Ce rapport est utilisé pour soumettre les données des clients (soit par saisie directe, soit par exportation/importation) conformément aux exigences gouvernementales dans de nombreux pays.
Par défaut, ce rapport n’est pas activé pour tous les comptes. Contacte support@cloudbeds.com pour qu’il soit activé.
Avant de commencer
Le gouvernement exige que chaque client soit affiché dans ce rapport. Pour respecter les procédures gouvernementales, vérifie les informations suivantes avant de lancer le rapport :
- Pour que les clients apparaissent dans la fiche d’enregistrement des voyageurs, ils doivent avoir des chambres attribuées dans la réservation. Consulte plus d’informations sur les attributions ici.
- S’il y a plusieurs clients dans la même chambre, assure-toi que le profil de chaque client est créé et attribué à une chambre dans la section Détails du client.
Sous l’onglet Hébergements, clique sur le nom de chaque client dans la liste déroulante de la colonne Client pour attribuer la chambre à chacun d’eux.
Notes importantes :
- Vérifie bien que les réservations provenant des OTA et du moteur de réservation ont tous les clients attribués à la réservation.
- Lorsque la réservation contient plusieurs chambres ou lits, par défaut le client principal est attribué à tous les hébergements, ce qui fait apparaître ce client dans la fiche d’enregistrement autant de fois qu’il y a d’hébergements attribués. Assure-toi d’ajouter et d’attribuer le bon client à chaque hébergement.
Consulte cet article pour savoir comment ajouter et gérer des clients supplémentaires dans une réservation : Comment ajouter et modifier des clients dans une réservation
Comment accéder à la fiche d’enregistrement des voyageurs
- Depuis le Menu principal
, clique sur Rapports
- Dans la barre Rechercher des rapports, tape Police (ou fais défiler jusqu’à la section Rapports gouvernementaux et policiers)
- Clique sur Fiche d’enregistrement des voyageurs (le rapport s’ouvrira dans un nouvel onglet)
Lorsque tu arrives sur cet écran, tu verras un tableau listant tous les clients en séjour.
Par défaut, seuls les clients en séjour sont affichés dans la fiche d’enregistrement des voyageurs, mais tu peux filtrer par statut de réservation et aussi personnaliser la version exportée pour afficher d’autres statuts.
Consulte la section Configurer le rapport exporté ci-dessous.
- Filtre par numéro de réservation, nom du client, type de chambre, dates de check-in/check-out, condition, statut ou statut de réservation.
- Configure la manière dont le rapport est exporté.
- Exporte ce rapport selon les configurations que tu as définies.
Conditions de réservation
Une condition sert à déterminer si les données de ce client ont déjà été envoyées à la police, et si c’est le cas, si elles doivent être renvoyées. Tous les clients seront listés dans le rapport, quelle que soit la condition.
- Nouvelle – Dès qu’une chambre est enregistrée en arrivée, tous les clients (y compris les clients supplémentaires) attribués à cette chambre seront ajoutés au rapport de police avec une condition Nouvelle. Tous les clients en séjour auront toujours une condition Nouvelle jusqu’à ce qu’elle soit mise à jour manuellement vers un autre statut.
- Envoyée – Après avoir envoyé la liste des clients en séjour à la police, rends-toi dans le rapport, sélectionne la liste des clients envoyés, puis mets à jour leur condition de Nouvelle à Envoyée.
-
Modifiée – Le système changera automatiquement la condition en Modifiée si l’un des changements suivants se produit :
- Date d’arrivée modifiée
- Date de départ modifiée
- Type de chambre modifié
- Numéro de chambre modifié
- Nom du client modifié
Comment changer une condition
Après avoir envoyé le rapport à la police ou si tu dois modifier une condition :
- Sélectionne d’abord le nom du client.
- Change pour la condition souhaitée (généralement, on passe à Envoyée).
- Clique sur le bouton Changer la condition.
Configurer le rapport
Tu peux configurer la fiche d’enregistrement des voyageurs exportée selon tes besoins.
- Choisis les champs qui seront inclus.
- Modifie l’ordre des champs en cliquant et en faisant glisser.
- Ajoute des champs personnalisés supplémentaires.
- Choisis un type de fichier d’export (.pdf, .txt, .xls, .csv, .dat).
Bien que la police SEF Portugal utilise le même format de fichier texte (.dat), l’export au format .dat ne répondra pas à la exigence de la police SEF Portugal.
Les méthodes d’envoi du rapport au SEF sont disponibles ici : https://siba.sef.pt/ajuda/modos-de-envio/
- Modifie le format du nom du client.
- Modifie le format de date.
- Choisis d’exporter tout ou selon un filtre conditionnel.
- Sélectionne l’option pour exclure les clients venant du même pays que ton établissement.
- Par défaut, seul le statut En séjour sera sélectionné. Si nécessaire, choisis d’autres statuts à afficher dans ton rapport.
- Définis toutes tes options et clique sur Enregistrer. Ces paramètres seront utilisés lorsque tu cliqueras sur le bouton Exporter en haut à droite de la page.
Si un utilisateur exporte des données depuis ce rapport, toutes les pages seront exportées, pas seulement les enregistrements visibles sur la page consultée.
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