Service d'Importation de réservations Cloudbeds - Tout ce que vous devez savoir

Juss Reyes

Mise à jour 4 juin 2026 02:22

Importation de réservations est un service payant de Cloudbeds soumis à des restrictions selon la compatibilité avec différents systèmes et formats de fichiers. Cet article propose un aperçu général de ce service, du processus correspondant, ainsi que des questions les plus fréquentes.

Pour utiliser ce service, demandez à votre Coach d'intégration si vous êtes en phase de configuration, ou contactez notre Équipe d'assistance pour plus d'informations sur les étapes à suivre. Ce service peut être adapté pour inclure les réservations passées, présentes et futures.

Aperçu

Pour faire importer vos réservations existantes depuis votre système précédent, OTA ou fichier, nous proposons notre service d'importation de réservations.

Le processus d'importation de réservations est généralement divisé en 2 parties :

Importation standard des réservations : inclut toutes les réservations en cours (en séjour) et les arrivées futures
Importation historique des réservations : inclut toutes les réservations parties pour la période que vous avez demandée.

Considérations importantes

Avertissement de sécurité

Pour protéger la confidentialité de vos clients et respecter les normes de sécurité des données, merci de ne pas joindre de fichiers de réservations à votre réponse par e-mail. L'e-mail n'est pas un canal sécurisé pour ces informations.
Lors du processus d'importation, demandez un lien vers notre dossier sécurisé Google Drive. Notre équipe vous fournira un lien unique pour téléverser vos fichiers en toute sécurité.

Sachez que différents systèmes ou fichiers ne sont pas compatibles, et que les données nécessitent toujours des ajustements manuels de la part de notre équipe.

L'accès aux détails de vos clients et de leurs réservations est nécessaire pour que le spécialiste de l'importation puisse réaliser le service.
Tout d'abord, nous devons récupérer les données de votre fournisseur actuel (PMS ou OTA) ; certains systèmes fournissent des fichiers de rapport contenant toutes ou la plupart des informations nécessaires, nous vous invitons donc à partager un fichier .csv ou .xlsx exemple contenant les données de réservation organisées par ligne.
- Si possible, veuillez inclure plusieurs rapports avec différents types d'informations, tels que les Réservations, les Clients et les Paiements, afin que nous puissions évaluer si les données peuvent être fusionnées et utilisées pour l'importation.
- Si vous ne savez pas comment procéder, n'hésitez pas à demander un fichier de réservation au responsable de compte de votre système actuel. De plus, nous serons ravis d'organiser un appel vidéo à votre convenance pour vous guider dans le processus d'extraction et répondre à toutes vos questions ou préoccupations.
Une fois toutes les informations en main, nous commencerons le processus de conversion de ces données dans un format compatible pour être importé dans le système Cloudbeds.
Nous faisons de notre mieux pour extraire toutes les informations nécessaires. Nous ne pouvons pas savoir à l'avance quelles informations seront disponibles ni dans quel format avant d'avoir examiné votre système ou vos fichiers.
Nous recommandons d'importer deux ans de réservations historiques à des fins de rapport. De plus, si vous utilisez des OTAs comme Booking.com ou Expedia, les réservations futures peuvent se synchroniser automatiquement une fois les connexions avec les OTAs établies.

Processus d'importation des réservations

Avant de commencer

La configuration de votre établissement doit être terminée : Juste après l’importation, les canaux seront activés et votre système mis en ligne.
Les sources doivent être créées (surtout si vous travaillez avec des taxes) : Dans ce cas, elles doivent être configurées et liées à leurs sources. Consultez votre Coach d'intégration si vous avez des questions. En savoir plus sur comment ajouter ou modifier les sources de réservation principales et tierces.
Les types de chambre doivent être définis de manière similaire à la source d’importation (l’autre PMS/OTA) et de préférence avec le même nom ou un nom similaire. Si des modifications sont apportées à la configuration des chambres lors du passage à Cloudbeds, merci de nous fournir une liste de correspondance des chambres, par exemple :
- Le Dortoir féminin n’existera plus, importez toutes les réservations de dortoir féminin vers le Dortoir mixte.
- La chambre standard s’appellera désormais la Chambre double.

À la date d’importation, la disponibilité doit être fermée sur tous les canaux ainsi que sur le moteur de réservation, ainsi nous garantissons que le système est mis à jour juste après le processus. Si vous souhaitez garder vos canaux ouverts, vous devrez alors vérifier manuellement l’activité pendant l’importation.

