La page Détails de la réservation permet aux utilisateurs de gérer leurs réservations depuis un seul endroit centralisé. Cet article offre plus de détails sur chacun de ces onglets, ce que l’on peut y trouver et comment utiliser efficacement toutes les fonctionnalités.
Consultez cet article pour plus d’informations sur les autres sections de la page Détails de la réservation.
Aperçu
La page Détails de la réservation est organisée en différents onglets afin de faciliter une approche simplifiée pour classer et gérer tous les aspects de la réservation d’un client :
- Informations sur la réservation et le client : inclut les détails spécifiques à la réservation ainsi que les informations personnelles du client.
- Notes et documents : permet d’ajouter, sauvegarder et gérer des informations importantes concernant votre client.
- Activité de la réservation et messages e-mail : pour le suivi et les archives historiques.
1. Informations sur la réservation et le client
Hébergements
Aperçu des colonnes
- Modifier la réservation - Un outil qui te permet de changer les détails de ta réservation (la durée du séjour et le nombre de clients). Consulte cet article pour en savoir plus.
- ID de réservation (identifiant de réservation) - L’identifiant unique de réservation généré par le système
Pour les réservations avec plusieurs types d’hébergement, chaque chambre supplémentaire après la première aura le même ID avec un numéro ajouté à la fin. Exemple : 8675309, 8675309-2, 8675309-3, etc.
- Type - Le type d’hébergement réservé pour cette réservation.
- Attribution - Le numéro de chambre spécifique attribué à la réservation, il est aussi possible d’attribuer la chambre/le lit ici si tu ne disposes pas de l’attribution automatique. Une fois attribuée, la réservation s’affichera sur la page du calendrier. Note que désattribuer la chambre ne signifie pas annuler la réservation.
- Client - Affiche le nom du client et les noms des clients supplémentaires, si applicable
- Date d’arrivée/départ : Dates de check-in / check-out
- Clients - Nombre de clients/enfants ajoutés
- Nuits - Nombre total de nuits du séjour
- Total - Montant total de la réservation (hors articles supplémentaires)
- Occupé - Indique si une chambre spécifique est déjà occupée par les clients de la réservation. Tu peux aussi utiliser cette option pour faire le check-in ou le check-out des clients en basculant l’icône.
- Modifier - Le menu déroulant inclut plusieurs options pour modifier ta réservation, comme la Modification rapide, Modifier la réservation ou Modifier le prix.
Modifier le menu
- Modification rapide - Modifiez rapidement la date de check-in/check-out et divisez la réservation ;
- Modifier le tarif - Modifiez rapidement les tarifs de chambre. Pour conserver des informations précises, ne modifiez pas les tarifs de chambre publiés avec cette fonctionnalité. Pour ce faire, accédez au folio du client afin de procéder à l’ajustement ;
- Modifier la réservation - Cela vous mènera à la page principale de la réservation
- Supprimer l’hébergement - Cela supprimera l’hébergement de la réservation.
Il n’est pas possible de restaurer un hébergement une fois qu’il a été supprimé.
Folio
Le folio du client est l’endroit où vous pouvez gérer toutes les transactions liées à la réservation correspondante, y compris l’ajout de paiements, l’application de remboursements ou l’ajustement des charges. Toutes les transactions effectuées seront affichées dans cette section.
En savoir plus sur l’onglet Folio ici.
Détails du client
Utilisez l’onglet Détails du client pour gérer les informations personnelles correspondantes du client. Cet onglet vous permet d’ajouter et de modifier les détails du client, d’imprimer les fiches d’enregistrement et plus encore.
La section Détails du client peut inclure des champs contenant des informations personnellement identifiables sensibles (DCP) du client. Ces champs seront signalés par l’icône œil. Le journal d’activité enregistrera tous les utilisateurs qui cliqueront sur cette icône.
- Le propriétaire de l’établissement peut contrôler qui peut voir et modifier les données DCP du client sur la page des rôles.
