FAQ des Services de messagerie de Cloudbeds Guest Experience

Lorsque le Raccourcissement de lien est activé dans Cloudbeds Guest Experience, chaque URL incluse dans un message Cloudbeds Guest Experience est automatiquement convertie en un lien raccourci.

Cela inclut :

• Les liens du Portail client insérés à l’aide de la Balise de fusion Lien du Portail client dans les messages automatisés
• Toute URL complète saisie directement dans un modèle de message
• Les liens envoyés dans des messages automatisés ou manuels

Par défaut, les liens sont raccourcis en utilisant le domaine cb.whstl.io. Si tu configures un sous-domaine personnalisé dans les paramètres, le système utilisera ton lien court personnalisé à la place.

L’URL originale reste inchangée dans ton modèle de message. Le lien est automatiquement raccourci au moment de l’envoi du message.

Cela s’applique à tous les canaux de messagerie pris en charge, y compris SMS, WhatsApp et e-mail, ce qui permet de garder les messages concis et plus faciles à lire pour les clients.

Comment activer le Raccourcissement de lien

1. Va dans Société > Services de messagerie.
2. Active le bouton bascule Raccourcissement de lien.
3. Facultatif : clique sur Modifier les paramètres pour configurer un sous-domaine personnalisé que tu possèdes.
4. Clique sur Enregistrer.

Une fois activé, aucune configuration supplémentaire n’est nécessaire dans tes modèles de message ou automatisations. Toutes les URL seront raccourcies automatiquement lors de la livraison des messages.

Note : Si le Raccourcissement de lien est désactivé, les messages seront envoyés avec l’URL complète originale. Activer cette fonctionnalité ne modifie pas rétroactivement les messages déjà envoyés. Bonne pratique : Cloudbeds recommande d’utiliser la fonction intégrée de Raccourcissement de lien plutôt que des raccourcisseurs tiers, car cela améliore la délivrabilité et permet de gérer les liens directement depuis la plateforme.

L’ajout de liens hypertextes est une demande fréquente, mais il n’est pas possible d’ajouter des liens dans un message texte (SMS) comme c’est le cas dans un e-mail.

Tu peux ajouter un ou plusieurs liens dans un message texte (SMS), et Cloudbeds Guest Experience transformera automatiquement l’URL en lien cliquable permettant au destinataire d’accéder à la page liée.

Solutions de contournement :

• Enregistre les liens/raccourcis de liens en tant que variables de la Société pour que ton équipe puisse les utiliser ultérieurement.
• Utilise un raccourcisseur de liens (peu recommandé pour éviter les blocages anti-spam) — utilise des raccourcisseurs comme Bitly pour réduire la longueur de l’URL. Cela te permet d’envoyer le message avec un lien raccourci, ce qui te donne la possibilité d’étendre ton message au-delà des limites de caractères.

Tous les SMS envoyés depuis Cloudbeds Guest Experience contiendront un lien vers cb.whstl.io. Ce lien nous appartient et est légitime, donc ne t’inquiète pas des tentatives de phishing.

Important : envoi de liens dans les messages Guest Experience (Erreur 5100)

Pour des raisons de sécurité, Cloudbeds Guest Experience peut bloquer les messages contenant des liens externes. Dans ce cas, l’envoi du message peut échouer avec une Erreur 5100.

Cette exigence d’approbation peut aussi concerner le contenu externe utilisé dans les e-mails, comme les images hébergées. Si tu ajoutes un logo ou une bannière à un e-mail automatisé, assure-toi que l’URL de l’image utilise un domaine approuvé avant de tester le message.

Si tu rencontres une Erreur 5100, contacte l’Assistance Cloudbeds ou ton Coach d’intégration et partage le lien que tu essaies d’envoyer.

Notre équipe examinera la demande et t’aidera pour les étapes suivantes.

Oui. Les messages automatisés envoyés par e-mail peuvent utiliser le formatage HTML, ce qui te permet d’ajouter une image externe telle qu’un logo d’établissement.

Important :

• Cela s’applique uniquement aux messages e-mails. Les SMS et WhatsApp ne prennent pas en charge l’affichage d’images HTML intégrées.
• L’image doit être hébergée sur une URL HTTPS sécurisée.
• Avant que l’image ne s’affiche dans les e-mails Guest Experience, le domaine hébergeant l’image doit être approuvé.
• Si le domaine n’est pas encore approuvé, contacte l’Assistance Cloudbeds ou ton CSM et partage l’URL ou le domaine de l’image pour qu’il soit examiné.
• Certains clients e-mail bloquent par défaut les images distantes, donc les destinataires devront peut-être cliquer sur Afficher les images ou Charger les images avant que le logo n’apparaisse.

