FAQ des Services de messagerie de Cloudbeds Guest Experience

Lorsque le Raccourcissement de lien est activé dans Cloudbeds Guest Experience, les URL incluses dans les messages sont automatiquement converties en liens raccourcis.

Cela inclut :

• Les liens du Portail client insérés via la Balise de fusion Lien du Portail client dans les messages automatisés
• Les URL complètes saisies directement dans les modèles de message
• Les liens envoyés dans les messages automatisés ou manuels

Par défaut, les liens sont raccourcis en utilisant le domaine cb.whstl.io. Si tu configures un sous-domaine personnalisé, le système utilise alors ton lien court personnalisé.

L’URL originale reste inchangée dans ton modèle de message. Le lien est raccourci au moment de l’envoi du message.

Cela s’applique à tous les canaux de messagerie pris en charge, y compris SMS, WhatsApp et e-mail, sous réserve des restrictions spécifiques à chaque canal.

Comment activer le Raccourcissement de lien

1. Va dans Société > Services de messagerie.
2. Active le bouton bascule Raccourcissement de lien.
3. Facultatif : Clique sur Modifier les paramètres pour configurer un sous-domaine personnalisé que tu possèdes.
4. Clique sur Enregistrer.

Une fois activé, aucune configuration supplémentaire n’est nécessaire dans tes modèles de message ou automatisations. Les URL sont raccourcies automatiquement lors de l’envoi des messages.

Note : Si le Raccourcissement de lien est désactivé, les messages utilisent l’URL complète originale. L’activation de cette fonctionnalité ne modifie pas les messages déjà envoyés. Cloudbeds recommande d’utiliser cette fonctionnalité intégrée plutôt que des raccourcisseurs d’URL tiers.

Tu ne peux pas créer de liens hypertextes formatés dans les SMS comme dans les e-mails. Cependant, tu peux inclure une URL dans un SMS, et le destinataire pourra ouvrir ce lien.

Options :

• Enregistre les URL fréquemment utilisées comme variables de la Société pour ton équipe.
• Utilise le Raccourcissement de lien de Cloudbeds Guest Experience pour réduire la longueur des URL.
• Évite les raccourcisseurs de liens tiers quand c’est possible, car les liens raccourcis peuvent être bloqués par les contrôles de sécurité ou les fournisseurs de messagerie.

Lorsque la fonction intégrée de Raccourcissement de lien est activée, Guest Experience peut utiliser le domaine cb.whstl.io.

Important : Envoi de liens dans les messages Guest Experience (Erreur 5100)

Pour des raisons de sécurité, Cloudbeds Guest Experience peut bloquer les messages contenant des liens externes. Dans ce cas, le message peut échouer avec l’Erreur 5100.

Cela peut aussi affecter le contenu externe dans les e-mails, comme les images hébergées. Avant d’ajouter un logo ou une bannière à un e-mail automatisé, assure-toi que le domaine d’hébergement est approuvé.

Si tu rencontres l’Erreur 5100, contacte l’Assistance Cloudbeds ou ton Coach d’intégration et partage le lien que tu essaies d’envoyer.

Oui. Les e-mails automatisés peuvent utiliser le formatage HTML, ce qui te permet d’inclure des images hébergées à l’extérieur, comme le logo de ton établissement.

Important :

• Cela concerne les messages e-mail. Les SMS et WhatsApp ne prennent pas en charge l’affichage d’images HTML intégrées.
• Les images doivent être hébergées sur une URL HTTPS sécurisée.
• Le domaine d’hébergement de l’image doit être approuvé avant que l’image puisse être utilisée dans les messages Guest Experience.
• Si le domaine n’est pas approuvé, contacte l’Assistance Cloudbeds ou ton CSM avec l’URL ou le domaine de l’image.
• Certains clients e-mail bloquent par défaut les images distantes. Les Clients devront peut-être sélectionner Afficher les images ou Charger les images.

Bonnes pratiques :

• Utilise des URL d’images HTTPS accessibles publiquement.
• Ajoute un texte alternatif aux images.
• Envoie un e-mail test avant d’activer l’automatisation pour les Clients.

Oui. Tu peux configurer une adresse e-mail sortante personnalisée afin que les clients reçoivent des e-mails depuis l'adresse de ton établissement.

L'adresse doit utiliser un domaine que ton établissement contrôle, ce qui te permet de configurer les enregistrements d'authentification e-mail requis.

Après avoir ajouté l'adresse e-mail sortante personnalisée, tu disposes de 3 jours pour configurer les enregistrements DNS DKIM, SPF et DMARC requis.

Si tu ne gères pas le domaine de ton établissement, contacte ton administrateur de domaine ou ton prestataire informatique pour obtenir de l'aide.

Pour recevoir les réponses des clients dans Guest Experience, configure le transfert depuis ta boîte e-mail sortante personnalisée vers l'adresse e-mail entrante par défaut de Guest Experience de ton établissement.

Après avoir ajouté une adresse e-mail sortante personnalisée dans Cloudbeds Guest Experience, configure les enregistrements d'authentification DNS requis dans un délai de 3 jours.