Informations client
- Modifier les détails - Cliquez ici pour modifier les champs d’informations du client
- Imprimer la fiche d’enregistrement - Cette option vous permet de sélectionner la langue de la fiche d’enregistrement et de l’imprimer pour vos dossiers
- Prendre une photo - Ouvre la caméra de votre appareil pour prendre une photo du client
-
Téléverser une photo - Vous permet de sélectionner une photo existante sur votre appareil et de la téléverser dans Cloudbeds PMS
- L’appareil doit disposer d’une caméra active (webcam, tablette ou téléphone).
- Cette fonctionnalité repose sur l’accès standard à la caméra du navigateur (navigateurs supportés : Chrome, Edge, Safari, Firefox).
- Si la demande n’apparaît pas, vérifiez que les paramètres de confidentialité du navigateur et du système d’exploitation autorisent l’accès à la caméra.
- À l’heure actuelle, la capture d’une nouvelle photo directement depuis la page des Détails de la réservation n’est pas prise en charge après la création d’une réservation.
Si vous avez déjà sélectionné 2 clients ou plus lors de la création d’une réservation, le bouton Ajouter un client apparaîtra pour inclure des clients supplémentaires dans la réservation.
Les détails du client peuvent également être modifiés depuis le tableau de bord en utilisant les tiroirs d’action de réservation.
En savoir plus : Tiroirs d’action de réservation (Beta) > Modifier les informations client depuis le tableau de bord.
Notes sur le client
- Ajouter des notes - Spécifiquement liées à vos clients, utilisez cet onglet pour inclure toute information supplémentaire.
- Notes actives - Affiche vos notes actives (non archivées)
- Notes archivées - Toutes vos notes archivées seront sauvegardées ici
Il n'est actuellement pas possible de supprimer les notes sur le client, mais seulement de les archiver.
Cartes de crédit
Cet onglet vous permet d’enregistrer les cartes de crédit de vos clients manuellement ou avec le Terminal Cloudbeds Payments. En savoir plus sur la façon d’ajouter et de modifier les détails de carte de crédit à une réservation.
2. Notes et documents
Notes
L’onglet Notes est un espace distinct pour ajouter des notes de réservation dans la réservation du client. En savoir plus sur la façon d’ajouter, d’afficher et d’archiver les notes dans cet article.
Documents
Utilisez l’onglet Documents pour téléverser des fichiers et autres documents à joindre à la réservation. Cet onglet inclut également les factures émises pour la réservation.
Téléverser des documents de réservation
- Dans l’onglet Documents, sélectionnez si vous souhaitez joindre le fichier à la Réservation ou au profil du client
- Cliquez pour téléverser et suivez les instructions pour glisser-déposer votre fichier ou le téléverser depuis votre appareil actuel
- Le(s) fichier(s) téléversé(s) s’affichera(ont) dans la liste des Documents. Vous pouvez ensuite les gérer ou les supprimer si nécessaire
Types de fichiers pris en charge : pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, txt, xls, xlsx.
- Toutes les factures émises dans la réservation seront également listées dans l’onglet Documents dans la section Factures.
3. Activité de la réservation et messages e-mail
Activité de la réservation
L’onglet Activité de la réservation affiche toutes les modifications apportées à une réservation par le système et/ou les utilisateurs. Dans cet onglet, vous pourrez :
- Suivre chaque activité réalisée sur cette réservation : création, importation, attribution de chambre, modifications de tarif, activité sur le folio, documents téléversés, etc.
- Trouver des informations détaillées telles que la date, l’heure et l’utilisateur ayant effectué cette action.
- Utiliser les filtres par date et utilisateurs pour affiner votre recherche d’une activité spécifique.
Cliquez sur l’icône (+) à côté de la date et de l’heure ou de la modification spécifique pour déplier et voir plus de détails.
Messages e-mail
Vous permet de suivre les messages e-mail envoyés à l’adresse e-mail du client, y compris le nom du modèle et l’objet de l’e-mail.
Commentaires
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