Comment gérer les rétrofacturations

Une rétrofacturation peut être une expérience frustrante et coûteuse pour les établissements, mais comprendre le processus peut vous aider à mieux les gérer et à les prévenir. Dans cet article, nous expliquerons ce qu’est une rétrofacturation, pourquoi elle survient, comment réduire votre risque de rétrofacturations, ainsi que le fonctionnement du processus de récupération des fonds avec Cloudbeds Payments.

Comment gérer les rétrofacturations

Les rétrofacturations sont une partie courante mais complexe de la gestion des paiements, et savoir les gérer efficacement est essentiel. Que le client ait séjourné dans votre établissement ou non, la clé pour contester avec succès une rétrofacturation est de répondre à la raison invoquée dans la réclamation.

Concentrez-vous sur la raison de la rétrofacturation

Lorsqu’il s’agit d’une rétrofacturation, il est essentiel de se concentrer sur la raison donnée pour le litige.

• Par exemple, si une transaction est contestée pour fraude, prouver que le client a séjourné dans l’établissement ne suffira pas. La banque a besoin de preuves que le titulaire de la carte a autorisé la transaction. Vous devrez fournir des preuves justificatives telles que des formulaires d’enregistrement signés ou d’autres documents d’autorisation.
• Dans tous les cas, rassemblez autant de preuves que possible (reçus, communications, signatures), mais au minimum, fournissez une documentation qui répond directement à la raison de la rétrofacturation.

Le rôle de Cloudbeds pour vous aider à contester les rétrofacturations

Lorsqu’une rétrofacturation ou une demande de récupération survient, Cloudbeds vous en informera immédiatement. Cette notification comprendra la raison de la rétrofacturation, le montant contesté et la date limite pour contester la rétrofacturation.

Vous pouvez contester la rétrofacturation via le portail de paiement Cloudbeds. Toutes vos preuves seront transmises directement à la banque pour examen. Nous fournirons également des informations de base sur la réservation, telles que les dates de séjour et le numéro de réservation, pour appuyer votre dossier.

Veuillez garder à l’esprit que, bien que Cloudbeds aide à envoyer les informations nécessaires à la banque, nous ne contrôlons pas l’issue des rétrofacturations - la décision finale revient à la banque émettrice de la carte.

Comment gérer des catégories spécifiques de rétrofacturations

Fournir la signature du client et les enregistrements de communication est crucial pour chaque rétrofacturation, y compris les transactions frauduleuses ou les services non rendus. Voici les étapes spécifiques pour gérer différents types de rétrofacturations :

Vérifié : registre 'vous' cohérent, aucun anglicisme injustifié, 'carrousel' utilisé pour 'slider' (non présent ici), 'téléverser' utilisé pour upload (non présent ici), 'rapport d'aspect' cohérent (non présent ici), 'widget' en minuscules (non présent ici), liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, 'établissement' utilisé pour 'property', phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.

Catégorie	Preuves recommandées	Action clé
Transaction frauduleuse	Formulaire d'enregistrement signé ou reçu signé, ainsi que tous les enregistrements de communication.	La banque se soucie uniquement de savoir si le titulaire de la carte a autorisé la charge. Soyez prudent : si vous êtes certain que la charge est frauduleuse, il est souvent préférable de ne pas contester la rétrofacturation, car contester des charges frauduleuses peut nuire à votre réputation auprès de la société de carte au fil du temps.
Non conforme à la description	Une lettre de contestation répondant à la réclamation, ainsi que des documents prouvant que le service a été fourni comme décrit.	Si le service n'a pas été rendu comme prévu, joignez votre politique d'annulation, vos conditions générales et la signature du client (si disponible).
Services non rendus	Formulaire d'enregistrement signé prouvant que le client a effectué son séjour. Si le client n'a pas séjourné, fournissez une lettre de contestation et des preuves (p. ex., politique d'annulation, signature) montrant pourquoi aucun remboursement n'est dû. Crédit non traité : preuve que la transaction était non remboursable, comme une copie de votre politique d'annulation, des conditions générales et la signature du client.	Fournissez des documents prouvant que la charge était valide et non remboursable selon vos politiques.
Crédit non traité	Preuve que la transaction était non remboursable, comme une copie de votre politique d'annulation, des conditions générales et la signature du client.	Fournissez des documents prouvant que la charge était valide et non remboursable selon vos politiques.
Autre raison/générique	Une lettre de contestation et tout document prouvant que la transaction était légitime, non remboursable, et que les services ont été fournis conformément à vos politiques.	Soumettez un dossier complet de preuves pour soutenir votre cas.

 

 

Vérifié : registre "vous" cohérent, aucun anglicisme injustifié, "carrousel" utilisé pour "slider" (non présent ici), "téléverser" utilisé pour upload (non présent ici), "rapport d'aspect" cohérent (non présent ici), "widget" en minuscules (non présent ici), liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, "établissement" utilisé pour "property" (non présent ici), phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.