Configuration de l'intégration automatique (étape 2) - Configuration de la distribution (canaux de distribution)

Connecter vos Canaux de Distribution est l'une des étapes les plus cruciales du processus de configuration. La distribution permet à votre établissement d'être visible sur divers OTA par des milliers de clients potentiels.

Tous vos Tarifs et Types de Chambres doivent être configurés dans Cloudbeds PMS avant de passer à cette étape. Consultez l'Étape 1 pour plus d'informations.

Avant de commencer

  • Les étapes suivantes vous aideront à configurer vos connexions de canaux actives.
  • Assurez-vous que votre disponibilité est précise et à jour dans vos connexions de canaux actives.
  • Si vous n'êtes pas encore configuré avec un canal particulier, vous devrez créer un compte avec eux en premier. Consultez notre article ici pour quelques conseils à ce sujet.
  • Si vous n'avez pas encore de compte myallocator, attendez votre Coach d'Onboarding pour activer la configuration de distribution pour vous
  • Avant de commencer, confirmez que les informations de disponibilité et de tarifs sur votre calendrier sont 100% précises.

Comment configurer la distribution

Les canaux de distribution (communément appelés OTA) permettent à votre établissement d'être vu par des milliers de clients potentiels qui visitent ces sites web avec lesquels vous avez des comptes. Suivez les étapes ci-dessous pour commencer à configurer vos canaux de distribution sur votre compte Cloudbeds PMS :

Étape 1 - Accédez à votre page de distribution de chaînes

Demander à votre coach d'intégration d'activer la page de Distribution des canaux pour vous.

  1. Une fois que votre coach d'intégration confirme l'activation de la page, cliquez sur le bouton Compte
  2. Cliquez sur Paramètres
  3. Accédez à la section Distribution des canaux et allez à l'Introduction

1. Si vous avez déjà un compte myallocator :

Assurez-vous absolument que vos paramètres sur Cloudbeds PMS correspondent à ceux de myallocator. Cela inclut le nombre d'hébergements.

Points à noter :

  • Toutes les réservations précédemment reçues par myallocator peuvent être importées automatiquement dans Cloudbeds PMS par notre équipe d'Importation des réservations une fois que les informations obligatoires ont été complétées dans le processus de configuration. Ce processus inclut à la fois les réservations passées et futures jusqu'à 2 ans dans le passé.
  • Si vous choisissez d'importer depuis myallocator, assurez-vous de ne pas avoir ajouté manuellement ces réservations à Cloudbeds PMS. Faire cela créera des réservations en double et des surréservations fictives.
  • Les réservations des canaux suivants sont importées automatiquement au moment de connecter votre établissement à Cloudbeds PMS (N'oubliez pas d'informer votre coach d'intégration pour effectuer cette action après avoir connecté votre établissement)
    • Booking.com
    • Expedia
    • Airbnb
    • Goibibo

2. Si vous changez de fournisseur de PMS et que vous avez déjà un compte myallocator :

Les étapes ci-dessous sont effectuées par l'équipe d'intégration. Une fois celles-ci terminées, continuez et suivez les étapes suivantes.

  • Toutes les réservations directes effectuées dans le système de votre précédent fournisseur de PMS (par exemple : téléphone, moteur de réservation du site web, sur place, e-mail) devront être transférées manuellement. Certains PMS offrent la possibilité d'exporter vos réservations passées sous forme de fichier CSV ou Excel pour référence.
  • Nous devrons déconnecter votre compte myallocator de votre PMS actuel, afin de pouvoir connecter le PMS Cloudbeds. Si myallocator est connecté aux deux systèmes en même temps, cela peut entraîner un comportement inattendu tel que la disponibilité incorrecte et des prix distribués aux canaux, des réservations ne se transférant pas sur la plateforme appropriée et des surréservations.
  • Une fois que nous aurons connecté les deux comptes, le PMS Cloudbeds remplacera myallocator. À partir de ce moment-là, le PMS Cloudbeds sera le seul système dans lequel les modifications seront apportées et votre plateforme sera en ligne.
  • Vos identifiants pour myallocator seront modifiés dans le processus et vous serez exclu de myallocator. Pas d'inquiétude car vous gérerez tout depuis le PMS Cloudbeds.

3. Si vous n'avez pas encore de compte myallocator

Assurez-vous que tous vos types de chambres, tarifs, disponibilités et autres informations ont été entièrement saisies dans le PMS Cloudbeds. Attendez que votre coach d'intégration confirme que vous êtes prêt et nous créerons un tout nouveau compte myallocator pour vous.

4. Si vous êtes prêt à passer en direct

Contactez notre équipe de support pour Activer la Distribution pour votre établissement.

L'activation de myallocator activera pleinement votre compte PMS Cloudbeds et vous mettra en direct.

Une fois la distribution activée, passez à l'Étape 2 ci-dessous.

