Cet article explique comment exporter les informations financières depuis Cloudbeds PMS et comment les importer dans ton compte Quickbooks.
N’oublie pas que Quickbooks applique sa propre tarification pour l’enregistrement d’un compte chez eux. Contacte l’équipe d’assistance de Quickbooks pour en savoir plus.
Étape 1 - Exporter les transactions depuis Cloudbeds PMS
Une fois que tu t'es connecté à ton compte Cloudbeds PMS :
- Dans le Menu principal
, clique sur Rapports
- Dans la barre Rechercher des rapports, tape Grand livre des paiements (ou fais défiler jusqu'à la section Financière)
- Clique sur Rapport du grand livre des paiements (le rapport s'ouvrira dans un nouvel onglet)
- Sélectionne le(s) type(s) de paiement que tu souhaites exporter
- Choisis l’intervalle de dates de paiement
- Si tu ne souhaites pas exporter les transactions associées, supprime toutes les options de ce menu.
- Sélectionne le statut de la réservation (dans cet exemple, nous ne prenons pas en compte les réservations Annulées et Non-présentées).
- Clique sur Appliquer pour générer le rapport
- Puis, clique sur Exporter vers -> Excel
N’hésite pas à filtrer les transactions selon tes besoins.
Les transactions annulées (affichées en rouge dans le rapport) apparaîtront dans ton compte Quickbooks sous la colonne Dépensé.
Étape 2 - Ajuster la feuille Excel
Avant d’importer le fichier, assure-toi que toutes les exigences ci-dessous sont respectées.
Tout d’abord, tu dois séparer la date de l’heure ; sinon, Quickbooks n’acceptera pas le fichier :
- Supprime le « TOTAL GÉNÉRAL » en bas de la feuille
- Ajoute une nouvelle colonne
- Sélectionne toutes les données de la colonne « Date/Heure »
Note que les cellules fusionnées ne sont pas acceptées
- Dans le menu Excel, clique sur Données -> Convertir (Texte en colonnes)
- Sélectionne Largeur fixe puis clique sur Suivant
- Clique à nouveau sur Suivant
- Sélectionne l’option Date et choisis JMA (Jour / Mois / Année)
Clique sur Terminer
Tu as maintenant les données dans des colonnes séparées. Renomme-les « Date » et « Heure », comme montré ci-dessous.
Étape 3 - Enregistre la feuille Excel
Ta feuille est maintenant prête à être importée. Va-y, enregistre-la au format CSV (valeurs séparées par des virgules).
Étape 4 - Importer dans Quickbooks
Connecte-toi à ton compte Quickbooks :
- Va dans l’onglet Banque
- Dans le menu déroulant Mettre à jour, sélectionne Téléversement de fichier
- Clique sur Parcourir et téléverse le fichier correct
Note : La feuille doit être au format CSV (séparé par des virgules).
- Sélectionne un compte pour téléverser le fichier (tu dois choisir ton compte bancaire)
- Pour chaque champ de compte bancaire, choisis un champ Quickbooks :
- Date - Sélectionne la colonne correspondante dans la feuille Excel
- Choisis le format de date (jj/mm/aaaa)
- Description - Tu peux choisir n’importe quel type de description ; cela peut être le numéro de chambre, le nom du client, l’identifiant de réservation, etc.
(Astuce : l’identifiant de réservation t’aidera à retrouver facilement la transaction plus tard)
- Montant - Cette option correspond à la colonne « Crédit » dans ta feuille Excel
- Choisis 1 ou 2 colonnes (cela dépend de ton compte bancaire)
- Clique sur Suivant
- Si Quickbooks n’affiche aucune alerte, clique sur Suivant pour confirmer
Une fois le fichier téléversé avec succès, Quickbooks te redirigera vers le tableau de bord
Sur cet écran, tu pourras voir toutes les transactions téléversées sous l’onglet « À vérifier »
Les transactions « annulées » s’afficheront sous la colonne Dépensé et non sous la colonne Reçu dans ton compte Quickbooks.
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