Pendant le processus

Pendant l’importation, vous devez arrêter toute activité liée aux réservations et au traitement des paiements dans l’ancien système et sur vos canaux. Nous commencerons à importer les réservations et vous informerons une fois l’importation terminée, cela peut prendre environ 24 heures.
Si vous ne pouvez pas arrêter vos activités de réservation, notez les modifications et vérifiez-les manuellement après la fin de l’importation.
Si vous recevez une réservation directe (e-mail, téléphone, etc.) pendant le processus d’importation, vous pouvez les ajouter manuellement à votre compte. Dans ce cas, merci de vérifier votre disponibilité avec votre ancien système/OTA.

En savoir plus sur la création d’une nouvelle réservation dans Cloudbeds PMS

Après l’importation

Une fois l’importation terminée, vous serez prêt à activer vos canaux, et le nouveau moteur de réservation sera prêt à être installé sur votre site web.

Important :

Seuls les tarifs totaux des chambres et le montant total payé peuvent être importés. Cela permettra également de calculer le solde restant.
Les types de paiement et les dates de paiement peuvent être importés ; lorsque le type de paiement n’est pas disponible, il sera enregistré comme « Importé depuis le système précédent ».
Les paiements pour extras (non liés aux tarifs des chambres) ne peuvent être importés qu’en tant que notes.
Les réservations seront importées avec le prix total réparti également entre les jours, donc si vous modifiez des réservations avec des tarifs journaliers différents, le solde dû devra être ajusté en conséquence.
Le PMS Cloudbeds peut générer des rapports différemment de votre ancien PMS.
- Par exemple, si vous avez un nombre différent de chambres ou de types de chambres, le rapport d’occupation affichera des données différentes. Pour cette raison, le rapport d’occupation peut ne pas être exact et doit être considéré comme une référence plutôt que comme des données officielles.

Données historiques

Si vous choisissez de importer des réservations passées, il est important de prendre en compte les informations suivantes :

Les réservations parties auront toutes les charges publiées dans le système ; cela inclut les taxes et les frais lorsque disponibles.
Pour les réservations parties, si la date de paiement est manquante, elle sera publiée à la date d’arrivée.
Les paiements seront ajoutés comme Importés depuis le système précédent si les données sur le type de paiement ne sont pas disponibles.
Normalement, nous importons les réservations passées avec paiement complet (revenus des chambres + taxes + frais), cela peut être modifié sur demande, si vous préférez conserver les soldes restants sur les données historiques.
Normalement, les réservations annulées et les no-shows ne sont pas importées, cela peut être modifié sur demande, si vous préférez conserver vos réservations annulées.

Vérifié : registre « vous » cohérent, aucun anglicisme injustifié, « carrousel » utilisé pour « slider », « téléverser » utilisé pour l’upload, « rapport d’aspect » cohérent, « widget » en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d’interface cohérente, « établissement » utilisé pour « property », phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.

Questions fréquentes

Quelles données peuvent être téléversées ?

Si votre système précédent ou fichier le permet, nous pouvons extraire et importer les éléments suivants :

