FAQ des Services de messagerie Cloudbeds Expérience client

Lorsque le Raccourcissement de lien est activé dans Cloudbeds Expérience client, chaque URL incluse dans un message Cloudbeds Expérience client est automatiquement convertie en un lien raccourci.

Cela inclut :

• Les liens du Portail client insérés via la Balise de fusion Lien du Portail client dans les messages automatisés
• Toute URL complète saisie directement dans un modèle de message
• Les liens envoyés dans les messages automatisés ou manuels

Par défaut, les liens sont raccourcis en utilisant le domaine cb.whstl.io. Si tu configures un sous-domaine personnalisé dans les paramètres, le système utilisera ton lien court personnalisé à la place.

L’URL originale reste inchangée dans ton modèle de message. Le lien est automatiquement raccourci au moment de l’envoi du message.

Cela s’applique à tous les canaux de messagerie pris en charge, y compris SMS, WhatsApp et e-mail, ce qui permet de garder les messages concis et plus faciles à lire pour les clients.

Comment activer le Raccourcissement de lien

1. Va dans Société > Services de messagerie.
2. Active le bouton bascule Raccourcissement de lien.
3. Facultatif : clique sur Modifier les paramètres pour configurer un sous-domaine personnalisé que tu possèdes.
4. Clique sur Enregistrer.

Une fois activé, aucune configuration supplémentaire n’est nécessaire dans tes modèles de message ou automatisations. Toutes les URL seront raccourcies automatiquement lors de la livraison des messages.

Note : Si le Raccourcissement de lien est désactivé, les messages seront envoyés avec l’URL complète originale. Activer cette fonctionnalité ne modifie pas rétroactivement les messages déjà envoyés. Bonne pratique : Cloudbeds recommande d’utiliser la fonction intégrée de Raccourcissement de lien plutôt que des raccourcisseurs tiers, car cela améliore la délivrabilité et permet de gérer les liens directement depuis la plateforme.

L’ajout de liens hypertextes est une demande fréquente, mais il n’est pas possible d’ajouter des liens hypertextes dans un message texte (SMS) comme c’est le cas dans un e-mail.

Tu peux ajouter un ou plusieurs liens dans un message texte (SMS), et Cloudbeds Expérience client transformera automatiquement l’URL en lien cliquable, permettant au destinataire d’accéder à la page liée.

Solutions de contournement :

• Enregistre les liens/raccourcis de liens en tant que variables de la Société pour que ton équipe puisse les utiliser ultérieurement.
• Utilise un raccourcisseur de liens (peu recommandé pour éviter les blocages anti-spam) — utilise des raccourcisseurs comme Bitly pour réduire la longueur de l’URL. Cela te permet d’envoyer le message avec un lien raccourci, ce qui te donne la possibilité d’étendre ton message au-delà des limites de caractères.

Tous les SMS envoyés depuis Cloudbeds Expérience client contiendront un lien vers cb.whstl.io. Ce lien nous appartient et est légitime, donc ne t’inquiète pas des tentatives de phishing.

Important : Envoi de liens dans les messages Expérience client (Erreur 5100)

Pour des raisons de sécurité, Cloudbeds Expérience client peut bloquer les messages contenant des liens externes. Dans ce cas, l’envoi du message peut échouer avec Erreur 5100.

Cette exigence d’approbation peut aussi concerner le contenu externe utilisé dans les e-mails, comme les images hébergées. Si tu ajoutes un logo ou une bannière à un e-mail automatisé, assure-toi que l’URL de l’image utilise un domaine approuvé avant de tester le message.

Si tu rencontres l’Erreur 5100, contacte l’Assistance Cloudbeds ou ton Coach d’intégration et partage le lien que tu essaies d’envoyer.

Notre équipe examinera la demande et t’aidera pour les étapes suivantes.

Oui. Les messages automatisés envoyés par e-mail peuvent utiliser le formatage HTML, ce qui te permet d’ajouter une image externe, comme le logo de l’établissement.

Important :

• Cela s’applique uniquement aux messages e-mails. Les SMS et WhatsApp ne prennent pas en charge l’affichage d’images HTML intégrées.
• L’image doit être hébergée sur une URL sécurisée HTTPS.
• Avant que l’image ne s’affiche dans les e-mails de l’Expérience client, le domaine hébergeant l’image doit être approuvé.
• Si le domaine n’est pas encore approuvé, contacte l’Assistance Cloudbeds ou ton CSM et communique l’URL ou le domaine de l’image pour qu’il soit examiné.
• Certains clients e-mail bloquent par défaut les images distantes, les destinataires devront donc peut-être cliquer sur Afficher les images ou Charger les images avant que le logo n’apparaisse.