• DKIM : Ajoute l'enregistrement DKIM requis dans les paramètres DNS de ton domaine et complète la vérification.
• SPF : Ton domaine doit avoir un seul enregistrement SPF. Si tu utilises déjà un autre fournisseur d'e-mails, comme SendGrid ou Brevo, combine les mécanismes SPF requis dans l'enregistrement existant au lieu d'en ajouter un nouveau.
• DMARC : Ton domaine doit avoir un seul enregistrement DMARC. S'il en existe déjà un, mets-le à jour si nécessaire au lieu d'en créer un doublon.

Après avoir mis à jour tes enregistrements DNS, complète le processus de vérification dans Guest Experience.

Si l’adresse e-mail sortante personnalisée affiche un statut DKIM échoué, supprime l’adresse de Cloudbeds Guest Experience, ajoute-la à nouveau et complète la vérification une nouvelle fois.

Procède de la même manière lorsque tu changes ton adresse e-mail sortante personnalisée :

1. Supprime l’adresse e-mail sortante personnalisée existante.
2. Ajoute la nouvelle adresse, ou réajoute l’adresse d’origine si tu résous un échec DKIM.
3. Vérifie les enregistrements DNS d’authentification requis.
4. Complète la vérification à nouveau.

Si le problème persiste, confirme que les enregistrements DKIM, SPF et DMARC du domaine sont correctement configurés et contacte l’Assistance Cloudbeds si tu as besoin d’aide supplémentaire.

Non. Agoda et la messagerie e-mail de Cloudbeds Guest Experience ne peuvent pas partager la même adresse e-mail personnalisée.

Utilise une adresse distincte pour chaque intégration.

Pour Agoda :

1. Utilise l’adresse e-mail enregistrée dans Agoda YCS lors de la configuration de l’intégration de la messagerie Agoda.
2. Contacte agoda.chain.support@agoda.com et demande que les e-mails obfusqués soient activés pour Cloudbeds.
3. Garde l’adresse Agoda séparée de ton adresse e-mail sortante personnalisée pour la messagerie Guest Experience.

Booking.com utilise des paramètres de sécurité des messages pour aider à prévenir les liens frauduleux et l'usurpation d'identité.

Dans l'extranet Booking.com, les établissements peuvent spécifier quelles adresses e-mail et quels liens sont autorisés dans les messages aux clients.

Les administrateurs peuvent ajouter des liens ou domaines approuvés dans les paramètres de sécurité des messages.

Pour autoriser les liens Cloudbeds Guest Experience :

1. Connecte-toi à l'extranet Booking.com.
2. Va dans Établissement > Préférences de messagerie.
3. Ouvre les Paramètres de sécurité.
4. Effectue l'authentification à deux facteurs.
5. Sélectionne Ajouter un lien et saisis l'URL ou le domaine.
6. Utilise l'option + pour ajouter d'autres liens si nécessaire.
7. Clique sur Ajouter un domaine.

Autorise ce domaine Cloudbeds Guest Experience :

• https://links.cloudbeds.com/

Si tu utilises un domaine personnalisé de raccourcissement de liens, ajoute également ce domaine à la liste blanche de Booking.com.

Dépannage :

Si Booking.com remplace une URL par [lien supprimé], vérifie que les domaines requis sont autorisés dans les paramètres de sécurité des messages de Booking.com.

Si un message échoue avec l'Erreur 5100 avant d'atteindre Booking.com, vérifie que le domaine est inclus dans la liste des liens approuvés Cloudbeds Guest Experience de l'établissement.

Si le problème persiste, contacte l'Assistance Cloudbeds.

1. Accède à la page Société.
2. Va dans Services de messagerie.
3. Active le Raccourcissement de lien.
4. Clique sur Modifier les paramètres.
5. Ajoute ton domaine personnalisé.
6. Clique sur Mettre à jour.

Les domaines de raccourcissement de lien doivent également être approuvés

Si tu utilises un raccourcisseur de lien tiers, comme bit.ly, t.ly ou rebrand.ly, assure-toi que les domaines concernés sont approuvés.

Les URL raccourcies peuvent rediriger via des domaines supplémentaires. Si un domaine dans la chaîne de redirection n’est pas approuvé, le message peut échouer avec une Erreur 5100.

Si les messages échouent, contacte l’Assistance Cloudbeds.

Chaque compte établissement Cloudbeds Guest Experience possède sa propre adresse e-mail entrante unique générée par le système.

Pour acheminer les réponses des clients vers le bon établissement, configure le transfert depuis la boîte e-mail de cet établissement vers son adresse e-mail entrante Guest Experience correspondante.

Lorsque les clients répondent à des messages envoyés depuis une adresse e-mail sortante personnalisée, ces réponses doivent être transférées vers l’adresse entrante correcte de l’établissement pour apparaître dans ses conversations Guest Experience.

Les conversations clients sont séparées par établissement. Il n’y a aucun partage ou consolidation automatique des messages entre les comptes établissements.

