Utilisez les Créances clients pour suivre les soldes restants après le check-out des clients. Ce guide explique comment créer et gérer les grands livres, transférer les soldes depuis les folios, enregistrer les paiements et annuler les transferts si nécessaire. Vous apprendrez également à mettre à jour ou à clôturer les grands livres afin de garder vos enregistrements comptables organisés et précis.
- Accédez au menu principal
de votre tableau de bord
- Allez dans l'onglet Créances clients de la page Comptabilité
- Cliquez sur ajouter + Nouveau compte en haut à droite
- Donnez-lui un nom, saisissez une description si nécessaire, puis enregistrez.
Lorsqu’un folio présente un solde restant dû (p. ex., après le départ d’un client), vous verrez une option « Transférer vers Créances clients » :
- Accédez à une réservation clôturée avec un solde dû
- Allez dans le folio
- Cliquez pour transférer ce solde dû vers le grand livre des Créances clients.
- Vous devez créer un grand livre pour pouvoir transférer des soldes depuis les folios.
- En cliquant sur cette action, vous pouvez déplacer le solde vers un grand livre des Créances clients.
- Ce transfert ramène le solde du folio à 0,00 $, ce qui simplifie la gestion des folios des clients en séjour tout en suivant les montants impayés.
4. Recherchez un grand livre particulier si votre compte en possède plusieurs et que vous devez en trouver un rapidement.
5. Choisissez le grand livre des Créances clients vers lequel transférer le solde concerné.
6. Cliquez pour transférer.
7. Le montant transféré apparaîtra comme une nouvelle transaction sur le folio avec la mention Transfert vers grand livre des Créances clients.
- Accédez aux Créances clients
- Sélectionnez le grand livre des créances clients que vous avez utilisé pour transférer le solde dû et cliquez dessus pour l’ouvrir.
- Vous verrez chaque solde que vous avez transféré dans ce grand livre.
- Le back office peut désormais utiliser ce grand livre pour suivre les montants dus et relancer les paiements.
- Vous pouvez ajouter manuellement des paiements en utilisant l’option Ajouter un paiement, qui enregistre le montant reçu et le mode de paiement. Les futures mises à jour incluront des options de facturation et de paiement plus complètes, comme la carte de crédit ou le Paiement par lien.
- Saisissez le montant, sélectionnez l’option de paiement utilisée
-
Enregistrez
Si un solde a été transféré par erreur dans un grand livre des créances clients, vous pouvez annuler ce transfert :
- Cliquez sur les trois points à l’extrême droite de l’élément transféré et choisissez Transférer vers le folio.
- Vous pouvez aussi le faire depuis le folio, en utilisant l’option Annuler le transfert vers les créances clients.
Dans les deux cas, une fenêtre modale expliquera cette action et vous demandera de vérifier si vous souhaitez continuer.
Si vous confirmez, le transfert sera annulé par l’ajout d’une transaction. Cela est nécessaire pour préserver l’intégralité de la piste d’audit. Vous verrez un crédit négatif pour le montant initialement transféré sur le folio.
- Ouvre la page des créances clients.
- Trouve le grand livre que tu souhaites mettre à jour.
- Clique sur les trois points tout à droite du grand livre que tu veux modifier.
- Une fenêtre contextuelle te permettra de choisir modifier. Tu pourras changer le nom de ton grand livre ou ajuster la description.
-
Ferme un grand livre si nécessaire ici.
- Par défaut, une fois que tu fermes un grand livre, il ne sera plus affiché dans la liste des grands livres sur la page des créances clients. Cependant, tu peux facultativement ajuster le filtre de recherche pour inclure les grands livres fermés si tu as besoin d’y accéder.
- Inclue le statut du grand livre Fermé dans le filtre.
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