🧠La navigation des rapports peut être différente dans votre compte
Cloudbeds met à jour la façon d’accéder aux rapports dans le PMS. Selon ton établissement et la phase de déploiement, tu peux voir soit le menu Rapports consolidé, soit la nouvelle Page d’accueil des rapports.
Ce changement affecte l’emplacement d’accès aux rapports, mais ne modifie pas les données, calculs, filtres, autorisations ou la logique financière des rapports.
Si la navigation présentée dans cet article ne correspond pas exactement à ton écran, consulte ces guides pour découvrir la dernière expérience de navigation des rapports :
- Consolidation des rapports dans le menu PMS
- Navigation et page d’accueil des rapports mises à jour
Utilise ces articles pour identifier la mise en page des rapports disponible dans ton compte avant de suivre les Ă©tapes de navigation ci-dessous.
Le Rapport de notes dans le Cloudbeds PMS (rapports classiques) t’aide à trouver et consulter les notes de réservation et les notes de profil client en un seul endroit, sans ouvrir chaque réservation ou profil client.
- Pour les équipes de la réception : Utilise-le pour confirmer rapidement les détails importants des arrivées du jour, des clients en séjour et des prochains check-ins (exemple : demandes spéciales, suivis ou rappels internes).
- Pour les propriétaires et gestionnaires : Utilise-le pour auditer la qualité des notes, vérifier que le personnel suit tes procédures opérationnelles standard (SOP) et examiner comment les annulations, absences sans annulation, remises et exceptions sont documentées au fil du temps.
Accéder et utiliser
- Depuis le Menu principal, clique sur Rapports classiques
- Ouvre les Rapports d’activité quotidienne et clique sur Notes
- Définis tes filtres (exemple : date de check-in et de check-out aujourd’hui)
- Clique sur Appliquer
 Si vous ne trouvez pas les Rapports classiques dans le menu latéral, ne vous inquiétez pas ; Cloudbeds déploie progressivement un menu Rapports consolidé. Selon votre établissement, les Rapports classiques peuvent désormais se trouver dans la section Rapports.
En savoir plus dans Mise Ă jour de la navigation des rapports : consolidation des rapports dans le menu PMS.
Aperçu des filtres
Lorsque vous ouvrez le rapport, vous pouvez filtrer la liste des notes par :
- Nom du client, Réf. de réservation : Trouvez les notes pour un client ou une réservation spécifique.
- Utilisateur ayant ajouté : Voir les notes écrites par un membre du personnel spécifique.
- Type de notes : Choisissez entre RĂ©servations ou Clients.
- Statut de la réservation : Concentrez-vous sur les réservations Confirmées, En attente, Annulées, En séjour, Parties ou Absences sans annulation.
- Type de chambre : Sélectionnez la catégorie de chambre.
- Date de check-in et date de check-out : Trouvez les notes pour une plage de dates.
- Date d’ajout de la note : Trouvez les notes écrites à une date précise.
- Statut : Affichez les notes actives ou archivées.
 Une fois terminé : Vous pouvez lire la note dans le tableau et confirmer les détails du client.
 Astuce : Utilisez l’option Préréglages si vous souhaitez appliquer l’un des filtres par défaut : notes ajoutées aujourd’hui, notes des arrivées du jour ou notes des clients en séjour.
Champs par défaut du tableau des notes
Le rapport affichera les champs suivants par défaut après application des filtres :
- Utilisateur
- Date de réservation, date d'arrivée et date de départ
- Note créée : la date et l'heure d'envoi de la note correspondent au fuseau horaire configuré de l'établissement dans les préférences système.
- Statut de la réservation
- Source de la réservation
- Identifiant de réservation : numéro ou code de confirmation de la réservation
- Type de chambre : nom de la catégorie de chambre
- Type de notes : réservations / clients
- Statut : actif / archivé
- Note
Option de configuration du rapport
Cliquez sur le bouton Configurer le rapport pour :
- Organiser les articles dans l'ordre souhaité en les faisant glisser
- SĂ©lectionner les articles Ă afficher dans ton rapport
- Ajouter des champs supplémentaires
- Choisir le type de fichier d’exportationÂ
- SĂ©lectionner le format du nom du clientÂ
- Choisir le format de la casse des lettres
- Définir toutes tes options, puis cliquer sur Enregistrer. Le système utilisera ces paramètres lors de la prochaine génération du rapport.
Utilise des champs additionnels pour ajouter des données statiques, comme le code pays de l’établissement ou l’identifiant de l’établissement, à chaque ligne d’exportation.