Cependant, le transfert d’e-mails doit être configuré correctement. La boîte e-mail de chaque établissement doit transférer vers sa propre adresse e-mail entrante unique Cloudbeds Guest Experience.

Si plusieurs établissements transfèrent les messages entrants vers la même adresse e-mail entrante Guest Experience, ces messages peuvent être acheminés vers le compte d’un seul établissement.

Cette configuration n’est pas recommandée. Chaque établissement doit transférer ses e-mails clients vers sa propre adresse entrante unique afin de garder les conversations séparées.

Pour améliorer la délivrabilité des e-mails, utilise une adresse e-mail sortante personnalisée vérifiée, provenant d’un domaine que ton établissement contrôle.

Utilise un domaine authentifié

• Utilise un domaine appartenant à ton établissement, comme tonhotel.com, pour ton adresse e-mail sortante personnalisée.
• N’utilise pas d’adresses e-mail gratuites, telles que Gmail, Yahoo ou Hotmail, comme adresse sortante personnalisée.
• N’utilise pas l’adresse e-mail entrante par défaut de Guest Experience comme expéditeur sortant personnalisé.

Configure les enregistrements d’authentification DNS

• Ajoute les enregistrements DKIM, SPF et DMARC requis dans un délai de 3 jours après avoir ajouté l’adresse sortante personnalisée.
• Maintiens un seul enregistrement SPF et un seul enregistrement DMARC pour le domaine.
• Si d’autres fournisseurs, comme SendGrid ou Brevo, utilisent déjà des enregistrements SPF, combine les mécanismes requis au lieu de créer des doublons.

Configure le transfert des réponses des clients

Transfère les messages entrants de ta boîte e-mail sortante personnalisée vers l’adresse e-mail entrante Cloudbeds Guest Experience par défaut de ton établissement.

Recommandations supplémentaires pour la délivrabilité

• Envoie les messages uniquement aux destinataires appropriés et respecte les préférences de désinscription.
• Évite les majuscules excessives, les objets trompeurs et les liens suspects.
• Teste la livraison des e-mails auprès des principaux fournisseurs, notamment Outlook et Gmail.
• Examine les échecs de livraison et le filtrage anti-spam lors du dépannage.

Non. Les e-mails envoyés depuis Cloudbeds Guest Experience sont transmis via son service de messagerie, et non directement depuis ta boîte Gmail ou Outlook.

Ils n’apparaissent donc pas automatiquement dans le dossier Envoyés de ta boîte e-mail habituelle.

Pour recevoir les réponses des clients dans Guest Experience, transfère les messages entrants de ta boîte d’envoi personnalisée vers l’adresse e-mail de réception Guest Experience par défaut de ton établissement.

Si tu souhaites conserver une copie d’un message envoyé dans ta boîte habituelle, tu peux te mettre en copie cachée (CCI) manuellement lors de ta réponse dans Guest Experience.

Pour recevoir les e-mails des clients dans Cloudbeds Guest Experience, transfère les messages entrants de la boîte e-mail habituelle de ton établissement vers l’adresse e-mail de réception unique Guest Experience de ton établissement.

1. Trouve ton adresse e-mail de réception Guest Experience : Ouvre les paramètres e-mail dans Services de messagerie et copie l’adresse de réception générée automatiquement attribuée à ton établissement.
2. Configure le transfert : Dans ton fournisseur de messagerie habituel, crée une règle de transfert qui redirige les e-mails entrants des clients vers cette adresse.
3. Effectue la vérification si nécessaire : Ton fournisseur de messagerie peut demander une confirmation avant d’activer le transfert.
4. Teste la configuration : Envoie un e-mail test à la boîte de ton établissement et vérifie qu’il apparaît dans Guest Experience.

Seuls les messages atteignant la bonne adresse de réception peuvent être acheminés vers les conversations Guest Experience de l’établissement. Les filtres de boîte, règles anti-spam ou délais de transfert peuvent affecter la livraison.

Lorsque tu envoies des pièces jointes image via le canal de messagerie Airbnb, respecte les formats de fichiers et les tailles pris en charge par Airbnb.

• Formats d’image pris en charge : JPEG, JPG, GIF et PNG.
• Taille maximale des fichiers : 5 Mo par image.

Si tu dois envoyer plusieurs images, divise-les en plusieurs messages séparés selon les besoins.

Ce sont des limitations spécifiques au canal Airbnb. Elles ne modifient pas les formats de pièces jointes généralement pris en charge par les autres canaux de messagerie Guest Experience.

Cloudbeds Guest Experience prend actuellement en charge les types de fichiers d’attachement généraux suivants :

• JPG
• PNG

Les types de fichiers suivants ne sont pas pris en charge pour les pièces jointes générales des messages Guest Experience :

• PDF
• SVG
• Documents Microsoft Word (.doc et .docx)

Si un format de pièce jointe n’est pas pris en charge, convertis-le en un format d’image pris en charge avant l’envoi, lorsque cela est approprié.