Aperçu
Notre outil d'importation rapide est la solution idéale pour simplifier la configuration de ton PMS Cloudbeds et transférer rapidement les réservations depuis un système précédent. Suis les étapes ci-dessous pour ajouter (importer) les réservations de ton établissement avec l'outil d'importation rapide directement depuis ton compte Cloudbeds.
Cet article explique le processus d'importation des réservations en utilisant l'outil d'importation rapide dans le PMS Cloudbeds.
En savoir plus sur les options d'importation des réservations dans le PMS Cloudbeds en consultant cet article.
Étape 1 - Accéder aux options d'importation des réservations
|
|
Le propriétaire de l'établissement a par défaut accès à la page Réservations. Les autres utilisateurs peuvent se voir attribuer l'autorisation d'accéder à cette option depuis la page Rôles. En savoir plus : Rôles et autorisations.
Étape 2 - Ajouter ou téléverser la liste d'attribution des chambres du groupe
Ajouter une réservation
Importez des réservations dans Cloudbeds en remplissant les informations de la réservation dans les champs :
- Sélectionnez le profil de groupe et le bloc de contingent (applicable si la fonctionnalité Groupes est activée).
- Cochez ou décochez la case Utiliser les tarifs du système.
Option « Utiliser les tarifs du système »
Cochez ou décochez la case , principalement utilisée pour téléverser des listes d’attribution des chambres, mais qui peut aussi servir pour des réservations classiques.
- Si vous importez des réservations vers un profil de groupe et que vous NE sélectionnez PAS un bloc de contingent mais cochez l’option « Utiliser les tarifs du système », le système utilisera le tarif de base.
- Si vous importez des réservations vers un profil de groupe, que vous sélectionnez un bloc de contingent et que vous cochez l’option « Utiliser les tarifs du système », le système utilisera le tarif du bloc de contingent (que vous avez défini lors de la création du bloc).
La fonctionnalité Utiliser les tarifs du système pour les profils de groupe est disponible pour tous les établissements disposant du module de gestion des groupes activé.
- Remplissez tous les champs obligatoires (marqués d’un astérisque rouge) ainsi que les autres champs selon les besoins.
- Sélectionnez les autres colonnes à afficher. Tous les champs obligatoires sont sélectionnés par défaut.
Sélectionner les colonnes Type de paiement et Montant payé et remplir les champs permettra de gagner du temps, au lieu de revenir sur chaque réservation pour enregistrer manuellement le montant de l’acompte dans le folio client.
- Type de paiement : Sélectionnez cette colonne si un acompte a été versé pour la réservation ou si elle a été réglée en totalité.
- Montant payé : Cette colonne sera disponible à la sélection si vous avez préalablement choisi Type de paiement.
Considérations sur les champs :
- Assurez-vous de remplir tous les champs obligatoires. Faites défiler vers la droite pour voir toutes les colonnes.
- Lorsque toute source tierce (p. ex. OTA) est sélectionnée dans la colonne Source, la colonne Identifiant de réservation source devient obligatoire. Cela garantit que le gestionnaire de canaux Cloudbeds met à jour correctement la réservation en cas de modification ou d'annulation. Si vous n'avez pas besoin de l'identifiant de réservation source pour recevoir des modifications futures du canal, vous pouvez saisir n'importe quel numéro.
- Pour plus d'informations, consultez : Modifier manuellement les réservations OTA importées dans Cloudbeds PMS.
- Pour des raisons de conformité PCI et de sécurité financière, vous ne pouvez pas ajouter de détails de carte de crédit (CC) via ce formulaire. Tous les détails de carte de crédit doivent être ajoutés sur la page de résumé de la réservation. Consultez : Ajouter les détails de carte de crédit à une réservation.
- Si le tarif de chambre varie pour chaque nuit, cliquez sur l'icône crayon (modifier) dans le champ Tarif total de la chambre pour modifier le tarif de chaque date. Enregistrez les modifications.
- Cliquez sur le bouton plus (+) pour ajouter des chambres ou sur le bouton (x) pour supprimer une chambre.
Dortoirs partagés : Lors de l'import d'une réservation avec plusieurs lits en dortoir, cliquez sur le bouton (+) pour ajouter des lits supplémentaires. Chaque lit en dortoir est réservé comme une ligne distincte, et le nombre d'adultes par lit est "1" (par défaut).