Bonne pratique :

• Utilise une URL d’image HTTPS accessible publiquement.
• Ajoute un texte alternatif à l’image.
• Envoie-toi un e-mail test avant d’activer l’automatisation pour les clients.

Booking.com a mis en place cette mesure de sécurité pour prévenir de manière proactive que des cybercriminels exploitent sa plateforme de messagerie afin d’usurper l’identité des clients et d’envoyer des liens de paiement frauduleux aux clients.

Dans la section Sécurité de la messagerie du extranet Booking.com, tu peux sélectionner quelles adresses e-mail et quels liens peuvent atteindre tes clients.

Ces paramètres de sécurité de la messagerie te permettent de :

• Spécifier quelles adresses e-mail tu utilises pour communiquer avec tes clients. Les e-mails envoyés depuis des adresses non enregistrées n’atteindront pas tes clients.
• Spécifier quels liens approuvés peuvent être partagés avec tes clients dans les messages. Tu peux aussi choisir de bloquer complètement tous les liens pour qu’ils n’atteignent pas tes clients. Nous supprimerons tout lien non enregistré dans les messages envoyés à tes clients.

Ces paramètres sont disponibles pour ceux qui ont des droits d’accès administrateur à leur compte extranet.

Pour résoudre ce problème, suis les étapes suivantes :

1. Connecte-toi à l’extranet
2. Clique sur Établissement puis sur Préférences de messagerie
3. Clique sur Paramètres de sécurité
4. Complète l’authentification à deux facteurs
5. Clique sur Ajouter un lien et saisis soit une URL spécifique (comme www.example.com/xyz.html) soit un domaine entier (comme example.com)
6. Pour ajouter d’autres liens, clique sur +
7. Clique sur Ajouter un domaine

Ajoute à la liste d’autorisation sur cette page le lien suivant :

Lien Cloudbeds Guest Experience :

• https://links.cloudbeds.com/

Si tu utilises un raccourcisseur d’URL, ajoute aussi à la liste d’autorisation :

• [sous-domaine].[hotel].com (remplace les crochets par le nom réel de ton sous-domaine dans les paramètres de ton raccourcisseur de liens).

Résolution des erreurs de message

Si Booking.com remplace une URL par [lien supprimé], vérifie que https://links.cloudbeds.com/ et tout domaine personnalisé de raccourcissement de liens sont inclus dans la liste d’autorisation de sécurité de la messagerie Booking.com. N’ajoute pas l’ancien domaine link.cloudbeds.com.

Si un message échoue avec l’Erreur 5100 avant d’atteindre Booking.com, le lien a été bloqué en interne par Cloudbeds car le domaine n’est pas inclus dans la liste des liens approuvés de l’établissement.

Si tu vois l’erreur 5100 et que le message n’atteint pas Booking.com, vérifie que les domaines requis sont bien sur la liste d’autorisation. Si le problème persiste, contacte l’Assistance Cloudbeds pour obtenir de l’aide.

1. Accède à la page Société
2. Va dans Services de messagerie
3. Active le bouton bascule à côté de la bannière Raccourcissement de lien
4. Clique pour modifier les paramètres
5. Ajoute ton domaine personnalisé
6. Clique pour mettre à jour

Les domaines de raccourcissement doivent aussi être approuvés

Si tu utilises un raccourcisseur de lien (p. ex., bit.ly, t.ly, rebrand.ly), assure-toi que le domaine racine est ajouté aux liens approuvés.

Les URL raccourcies redirigent souvent via des domaines supplémentaires, ce qui peut déclencher l’erreur 5100 si un domaine de la chaîne de redirection n’est pas approuvé.

Pour éviter les échecs, assure-toi que tous les domaines utilisés dans les liens raccourcis sont autorisés. Si les messages ne s’envoient pas et que tu vois l’erreur 5100, contacte l’Assistance Cloudbeds pour obtenir de l’aide.

Chaque compte Cloudbeds Guest Experience (établissement) possède sa propre adresse e-mail entrante unique générée par le système (…@whistle.cloudbeds.com). Lorsqu’un établissement configure des règles de transfert depuis sa boîte mail publique vers cette adresse, tous les messages des clients sont livrés dans le compte Cloudbeds Guest Experience spécifique à cet établissement.

Les réponses des clients sont renvoyées à la même adresse e-mail « De » qu’ils ont reçue (l’adresse unique Cloudbeds Guest Experience de l’établissement). Cela garantit que les réponses sont acheminées uniquement vers le compte établissement correct.

Non. Les conversations des clients restent entièrement séparées par établissement. Il n’y a aucun partage ou consolidation automatique des messages entre établissements.

Dans cette configuration non standard, toutes les conversations seraient fusionnées dans un seul compte. Ce n’est pas recommandé. Chaque établissement doit utiliser sa propre adresse e-mail Cloudbeds Guest Experience pour maintenir une communication correctement segmentée.

