Gérer les Comptes internes dans Cloudbeds PMS

Gabriela Garcia

Mise à jour 12 novembre 2026 14:22

Objectif	Créer et gérer des Comptes internes pour les transactions qui ne sont pas liées à une chambre, un client ou une réservation spécifique.
Idéal pour	Les équipes de la Réception, les directeurs généraux, les administrateurs et les propriétaires d’établissement qui gèrent des transactions hors réservation.
À utiliser lorsque	Tu as besoin d’enregistrer ou de gérer des transactions qui ne sont pas rattachées à une réservation, comme des achats effectués par des clients de passage.
Prérequis	Accès Propriétaire de l’établissement ou Administrateur, ou un rôle avec la permission Comptes internes.
Résultat attendu	Tu peux créer et maintenir des Comptes internes et les utiliser pour gérer séparément les transactions applicables des folios de réservation.
Limites	Les Comptes internes ne peuvent pas être supprimés, ne sont pas destinés aux comptes fournisseurs ou aux dépenses fournisseurs, et les cartes de crédit enregistrées ne peuvent pas être retirées d’un Compte interne.

Introduction

Les Comptes internes te permettent d’enregistrer des transactions pour des articles ou services qui ne sont pas liés à une chambre, un client ou une réservation spécifique. Une fois un Compte interne créé, tu peux l’utiliser pour les paiements, remboursements, ajustements, taxes et articles applicables.

Par exemple, supposons que ton établissement possède un bar qui sert à la fois les clients de l’hôtel et des clients qui ne séjournent pas dans l’établissement. Si un client de passage achète un article qui ne peut pas être ajouté à une réservation, tu peux enregistrer la transaction dans un Compte interne à la place.

Qui est concerné et comment

L’accès aux comptes internes dépend du rôle de l’utilisateur. Utilise les informations ci-dessous pour comprendre si une configuration supplémentaire des autorisations est nécessaire.

Utilisateur	Accès aux comptes internes	Ce que cela signifie pour l’utilisateur
Propriétaires d’établissement et administrateurs	Peuvent accéder aux comptes internes.	Aucune autorisation supplémentaire pour les comptes internes n’est nécessaire.
Autres utilisateurs de l’établissement	Doivent avoir l’autorisation Comptes internes activée sur leur rôle.	Si les comptes internes ne sont pas disponibles, demande à un administrateur de l’établissement de vérifier les autorisations du rôle de l’utilisateur.

Accéder aux comptes internes

Les propriétaires d’établissement et les administrateurs peuvent accéder aux comptes internes. Les autres utilisateurs doivent avoir l’autorisation Comptes internes activée sur leur rôle. Cette autorisation contrôle l’accès à l’élément de menu Comptes internes, aux écrans, aux actions et aux rapports associés.

Si Comptes internes n’apparaît pas pour un utilisateur, demande à un administrateur de l’établissement de confirmer que le rôle de l’utilisateur inclut cette autorisation. Les administrateurs peuvent consulter Ajouter, modifier ou supprimer des rôles pour obtenir des instructions sur l’ouverture d’un rôle et la mise à jour de ses privilèges.

Pour accéder aux comptes internes :

Ouvre le Menu principal
Clique sur Comptes internes

Avant de gérer les comptes internes

Utilise un compte interne lorsque la transaction ne doit pas être rattachée à une chambre, un client ou une réservation spécifique. Vérifie ces restrictions avant d’en créer ou d’en utiliser un :

Les comptes internes ne peuvent pas être supprimés. Lorsqu’un compte n’est plus nécessaire, ferme-le plutôt.
Les comptes internes ne sont pas destinés aux comptes fournisseurs ni aux paiements aux fournisseurs. Ne les utilise pas pour enregistrer des dépenses telles que les factures de services publics ou les salaires du personnel.
Les cartes de crédit enregistrées ne peuvent pas être supprimées d’un compte interne.
Si le traitement des paiements est connecté, tu peux débiter ou rembourser la carte de crédit utilisée pour un achat applicable ajouté au compte interne.

Gérer les comptes internes

Déploie le flux de travail correspondant à la tâche liée au compte interne que tu souhaites accomplir.

Créer un compte interne

Ouvre le Menu principal Icône du menu principal.png et sélectionne Comptes internes Comptes internes.png . Ensuite :

Clique sur + Nouveau compte interne.

Saisis le Nom du compte interne.
Sélectionne Disponible uniquement pour moi si tu souhaites que le compte soit visible uniquement par toi. Lorsqu’elle est sélectionnée, les autres utilisateurs ne peuvent pas voir ce compte interne.
Clique sur Ajouter un compte interne.

Confirme que le nouveau compte interne apparaît dans la liste des Comptes internes.