Option Exporter vers
Trouve le bouton Exporter vers en haut à droite de la page pour le télécharger au format PDF ou Excel.
FAQ
Vérifié : registre "vous" cohérent, aucun anglicisme injustifié, "carrousel" utilisé pour "slider", "téléverser" utilisé pour l'upload, "rapport d'aspect" cohérent, "widget" en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, "établissement" utilisé pour "property", phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.Qui peut consulter le rapport des notes ?
L'accès dépend des privilèges de rôle attribués à chaque utilisateur. Si un utilisateur ne peut pas voir le rapport des notes, vérifie les autorisations de son rôle. En savoir plus : Privilèges de rôle.
Qui peut ajouter et modifier des notes dans Cloudbeds PMS ?
Les utilisateurs peuvent ajouter ou modifier des notes uniquement si leur rôle leur permet d'accéder aux réservations ou aux profils clients. Si un membre de l'équipe ne peut pas ajouter de notes, vérifie les paramètres de son rôle. En savoir plus : Privilèges de rôle.
Ă€ quoi puis-je utiliser ce rapport ?
Utilise-le pour maintenir un haut niveau de service auprès de tes clients et évaluer si ton équipe respecte les procédures opérationnelles standard (SOP) de ton établissement. Voici quelques exemples de filtres que tu peux utiliser et d’actions à entreprendre :
- Filtre ton rapport par les notes des arrivées du jour. Utilise-le pour encourager la communication interservices, préparer les arrivées des clients et garantir un service de qualité.
- Filtre ton rapport par le statut de réservation Confirmation en attente. Utilise-le pour relancer les réservations avec un check-in prévu dans les prochaines X heures mais qui restent non confirmées. Si le client ne confirme pas son séjour, annule la réservation pour libérer la chambre et restituer l’inventaire.
- Filtre ton rapport par les statuts de réservation Absence sans annulation ou Annulé. Utilise-le pour vérifier si ton personnel suit les SOP lors de la gestion de ces réservations et documenter les actions prises.
- Filtre par type de note Clients. Utilise-le pour trouver les notes liées au client et non associées à une réservation spécifique.
En savoir plus sur la saisie de notes dans un profil client ici : Aperçu du profil client.
Que doivent examiner les managers une fois par an ?
Vérifie que le personnel documente systématiquement les annulations, absences sans annulation, remises, exonérations, surclassements et demandes spéciales. Confirme que les notes respectent les procédures opérationnelles standard (SOP).
Astuce : Utilise des filtres ou des exports pour appuyer un audit interne si nécessaire.
Quelle est la différence entre les notes de réservation et les notes de profil client ?
Les notes de réservation s’appliquent à une réservation spécifique. Les notes de profil client concernent le client et peuvent être utilisées sur plusieurs séjours.
En savoir plus : Gérer les notes de réservation.
Est-il normal de ne pas avoir beaucoup de notes dans mon rapport ?
Voir peu de notes dans ton rapport peut indiquer que ton équipe s’adapte encore à documenter les actions et à intégrer les détails pertinents dans les réservations. C’est une excellente opportunité pour améliorer la communication et les habitudes de tenue de dossiers au sein de ton personnel.
Nous te recommandons de créer une procédure opérationnelle standard (POS) avec des instructions claires sur comment rédiger les notes. Celle-ci doit préciser quelles informations inclure et dans quel ordre. Elle doit aussi définir les situations où laisser des notes est obligatoire, telles que :
- Les raisons des annulations
- Les justifications pour exonérer les frais d’annulation et de non-présentation
- Le contexte des surclassements, ventes additionnelles et changements de chambre
- Les détails des demandes spéciales
- Les informations sur les remises et courtoisies approuvées par la direction
Pourquoi mon rapport affiche-t-il la même réservation plusieurs fois ?
Pourquoi mon rapport affiche-t-il la mĂŞme note plusieurs fois ?
Lorsqu’une réservation inclut deux types d’hébergement et unités ou plus, le système soumet les notes pour chaque numéro de chambre.
Par exemple, pour une réservation de deux lits dans un dortoir partagé, la note apparaît deux fois, une fois pour chaque lit :
Combien de temps les notes sont-elles conservées et peuvent-elles être archivées ?
Les notes ne expirent pas et ne sont pas supprimées automatiquement. Elles restent disponibles dans le PMS Cloudbeds pour les rapports et la consultation historique. Les notes peuvent être archivées afin de garder les listes actives propres, et les notes archivées restent accessibles à tout moment en filtrant le rapport par Statut (Actif ou Archivé).
En savoir plus : Gérer les notes de réservation.
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