation
- Si vous n’avez jamais signalé la réservation comme une absence sans annulation au canal, suivez les étapes décrites ci-dessus.
- Si vous avez déjà signalé la réservation comme une absence sans annulation au canal, et qu’ils essaient de la déplacer vers les statuts Confirmé, Confirmation en attente et Parti, le message suivant s’affichera
- Si vous avez déjà signalé avec succès une réservation comme une absence sans annulation au canal, puis que vous essayez de la remettre à absence sans annulation depuis n’importe quel statut, vous verrez le message suivant
Horodatages signalés / Journaux d'activité
Les journaux d'activité de la réservation afficheront les éléments suivants :
- Les horodatages du premier signalement d’une absence sans annulation à un canal
- L’utilisateur qui a effectué cette action
- La réponse du canal
Vous pouvez également vérifier ces modifications dans le journal d'activité général.
Utilisez le filtre « Modification effectuée » et sélectionnez « Réservation - Activité et Statut »
Questions fréquentes
Existe-t-il un rapport qui affiche ces réservations ?
Pour le moment, le Cloudbeds PMS ne propose pas de rapport dédié, mais les propriétaires d'établissement reçoivent un rapport quotidien d'état avec les réservations absence sans annulation envoyées vers / reçues du canal, sous forme d’un e-mail indiquant les statuts de succès / échec.
Exemple :
Actuellement, seul le propriétaire de l'établissement peut recevoir ces e-mails. Il n'est pas possible de modifier le destinataire.
Comment choisir les destinataires pour recevoir ces notifications système ?
Oui, une fois que vous avez activé cette fonctionnalité, vous pouvez accéder à l’onglet Préférences des notifications système pour configurer / modifier les destinataires - veuillez consulter l’article suivant pour plus de détails : Préférences des notifications système
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