- Cliquez sur Ajouter une réservation pour ajouter d'autres réservations.
- Une fois terminé, vérifiez toutes les informations puis cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'import manuel.
- Un pop-up apparaîtra dans le coin gauche de l'écran indiquant que la réservation a été importée avec succès :
Erreurs d’importation
- Si vous recevez le message illustré ci-dessous, vérifiez et corrigez tous les champs marqués en rouge. N’oubliez pas de faire défiler de gauche à droite pour voir toutes les colonnes.
- Si le problème concerne le bloc de contingent, vous verrez une icône point d’interrogation sur laquelle vous pouvez cliquer pour obtenir plus de détails sur l’erreur.
Téléverser la liste d’attribution des chambres du groupe
La fonctionnalité Téléverser la liste d’attribution des chambres du groupe pour les profils de groupe est disponible pour tous les établissements disposant du module de gestion des groupes activé.
Cet outil vous permet d’importer plusieurs réservations en une seule fois dans un profil de groupe à l’aide d’un fichier CSV. Il simplifie la gestion des réservations provenant des agences de voyage et des organisateurs d’événements en vous offrant la possibilité de téléverser en masse des listes de clients préremplies, avec l’option d’appliquer des tarifs système ou personnalisés.
Pour apprendre à utiliser cette fonctionnalité étape par étape, consultez la section Créer et importer des réservations dans l’article Gérer les profils de groupe.
FAQ
Pourquoi certains détails de mes réservations (comme le numéro de téléphone) n'ont-ils pas été importés alors qu'ils figurent dans mon fichier CSV ?
L'outil d'importation rapide n'importe que les données des colonnes visibles sur la page d'importation. Si vous incluez des données dans votre fichier CSV — comme les numéros de téléphone des clients — mais que vous ne sélectionnez pas la colonne correspondante dans le menu Sélectionner les colonnes (indiqué sous Colonnes à afficher), ces informations ne seront pas téléversées dans le système.
Pour vous assurer que tous les champs souhaités sont importés, suivez ces étapes avant de téléverser votre CSV :
- Préparez votre fichier CSV en utilisant le modèle standard de liste d'attribution des chambres, téléchargeable via le bouton « Téléverser la liste d'attribution de groupe » mentionné plus haut dans cet article.
- Remplissez tous les champs obligatoires marqués d'un astérisque, ainsi que toutes les informations supplémentaires sur les clients que vous souhaitez importer — comme le numéro de téléphone ou le type de paiement.
- Sur la page de l'outil d'importation rapide, ouvrez la liste déroulante Sélectionner les colonnes à droite du tableau.
- Cochez les cases des champs supplémentaires correspondant aux colonnes de votre CSV (p. ex. Téléphone, Adresse, Type de paiement, etc.).
Une fois sélectionnées, ces colonnes apparaîtront dans le tableau, garantissant que les données de votre fichier sont correctement mappées et téléversées dans les champs correspondants du Cloudbeds PMS.
- Enfin, cliquez sur Sélectionner CSV, choisissez votre fichier, puis terminez le téléversement en cliquant sur Téléverser puis Enregistrer.
Même si un champ est rempli dans le fichier CSV, il sera ignoré lors de l'importation à moins que la colonne correspondante soit sélectionnée au préalable.
Erreurs « En-têtes ou colonnes manquants »
Si vous recevez un message d'erreur concernant des « en-têtes ou colonnes manquants » lors du téléversement de votre fichier Excel, c'est probablement parce que vous n'utilisez pas le modèle officiel du système Cloudbeds.
Pour garantir une importation sans problème, utilisez toujours le modèle CSV Cloudbeds. Ce modèle contient tous les en-têtes et colonnes nécessaires pour un téléversement réussi.
Comment obtenir le modèle officiel Cloudbeds :
- Accédez à l'écran d'importation des réservations dans Cloudbeds.
- Cliquez sur « Téléverser la liste d'attribution de groupe ».
- Une fenêtre pop-up s'ouvrira, vous permettant de télécharger le modèle CSV correct.
- Utiliser ce modèle officiel vous aidera à éviter les erreurs et à importer vos réservations efficacement.
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.