Flexipass Webkeys est la nouvelle fonction Flexipass populaire qui permet aux Clients d’ouvrir les portes sans avoir à télécharger l’application mobile Flexipass. À la place, leur(s) clé(s) est accessible via l’Expérience client Cloudbeds grâce à notre Portail client, et leur permet d’ouvrir les portes en un clic.
Les établissements peuvent désormais définir quand les Webkeys deviennent accessibles, en fonction du statut du check-in ou du statut de la réservation, pour un meilleur contrôle et une meilleure sécurité.
Consultez cet article pour savoir comment connecter les Flexipass Webkeys et gérer l’intégration dans l’Expérience client Cloudbeds.
1 - Configuration de l’intégration
- Contacte notre équipe d’assistance pour finaliser la connexion de l’intégration Flexipass Webkeys.
- Une fois la configuration terminée, passe au mappage des portes.
2 - Mappage des portes
Dans ton compte Cloudbeds Expérience client,
- Va à la page des Intégrations
- Ouvre les paramètres Flexipass Webkeys Doors
- Clique sur le nom de chaque porte pour configurer le mappage de la porte
- Configure le nom d’affichage et les noms alternatifs des portes
- Active le bouton bascule SI c’est une porte commune et configure les portes associées via le bouton + ajouter une porte commune
- Enregistre et passe au mappage de la porte suivante jusqu’à ce que toutes les portes soient configurées.
Chaque porte doit être mappée et mise à jour selon les besoins avec le nom d’affichage et les paramètres de porte commune.
Les Webkeys seront alors accessibles aux clients dans le Portail client Cloudbeds Expérience client via un bouton clé numérique. Consulte l’étape suivante pour savoir comment activer ce bouton pour chaque client.
3 - Activer le bouton clé numérique sur la réservation client
Sur la page Société (icône engrenage),
- Va aux paramètres de la page d’accueil du Portail client
- Dans la section Clés numériques, active le bouton bascule
- Renseigne les heures de check-in et check-out
- Enregistre
Le bouton clés numériques ne s’affichera que si un client dispose de clés disponibles.
Ton client peut ouvrir la porte qui lui est attribuée en cliquant sur le bouton clé numérique.
4 - Configurer les exigences d'accès Webkey
Vous pouvez contrôler quand les clients obtiennent l'accès à leurs Clés web Flexipass dans le Portail client.
Dans les Paramètres de la page d'accueil GuestBook,
- Accédez au menu déroulant Exigences d'accès
- Choisissez parmi les options disponibles :
- Aucune : Les clés deviennent disponibles à l'heure prévue (par défaut).
- Auto-enregistré : Les clés deviennent disponibles une fois que le client a complété le processus d'enregistrement numérique.
- En séjour : Les clés deviennent disponibles lorsque le statut de la réservation est en séjour.
- Auto-enregistré ou En séjour : Les clés deviennent disponibles dès que l'une des conditions est remplie.
- Auto-enregistré et En séjour : Les clés deviennent disponibles uniquement lorsque les deux conditions sont remplies.
Ces paramètres permettent à ton établissement de contrôler l'accès des clients en fonction de tes processus d'enregistrement et opérationnels.
Accès aux portes pour un arrivée anticipée
Si le client doit accéder à ses clés de porte avant l'heure d'arrivée configurée dans l’étape 3, tu peux activer les clés en suivant les options ci-dessous :
- L'accès anticipé dépendra également des paramètres d'exigence sélectionnés à l’étape 4. Par exemple, si « Auto-enregistrement » est requis, le client doit compléter l'enregistrement numérique avant que les clés ne deviennent disponibles, même si l'accès anticipé est activé.
Option 1 - Si tu as le PMS Cloudbeds module Housekeeping :
- Lors de la configuration de la page d'accueil de l'application Client, active le bouton bascule pour autoriser l'accès anticipé si la chambre est prête.
- « Chambre prête » est déterminé par les statuts suivants dans Housekeeping :
- Statut de vacance : vacante
- Statut de condition : propre
- Statut de la réception : check-in | turnover
- « Chambre prête » est déterminé par les statuts suivants dans Housekeeping :
- Ou tu peux aussi suivre l’option 2.
Option 2 - Si tu n'as pas le PMS Cloudbeds module Housekeeping :
- Dans le panneau Client, sélectionne l’onglet Clé numérique dans la barre latérale droite
- Active le bouton bascule pour la porte/chambre à laquelle le client doit avoir accès.
Tu peux utiliser ce bouton bascule pour remplacer les paramètres et accorder ou révoquer manuellement l'accès à une porte à tout moment.
Paramètres des portes communes
Si certaines zones de l'établissement, comme la piscine, le bar, le toit-terrasse et le restaurant, sont protégées par des serrures de portes communes, et que tu souhaites permettre à tes clients d'accéder à ces zones avant le check-in le jour de leur arrivée, tu peux activer cette option dans Cloudbeds Expérience client.
Dans les paramètres Clés numériques, active le bouton bascule pour autoriser l'accès aux portes communes avant le check-in le jour d'arrivée comme ci-dessous :
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.