Crée et gère les utilisateurs de l'établissement pour contrôler l'accès du personnel au PMS Cloudbeds. Cet article explique comment ajouter, modifier, désactiver et supprimer des utilisateurs, réinitialiser les mots de passe des utilisateurs, et consulter les modifications dans le Journal d'activité de l'établissement.
À savoir :
- Tu ne peux pas supprimer un utilisateur du PMS Cloudbeds, mais tu peux désactiver un utilisateur.
- La même adresse e-mail peut être enregistrée dans différents établissements, mais elle ne peut pas être utilisée deux fois dans le même établissement.
- Si la même adresse e-mail est enregistrée dans différents établissements, l'utilisateur verra un sélecteur d'établissement en haut à droite.
Accéder aux utilisateurs
- Dans ton menu Compte, va à la page des paramètres et clique sur la section Utilisateurs
- Clique sur Utilisateurs
Tu cherches plutôt les utilisateurs de l'organisation ? Clique ici.
Les propriétaires d'établissement verront une option supplémentaire dans cette page Utilisateurs : Transfert de propriété. Clique ici pour en savoir plus.
Gestion des utilisateurs
Ajouter un nouvel utilisateur
Avant d’ajouter un nouvel utilisateur, assure-toi de définir les rôles correspondants.
- Va sur la page Utilisateurs et clique sur l’onglet Utilisateurs
- Clique sur +Ajouter un utilisateur
- Ajoute le nom complet, l’e-mail de l’utilisateur et attribue-lui un rôle
- Clique sur Enregistrer. Après avoir créé un nouvel utilisateur avec l’e-mail fourni, le système enverra automatiquement un lien d’activation à cette adresse pour que l’utilisateur puisse définir un mot de passe.
Chaque fois qu’un nouvel utilisateur est ajouté à l’établissement, le propriétaire de l’établissement reçoit un e-mail l’informant de la création de ce nouvel utilisateur.
- Une fois inscrit, l’utilisateur doit vérifier sa boîte mail pour un e-mail intitulé Bienvenue chez Cloudbeds. En ouvrant cet e-mail et en cliquant sur Définir le mot de passe, il sera redirigé pour créer un mot de passe pour le PMS Cloudbeds.
- L’utilisateur doit saisir le mot de passe.
- Confirme le mot de passe
- Clique sur Confirmer. L’utilisateur est prêt à utiliser le système
- Si, pour une raison quelconque, le nouvel utilisateur n’a pas reçu l’e-mail d’activation, le propriétaire de l’établissement peut le renvoyer depuis la page Utilisateurs en cliquant sur Renvoyer l’e-mail d’activation.
- Crée un nouvel utilisateur pour chaque membre du personnel sur la page Utilisateurs, afin de pouvoir suivre toutes les modifications qu’ils effectuent et définir les autorisations selon le niveau d’accès que tu souhaites leur accorder.
Modifier les utilisateurs
Avant de modifier un utilisateur :
- Note que lorsque des informations critiques sur un utilisateur sont modifiées, le système enverra un e-mail à l’utilisateur. Si l’adresse e-mail est modifiée, le système enverra une confirmation à son ancienne adresse e-mail.
-
Les informations critiques comprennent :
- Prénom
- Nom
- Adresse e-mail
- Rôle
- Autorisation de visualisation de la carte de crédit
- Numéro de téléphone 2FA
- Clique sur l’icône des trois points (⋮) à côté de l’utilisateur à modifier
- Clique sur Modifier l’utilisateur
- Applique les modifications nécessaires
- Enregistre
Désactiver les utilisateurs
Désactive les utilisateurs créés si nécessaire. Note que le compte du propriétaire de l'établissement ne peut pas être désactivé.
- Les utilisateurs désactivés apparaîtront toujours dans les journaux d’utilisateurs. À côté du nom de l’utilisateur, il sera indiqué Inactif.
- Si tu as ajouté l’e-mail de l’utilisateur dans la page des préférences de notification système, l’e-mail sera automatiquement supprimé après la désactivation de l’utilisateur.
- Il n’est pas possible de supprimer l’utilisateur.
Pour désactiver l’utilisateur, active le bouton bascule à côté de l’utilisateur sur la page Utilisateurs :
Supprimer un utilisateur
Tu peux aussi supprimer l’utilisateur de ton établissement :
1. Va dans Compte -> Paramètres
-> Utilisateurs
-> trouve l’utilisateur -> trois points sous la colonne Actions.
2. Sélectionne Supprimer l’utilisateur (confirme l’action appropriée : désactiver bloque l’accès ; supprimer supprime définitivement l’utilisateur).
Autres options et outils
Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
Changer le mot de passe du compte par l'utilisateur
Les utilisateurs peuvent changer leur mot de passe système lorsqu'ils sont connectés avec leurs identifiants utilisateur. Consulte Accès au compte et connexion - Mon profil pour apprendre comment faire.
Réinitialiser le mot de passe de n'importe quel utilisateur par le propriétaire de l'établissement
Les propriétaires d'établissement et l’Équipe d'assistance Cloudbeds peuvent réinitialiser le mot de passe système depuis la page Utilisateurs. Par exemple, un propriétaire d'établissement peut réinitialiser le mot de passe de n'importe quel utilisateur, l'obligeant à définir un nouveau mot de passe pour des raisons de sécurité.
Pour réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur spécifique, tu dois être connecté à Cloudbeds PMS en tant que propriétaire de l'établissement.
- Il n'est pas possible de réinitialiser un mot de passe pour un utilisateur/propriétaire d'organisation.
- Va à la page Utilisateurs
- Clique sur le bouton Réinitialiser le mot de passe du compte à côté de l'utilisateur concerné
- Clique sur Réinitialiser pour confirmer. Cela réinitialisera le mot de passe actuel de l'utilisateur, le rendant invalide, et le système enverra un e-mail avec un lien pour créer un nouveau mot de passe.
Si l'utilisateur est connecté au système au moment de l'action, il sera immédiatement déconnecté.
Journal d'activité de l'utilisateur
L'accès au Journal d'activité de l'établissement est contrôlé par l'autorisation Afficher les journaux d'activité dans la catégorie de privilèges Établissement.
Cette autorisation est activée par défaut pour les rôles existants et nouvellement créés. Si elle est désactivée, les utilisateurs attribués à ce rôle ne peuvent pas accéder au Journal d'activité de l'établissement ni à ses options d'exportation. L'onglet Activité de la réservation à l'intérieur des réservations est également masqué.
En savoir plus sur cette autorisation dans les Privilèges des rôles.
- Utilise le Journal d'activité pour revoir les modifications effectuées dans l'établissement par les utilisateurs et les événements système.
- Le Journal d'activité inclut des outils pour rechercher, trier, filtrer, exporter et analyser différents types de modifications.
- Pour exporter les résultats du Journal d'activité, clique sur Exporter vers et sélectionne CSV, Excel ou PDF. Tu peux exporter la page actuelle ou toutes les pages.
L'autorisation Afficher les journaux d'activité ne contrôle pas le Journal d'activité PIE ni le Journal de l'organisation.
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