Modifier le nom d’un compte interne

Ouvre le Menu principal Icône du menu principal.png et sélectionne Comptes internes Comptes internes.png . Ensuite :

Trouve le compte que tu souhaites renommer et clique sur l’icône crayon Modifier.

Modifie le Nom du compte interne.
Clique sur Enregistrer.

Ouvrir ou fermer un compte interne

Les comptes internes ne peuvent pas être supprimés. Ferme un compte lorsque tu ne souhaites plus le garder ouvert pour une utilisation active.

Ouvre le Menu principal Icône du menu principal.png et sélectionne Comptes internes Comptes internes.png . Ensuite :

Clique sur le nom du compte interne que tu souhaites gérer.

Clique sur le menu Statut et sélectionne Ouvert ou Fermé.

Trouver et filtrer les comptes internes

Ouvre le Menu principal Icône du menu principal.png et sélectionne Comptes internes Comptes internes.png .

Utilise les filtres sur la page principale des comptes internes pour affiner la liste des comptes. Tu peux rechercher par nom de compte et filtrer par statut ou date de création.

Utilise le filtre Statut pour afficher les comptes Ouverts, Fermés ou les deux, puis clique sur Appliquer.

Ajouter, annuler ou rembourser des paiements

Les comptes internes peuvent inclure des paiements et des remboursements lorsque cela est nécessaire pour les transactions enregistrées dans le compte.

Pour le flux complet des paiements, consulte Compte interne - Comment ajouter ou rembourser des paiements.

Ajouter des articles et ajuster les débits

Tu peux ajouter des articles à un compte interne et effectuer les ajustements de débit nécessaires selon la transaction que tu dois enregistrer.

Consulte Compte interne : comment ajouter un article et ajuster les débits dans un compte interne pour le flux de travail complet.

Pour configurer les produits pouvant être ajoutés, consulte Articles et services.

Utiliser les comptes internes avec Poster POS

Si ton établissement utilise l’intégration Poster POS, les transactions peuvent être publiées de Poster vers les comptes internes dans Cloudbeds PMS.

Pour les instructions de connexion, consulte le Guide de connexion Poster POS.

Comment les transactions Poster apparaissent dans les comptes internes

Les commandes non attribuées à un client sont envoyées à un compte interne.
Lorsqu’une commande est clôturée dans Poster, elle apparaît dans le compte interne. Lorsque le shift Poster est clôturé, Poster ferme le compte interne.
Si ton établissement utilise des shifts en espèces, Poster crée un compte interne par shift pour chaque emplacement Poster configuré.
Si les shifts en espèces ne sont pas utilisés, Poster sépare les ventes par jour calendaire.

Exemple

Supposons que ton compte Poster ait deux emplacements, My Coffee House et My Awesome Bar. Si les shifts en espèces sont activés, Poster crée des comptes internes séparés pour les shifts à chaque emplacement.

Afficher les ventes Poster par point de vente ou emplacement

Pour consulter les ventes Poster par point de vente ou emplacement dans Cloudbeds, ouvre les comptes internes créés par Poster :

Lorsque les shifts en espèces sont activés, des comptes internes séparés sont créés pour chaque shift et emplacement Poster. Utilise le nom du compte interne et l’emplacement pour identifier les transactions associées.
Lorsque les shifts en espèces ne sont pas utilisés, Poster sépare les ventes par jour calendaire au lieu de par shift.
Cloudbeds ne fournit pas de rapport dédié aux ventes par point de vente Poster. Consulte l’activité au niveau du point de vente via les comptes internes créés par Poster.

Limitation du traitement des paiements

Si une passerelle de paiement est connectée à Cloudbeds PMS, Poster présente une limitation lors de la publication des transactions payées par carte de crédit. Poster publie à la fois le débit et le crédit sur le compte interne, ce qui peut entraîner un paiement dupliqué.

Pour éviter les paiements en double lorsque le client paie par carte de crédit, annule le crédit publié par Poster et ajoute le paiement en utilisant le traitement des paiements Cloudbeds.

Exemple :

Un client qui ne séjourne pas dans l’établissement commande un article.
L’employé de l’établissement clôt la commande dans Poster POS et sélectionne une carte de crédit comme type de paiement. Poster ajoute à la fois le débit et le crédit au compte interne.
Si le client paie par carte de crédit, facture-le via le traitement des paiements Cloudbeds et annule le crédit publié par Poster.

Consulte Comment annuler des transactions pour le flux de travail d’annulation des comptes internes.

Maintenant que tu sais comment créer et gérer les comptes internes, utilise ces ressources pour les flux de travail détaillés des transactions qui peuvent être nécessaires après la création d’un compte :