Nom principal (Prénom et nom)
Adresse e-mail : Si elle n’est pas fournie ou incorrecte, une adresse e-mail « fictive » sera générée afin que les réservations puissent être importées.
Pays : Si non fourni, un pays par défaut sera généré en fonction du pays de l’établissement
Numéro de téléphone
Adresse
Ville
État
Code postal
Date d’arrivée
Date de départ
Date de réservation
- Si elle n’est pas disponible, la date de check-in sera utilisée comme date de réservation pour les réservations passées, et la date du jour d’importation sera utilisée pour les réservations futures.
Nombre de chambres
Nombre d’adultes et d’enfants
Montant total de la réservation
- Les réservations seront importées avec le montant total réparti également entre les jours. Ainsi, si vous modifiez des réservations avec des tarifs journaliers différents, le solde dû devra être ajusté en conséquence.
Type de chambre :
- Les réservations seront importées vers les types de chambre corrects et, si disponible, l’hébergement exact sera alloué.
- Si l’allocation n’est pas disponible, les types de chambre et l’occupation seront toujours corrects, et les réservations seront prêtes à être attribuées manuellement ou automatiquement.
Source de la réservation : Origine de la réservation (OTA, site web, etc.)
- Pour les OTA, si clairement indiqué, nous importerons comme « Hotel Collect » ou « Channel Collect ». Sinon, elles seront importées par défaut en tant que Hotel Collect.
- Si l’une des sources n’est pas créée dans le PMS Cloudbeds, nous utiliserons « Site web / moteur de réservation » comme source par défaut.
Identifiant de réservation tiers : Si non fourni, il restera vide. Cela peut poser problème :
- Les OTA peuvent envoyer des modifications à une réservation particulière. Si le numéro de réservation OTA n’est pas inclus, une nouvelle réservation peut être créée, causant un doublon, ou, selon l’OTA, aucune mise à jour ne sera reçue. Cela signifie que les modifications sur l’OTA devront être ajustées manuellement.
Statut : Les réservations seront importées en Confirmation en attente afin que l’établissement puisse vérifier si les informations sont correctes avant de les confirmer.
- Les réservations en Confirmation en attente et Confirmées sont toutes deux valides et affectent la disponibilité de la même manière. Il s’agit simplement d’un indicateur visuel pour aider l’établissement à identifier les réservations à vérifier avant confirmation.
- Les réservations en check-in seront également importées en Confirmation en attente, car le système n’autorise pas l’importation de réservations dans un autre statut.
Notes : Toute information fournie en tant que « Notes » depuis la source sera incluse dans les notes de la réservation. De plus, toute information pertinente qui ne peut pas être importée dans un champ spécifique sera ajoutée ici.
- Certains PMS disposent de plusieurs emplacements pour stocker des notes, mais toutes ne sont pas exportées. Dans ce cas, seules les notes fournies peuvent être ajoutées automatiquement.
Paiements
- Si elle est fournie par la source, la somme des paiements sera ajoutée aux réservations.
- Types de paiement : si le type de paiement est clairement identifié, il sera ajouté à la réservation.
- Date de paiement : si la date de paiement est clairement identifiée, elle sera ajoutée correctement. Sinon, le système l’importera en utilisant la date de réservation OU la date d'arrivée (pour les réservations en séjour).
Produit vendu : Nous pouvons importer le montant total des produits vendus dans chaque réservation, si disponible, nous pouvons également importer le nom de l’article, la quantité et la date de paiement.
Groupes : Si un ensemble de plusieurs réservations fait partie d’un groupe existant, et que l’information est disponible, cela peut être associé au nom du groupe dans ton module Groupes dans Cloudbeds.

Qu'est-ce qui ne sera pas importé ?

Toutes les informations qui ne sont pas importées automatiquement peuvent être ajoutées manuellement par l'établissement après l'importation. Il n'est pas possible de modifier la date de réservation.

Toutes les informations non fournies par la source. Exemple : Certains PMS disposent de champs pour les Notes, mais celles-ci ne sont pas exportées dans le fichier des Réservations.
Détails de la carte de crédit : Les détails de la carte de crédit sont normalement cryptés et ne sont pas exportés avec les fichiers de réservation. Pour des raisons de sécurité, ces informations ne sont généralement pas accessibles en masse.
Champs personnalisés, même s'ils ont été créés sur Cloudbeds PMS. Cependant, nous pouvons ajouter ces informations dans les notes de réservation.
Toutes les charges supplémentaires non liées aux tarifs de chambre, si elles sont disponibles. Nous vous fournirons une liste des réservations nécessitant un ajustement en conséquence. Nous pouvons également ajouter ce montant supplémentaire dans les notes de réservation.

Nous pourrions avoir besoin de l'aide de l'établissement pour fournir des informations manuelles, si la source ne fournit pas certaines informations obligatoires.
Nous ne réaliserons aucune saisie manuelle autre que les ajustements via notre outil d'importation pour rendre les données compatibles.

J'ai reçu une modification/annulation de mon OTA qui ne s'est pas reflétée dans Cloudbeds PMS. Que dois-je faire ?

Si la réservation a été importée sans l'identifiant de réservation tiers, Cloudbeds ne pourra pas les associer ni mettre à jour la réservation importée. Très probablement, Cloudbeds PMS créera une nouvelle réservation avec les nouvelles informations. Surveillez ces réservations, au cas où.
Si vous recevez une modification/annulation d'un compte OTA non connecté à Cloudbeds PMS, elle ne sera pas reçue. Dans ce cas, vous devrez les retrouver manuellement dans Cloudbeds PMS et effectuer les ajustements nécessaires.

Les annulations de réservations importées depuis Expedia : Les annulations de réservations Expedia créées avant la connexion avec Cloudbeds devront être traitées manuellement.

Mon rapport d'occupation ne correspond pas, que s'est-il passé ?

Cloudbeds PMS peut générer des rapports différemment de votre ancien PMS. De ce fait, le Rapport d'Occupation peut ne pas être exact et doit être considéré comme un rapport de référence plutôt que comme des données officielles.

Si vous avez ajouté ou supprimé des types de chambre ou des nombres de chambres entre-temps, le rapport peut afficher des chiffres différents.