Bonne pratique :

• Utilise une URL d’image HTTPS accessible publiquement.
• Ajoute un texte alternatif à l’image.
• Envoie-toi un e-mail test avant d’activer l’automatisation pour les clients.

Booking.com a mis en place cette mesure de sécurité pour prévenir de manière proactive que des cybercriminels exploitent sa plateforme de messagerie afin d'usurper l'identité des clients et d'envoyer des liens de paiement frauduleux aux clients.

Dans la section Sécurité de la messagerie du extranet Booking.com, les clients peuvent sélectionner quelles adresses e-mail et quels liens peuvent atteindre leurs clients.

Ces paramètres de sécurité de la messagerie te permettent de :

• Spécifier les adresses e-mail que tu utilises pour communiquer avec tes clients. Les e-mails envoyés depuis des adresses non enregistrées n’atteindront pas tes clients.
• Spécifier quels liens approuvés peuvent être partagés avec tes clients dans les messages. Tu peux aussi choisir de bloquer complètement tous les liens afin qu’ils n’atteignent pas tes clients. Nous supprimerons tous les liens non enregistrés dans les messages envoyés à tes clients.

Ces paramètres sont disponibles pour ceux qui ont des droits d’accès administrateur à leur compte extranet.

Pour résoudre ce problème, suis les étapes suivantes :

1. Connecte-toi à l’extranet
2. Clique sur Établissement puis sur Préférences de messagerie
3. Clique sur Paramètres de sécurité
4. Complète l’authentification à deux facteurs
5. Clique sur Ajouter un lien et saisis soit une URL spécifique (comme www.example.com/xyz.html) soit un domaine entier (comme example.com)
6. Pour ajouter d’autres liens, clique sur +
7. Clique sur Ajouter un domaine

Ajoute en liste blanche sur cette page les liens suivants :

Liens Expérience client Cloudbeds :

• https://cb.whstl.io/
• https://link.cloudbeds.com/

Note : Cloudbeds utilisait auparavant le domaine link.cloudbeds.com. Les liens Expérience client utilisent maintenant le domaine links.cloudbeds.com.

Si tu utilises un raccourcisseur d’URL, ajoute aussi en liste blanche :

• [sous-domaine].[hôtel].com (remplace les crochets par le nom réel de ton sous-domaine dans les paramètres de ton raccourcisseur d’URL).

Dépannage des erreurs de message

Si un message échoue avec une Erreur 5100 avant d’atteindre Booking.com, le lien a été bloqué en interne par Cloudbeds car le domaine n’est pas inclus dans la liste des liens approuvés de l’établissement.

Si tu vois l’Erreur 5100 et que le message n’atteint pas Booking.com, vérifie que les domaines requis sont bien en liste blanche. Si le problème persiste, contacte l’Assistance Cloudbeds pour obtenir de l’aide.

1. Accède à la page Société
2. Va dans Services de messagerie
3. Active le bouton bascule à côté de la bannière Raccourcissement de lien
4. Clique pour modifier les paramètres
5. Ajoute ton domaine personnalisé
6. Clique pour mettre à jour

Les domaines de raccourcissement doivent également être approuvés

Si tu utilises un raccourcisseur de lien (p. ex., bit.ly, t.ly, rebrand.ly), assure-toi que le domaine racine est ajouté aux Liens approuvés.

Les URL raccourcies redirigent souvent via des domaines supplémentaires, ce qui peut déclencher l’Erreur 5100 si un domaine de la chaîne de redirection n’est pas approuvé.

Pour éviter les échecs, assure-toi que tous les domaines utilisés dans les liens raccourcis sont autorisés. Si l’envoi des messages échoue et que tu vois Erreur 5100, contacte l’Assistance Cloudbeds pour obtenir de l’aide.

Chaque compte Cloudbeds Expérience Client (établissement) possède sa propre adresse e-mail entrante unique générée par le système (…@whistle.cloudbeds.com). Lorsqu’un établissement configure des règles d’acheminement depuis sa boîte mail publique vers cette adresse, tous les messages des clients sont livrés dans le compte Cloudbeds Expérience Client de cet établissement spécifique.

Les réponses des clients sont renvoyées à la même adresse e-mail « De » qu’ils ont reçue (l’adresse unique Cloudbeds Expérience Client de l’établissement). Cela garantit que les réponses sont acheminées uniquement vers le compte établissement correct.

Non. Les conversations avec les clients restent totalement séparées par établissement. Il n’y a aucun partage ou consolidation automatique des messages entre établissements.