Pour améliorer la réception dans la boîte de réception des e-mails Hotmail/Outlook, les établissements doivent suivre ces bonnes pratiques :

Envoie depuis un domaine authentifié

• Utilise un domaine hébergé par Cloudbeds (p. ex., noreply@yourhotel.com) comme adresse d’envoi.
• Place l’adresse Hotmail dans le champ Répondre à afin que les clients la voient lorsqu’ils répondent. 

Publie les enregistrements d’authentification : Assure-toi que les enregistrements SPF, DKIM et DMARC sont configurés pour éviter le filtrage anti-spam.

Maintiens des listes d’e-mails propres : Inclue uniquement les contacts ayant donné leur consentement et supprime régulièrement les rejets définitifs ou adresses inactives.

Évite le contenu déclencheur de spam : Évite les MAJUSCULES, un langage trop promotionnel ou les raccourcisseurs d’URL dans les objets et le corps des messages.

Teste les campagnes avant envoi : Envoie des messages tests vers des comptes Hotmail/Outlook, Gmail et Apple Mail pour vérifier qu’ils n’atterrissent pas dans les spams.

Surveille les journaux de distribution : Consulte le Journal de distribution des e-mails pour identifier rapidement les messages marqués comme spam ou bloqués.

Solution intérimaire facultative : Si la migration complète vers un domaine de marque n’est pas possible, envoie les e-mails depuis ...@whistle.cloudbeds.com avec l’adresse Hotmail en Répondre à.

Pour configurer cela :

• Va dans Paramètres de la Société → onglet E-mail → Envoi depuis = domaine authentifié → Répondre à = adresse Hotmail → Enregistre → Vérifie la boîte Hotmail.

Ces étapes garantissent que les e-mails sont envoyés via un domaine de confiance tout en permettant aux clients de répondre à leur adresse Hotmail familière, réduisant ainsi le risque que les e-mails soient classés en spam.

Non. Les e-mails envoyés depuis Cloudbeds Guest Experience sont délivrés via le service mail de Cloudbeds Guest Experience, soit depuis une adresse e-mail sortante personnalisée vérifiée, soit depuis l’adresse e-mail entrante de l’établissement. Comme ces messages sont envoyés en dehors de Gmail ou Outlook, ils n’apparaissent pas automatiquement dans ta boîte de réception ou ton dossier envoyés. Seuls les e-mails reçus à l’adresse e-mail entrante de Cloudbeds Guest Experience sont transformés en Chats clients.

Si tu souhaites une copie de tes messages envoyés dans Gmail ou Outlook, tu dois te mettre en copie cachée (BCC) manuellement lors de ta réponse dans Cloudbeds Guest Experience.

Pour centraliser les communications avec les clients dans Cloudbeds Guest Experience, tu dois transférer les e-mails de la boîte mail habituelle de ton établissement (p. ex. Gmail, Outlook) vers l’adresse e-mail entrante de Cloudbeds Guest Experience. Voici comment faire :

1. Trouve ton adresse e-mail entrante Cloudbeds Guest Experience : Connecte-toi à Cloudbeds Guest Experience, va dans E-mail / Services de messagerie, et copie l’adresse e-mail entrante (p. ex. établissement-123@inbound.whistle.cloudbeds.com).
2. Configure le transfert d’e-mails : Dans ta boîte mail habituelle, crée une règle pour transférer tous les messages entrants ou une sélection vers l’adresse e-mail entrante de Cloudbeds Guest Experience, puis active la règle.
3. Vérifie le transfert si nécessaire : Certains fournisseurs d’e-mails peuvent envoyer un code ou un lien de confirmation à Cloudbeds Guest Experience ; suis les instructions pour compléter la vérification.
4. Teste la configuration : Envoie un e-mail test à l’adresse principale de ton établissement et confirme qu’il apparaît dans Cloudbeds Guest Experience en tant que Chat client.

Note les limites : Seuls les e-mails qui atteignent l’adresse entrante de Cloudbeds Guest Experience apparaissent dans le Chat client. Les filtres, règles anti-spam ou retards chez ton fournisseur de messagerie peuvent affecter la livraison.

Cette configuration garantit que tous les messages clients provenant de plusieurs canaux sont accessibles dans une seule boîte de réception unifiée au sein de Cloudbeds Guest Experience, aidant ton équipe à répondre rapidement et à rester organisée.

Cloudbeds Guest Experience prend actuellement en charge les types de fichiers joints suivants dans les messages :

• JPG
• PNG

Les types de fichiers suivants ne sont pas pris en charge et ne peuvent pas être envoyés ou reçus via les messages de Cloudbeds Guest Experience :

• PDF
• SVG
• Documents Microsoft Word (.doc et .docx)