Étape 2 - Choisissez vos paramètres de distribution
  1. Cliquez sur la section Allocation
  2. Pour la plupart des établissements, nous recommandons de choisir "Dernière chambre disponible (Recommandé)". Cependant, pour réserver certaines chambres pour un dortoir du personnel ou pour les vendre exclusivement avec le Moteur de Réservation, sélectionnez Allocation de l'établissement, vous devrez ensuite configurer votre allocation de canal.
Étape 3 - Configurer vos canaux

Maintenant que vos paramètres de distribution Cloudbeds PMS sont activés, il est temps de commencer à connecter vos canaux !

Certains canaux ont des exigences spécifiques pour les activer avec un gestionnaire de canaux. En savoir plus sur les canaux suivants : Booking.com, Expedia, Hostelworld.

  1. Sous la section Distribution des canaux, allez sur Canaux
  2. Sélectionnez un Canal : Le processus pour activer un canal varie, mais pour la plupart, vous devrez entrer des identifiants. Certains canaux, comme Booking.com et Expedia, nécessitent que vous les contactiez d'abord, et d'autres ont un processus d'approbation.
  3. Cliquez sur Non configuré, cliquez pour configurer. Cela ouvrira la boîte d'informations d'identification du canal. Entrez les informations requises (il peut s'agir d'un identifiant et d'un mot de passe, ou simplement d'un ID, selon chaque canal).
  1. Associez vos chambres : C'est l'une des étapes les plus importantes pour garantir une expérience positive avec la distribution des canaux.
  2. Cliquez sur Suivant pour continuer

Points à noter :

  • Toutes les chambres sur l'OTA doivent être associées à un type de chambre correspondant dans Cloudbeds PMS, sinon, elles doivent être désactivées/non répertoriées. Les types de chambres des canaux de distribution qui ne sont pas associés à un type de chambre Cloudbeds PMS ne recevront jamais de mises à jour de disponibilité, ce qui peut entraîner des surréservations.
  • Nous recommandons fortement de mapper uniquement un type de chambre de votre canal à un type de chambre correspondant dans Cloudbeds PMS.
  • Nous ne recommandons pas d'essayer de mapper plusieurs chambres individuelles Cloudbeds PMS à un seul type de chambre de votre canal. Cela est incompatible avec la plupart des OTAs et a de fortes chances de créer des surréservations. Consultez nos Lignes directrices de mappage des canaux de distribution pour en savoir plus.
  • Vos chambres Cloudbeds PMS apparaîtront à côté d'une liste déroulante des chambres configurées sur ce canal, sélectionnez le type de chambre OTA approprié pour correspondre à ceux que vous avez créés dans Cloudbeds PMS.
  1. Ajoutez votre différence de tarif spécifique au canal : Pour que votre tarif par défaut sur ce canal soit différent de ce qui apparaît sur votre calendrier, saisissez le montant supplémentaire ici. Utilisez un montant fixe ou un pourcentage.
  2. Cliquez sur Suivant pour continuer.
  1. Confirmation et étapes supplémentaires : Une fois que vous voyez l'écran de confirmation et que Configuration terminée s'affiche, vous avez terminé le mappage du canal dans Cloudbeds PMS !
  • Certains canaux nécessitent des étapes supplémentaires pour finaliser la configuration. Pour Booking.com, par exemple, vous devez vérifier une fois de plus votre extranet (Extranet > Compte > Gestionnaire de canaux) et confirmer la toute dernière étape d'activation.
  • Si vous avez des dates de fermeture définitive dans votre extranet Booking.com après avoir établi la connexion avec le canal, consultez cet article pour apprendre comment ouvrir vos chambres.

Choses importantes à garder à l'esprit

  • Si vous aviez précédemment un compte myallocator, à partir de ce moment, Cloudbeds PMS sera le système pour effectuer des modifications, et votre plateforme sera en direct.
  • Vos identifiants pour myallocator seront modifiés dans le processus et vous serez bloqué(e) de myallocator. Pas de souci car vous gérerez tout depuis Cloudbeds PMS. Ne tentez pas de réinitialiser vos identifiants myallocator car cela peut rompre le lien entre les deux systèmes et causer des problèmes de disponibilité, de prix et de surréservations.
  • Gardez à jour les identifiants de connexion à l'extranet pour vos différents canaux de distribution dans la section des canaux de Cloudbeds PMS. Changer ceux-ci sans les mettre à jour dans Cloudbeds PMS peut entraîner des erreurs de connexion. La disponibilité des canaux pourrait ne pas se synchroniser automatiquement ou les réservations pourraient ne pas être importées.
  • Cloudbeds PMS ne modifie pas la devise à l'intérieur de l'extranet d'un canal. Assurez-vous absolument que les paramètres de devise dans l'extranet de votre site de canal correspondent à ce que vous avez défini dans Cloudbeds sous l'onglet Devise de la section distribution. Vérifiez : Comment définir des taux de conversion personnalisés pour les OTA.
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