Dans cette configuration non standard, toutes les conversations seraient fusionnées dans un seul compte. Cela n’est pas recommandé. Chaque établissement doit utiliser sa propre adresse e-mail Cloudbeds Expérience Client pour maintenir une communication correctement segmentée.

Pour améliorer la réception dans la boîte de réception des e-mails Hotmail/Outlook, les établissements doivent suivre ces bonnes pratiques :

Envoyer depuis un domaine authentifié

• Utilisez un domaine hébergé par Cloudbeds (par exemple, noreply@yourhotel.com) comme adresse d’envoi.
• Placez l’adresse Hotmail dans le champ Répondre à afin que les clients la voient lorsqu’ils répondent.

Publier les enregistrements d’authentification : Assurez-vous que les enregistrements SPF, DKIM et DMARC sont configurés pour éviter le filtrage anti-spam.

Maintenir des listes d’e-mails propres : Incluez uniquement les contacts ayant donné leur consentement et supprimez régulièrement les adresses en rejet définitif ou inactives.

Éviter le contenu déclencheur de spam : Évitez les MAJUSCULES, un langage trop promotionnel ou les raccourcisseurs d’URL dans les objets et le corps des messages.

Tester les campagnes avant envoi : Envoyez des messages tests vers des comptes Hotmail/Outlook, Gmail et Apple Mail pour vérifier qu’ils n’atterrissent pas dans les spams.

Surveiller les journaux de distribution : Consultez le Journal de distribution des e-mails pour identifier rapidement les messages marqués comme spam ou bloqués.

Solution intérimaire facultative : Si la migration complète vers un domaine de marque n’est pas possible, envoyez les e-mails depuis ...@whistle.cloudbeds.com avec l’adresse Hotmail en Répondre à.

Pour configurer cela :

• Accédez à Paramètres de la Société → onglet E-mail → Envoyer depuis = domaine authentifié → Répondre à = adresse Hotmail → Enregistrer → Vérifiez la boîte de réception Hotmail.

Ces étapes garantissent que les e-mails sont envoyés via un domaine de confiance tout en permettant aux clients de répondre à leur adresse Hotmail familière, réduisant ainsi le risque que les e-mails soient classés en spam.

Non. Les e-mails envoyés depuis Cloudbeds Guest Experience sont délivrés via le service de messagerie de Cloudbeds Guest Experience, soit depuis un e-mail sortant personnalisé vérifié, soit depuis l’adresse e-mail entrante de l’établissement. Comme ces messages sont envoyés en dehors de Gmail ou Outlook, ils n’apparaissent pas automatiquement dans ta boîte de réception ou ton dossier envoyés. Seuls les e-mails reçus à l’adresse e-mail entrante de Cloudbeds Guest Experience sont transformés en Chats clients.

Si tu souhaites conserver une copie de tes messages envoyés dans Gmail ou Outlook, tu dois te mettre en copie cachée (CCI) manuellement lors de ta réponse dans Cloudbeds Guest Experience.

Pour centraliser les communications avec les clients dans Cloudbeds Guest Experience, tu dois transférer les e-mails de la boîte mail habituelle de ton établissement (p. ex. Gmail, Outlook) vers l’adresse e-mail entrante de Cloudbeds Guest Experience. Voici comment faire :

1. Trouve ton adresse e-mail entrante Cloudbeds Guest Experience : Connecte-toi à Cloudbeds Guest Experience, va dans E-mail / Services de messagerie, puis copie l’adresse e-mail entrante (p. ex. property-123@inbound.whistle.cloudbeds.com).
2. Configure le transfert d’e-mails : Dans ta boîte mail habituelle, crée une règle pour transférer tous les messages entrants ou une sélection vers l’adresse e-mail entrante de Cloudbeds Guest Experience, puis active la règle.
3. Vérifie le transfert si nécessaire : Certains fournisseurs d’e-mails peuvent envoyer un code ou un lien de confirmation à Cloudbeds Guest Experience ; suis les instructions pour finaliser la vérification.
4. Teste la configuration : Envoie un e-mail test à l’adresse principale de ton établissement et confirme qu’il apparaît dans Cloudbeds Guest Experience sous forme de Chat clients.

Note les limites : Seuls les e-mails arrivant à l’adresse entrante de Cloudbeds Guest Experience apparaissent dans le Chat clients. Les filtres, règles anti-spam ou retards chez ton fournisseur de messagerie peuvent affecter la réception.

Cette configuration garantit que tous les messages clients provenant de plusieurs canaux sont accessibles dans une seule boîte de réception unifiée au sein de Cloudbeds Guest Experience, aidant ton équipe à répondre rapidement et à rester organisée.