Quickbooks est un logiciel en ligne qui te permet de simplifier le suivi des finances de ton établissement afin que tu puisses te concentrer sur l’essentiel.
Avant le mappage :
- Importe les données historiques/réservations (si applicable).
- Assure-toi que les deux systèmes sont configurés.
Quickbooks ne prend pas en charge les devises avec plus de deux décimales. Par conséquent, cette intégration ne fonctionnera pas si tu utilises Cloudbeds avec des devises configurées pour avoir plus de deux décimales.
Avantages de l’intégration Quickbooks
- Synchronisation fluide de tes ventes, taxes et données de paiement directement dans Cloudbeds, ce qui évite de devoir calculer et saisir manuellement les données dans ta plateforme comptable.
- Les données transactionnelles compensatoires sont publiées automatiquement via des écritures comptables dans les comptes de Créances clients et de Dépôts.
Points à considérer concernant les écritures comptables utilisées pour synchroniser les données vers Quickbooks :
- Pour chaque crédit, il y a un débit compensatoire, et inversement.
- Un solde résumé de chaque compte est inclus dans la synchronisation. Les données transactionnelles détaillées ne sont pas incluses.
- Les écritures comptables ne concernent que les données d’une seule journée. Si une synchronisation est déclenchée après plusieurs jours, une écriture sera créée pour chaque jour avec des données transactionnelles non synchronisées vers Quickbooks.
Méthode premier entré/premier sorti et solde de la réservation utilisé pour appliquer les Dépôts et les Créances clients
Vérifié : registre "vous" cohérent, aucun anglicisme injustifié, "carrousel" utilisé pour "slider" (non applicable ici), "téléverser" utilisé pour upload (non applicable ici), "rapport d'aspect" cohérent (non applicable ici), "widget" en minuscules (non applicable ici), liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, "établissement" utilisé pour "property" (non applicable ici), phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.- Les transactions sont traitées dans l'ordre où elles sont ajoutées au folio.
- Le solde de la réservation au moment de la transaction publiée est utilisé pour déterminer si les acomptes ou les créances clients doivent être compensés suite à la transaction.
- Exemple 1 :
- Un paiement Visa de 100 $ est publié sur une réservation avec un solde de 0 $
- 100 $ sont crédités aux acomptes
- Exemple 2 :
- 100 $ de revenus de chambre sont publiés sur une réservation avec un solde de -100 $
- 100 $ sont débités des acomptes
- Exemple 3 :
- 100 $ de revenus de chambre sont publiés sur une réservation avec un solde de 0 $
- 100 $ sont débités des créances clients
- Exemple 4 :
- Un paiement Visa de 100 $ est publié sur une réservation avec un solde de 100 $
- 100 $ sont crédités aux créances clients
Rapports utiles
- Réservations parties avec soldes impayés (grand livre de ville) : Ce rapport se trouve dans Cloudbeds Insights - Rapports financiers. Il fournit la liste de toutes les réservations avec des soldes impayés et peut aider à créer l’écriture initiale pour les créances clients.
- Rapport du grand livre des acomptes : Il se trouve dans Cloudbeds Insights - Rapports financiers. Ce rapport peut aider à créer l’écriture initiale pour les acomptes en fournissant la liste de tous les paiements reçus pour des réservations futures.
Rapports pour comparer les données des utilisateurs de Cloudbeds Payment
Les informations suivantes s’appliquent uniquement aux clients utilisant Cloudbeds Payment. La comparaison de ce rapport ne fonctionnera pas si vous utilisez un processeur tiers.
Pour comparer les données, vous devez utiliser le nouveau rapport de versement (pour vérifier les versements avec détails) et le rapport des transactions (pour vérifier la synchronisation avec QuickBooks).
- Le versement et le dépôt sur le compte bancaire du client diffèrent du grand livre des acomptes que nous synchronisons avec QuickBooks. Le versement à la banque a lieu lorsque la transaction est validée par la société émettrice de carte de crédit et est effectivement déposée, ce qui se produit souvent plusieurs jours après la transaction réelle.
L’intégration Quickbooks ne transmet pas les frais de traitement facturés par Cloudbeds ; nous envoyons le montant total du paiement tel qu’enregistré sur le folio, et non le montant versé sur notre compte bancaire.
Pour ouvrir le Rapport de versement, allez dans le Menu > Rapports
> Rapports Cloudbeds > Paiements > Rapport de versement.
- Le grand livre des acomptes que nous synchronisons avec Quickbooks prend en compte la date de publication des revenus, taxes, frais et paiements sur la réservation. En fonction du solde de la réservation, une transaction augmentera ou diminuera l’acompte ou augmentera ou réduira les créances clients.
Pour cette raison, nous te recommandons d’utiliser le Rapport des transactions plutôt que le Rapport de versement pour vérifier la synchronisation avec QuickBooks.
Fonctionnement de l’intégration
- Tu auras accès à une nouvelle page Comptabilité dans le Cloudbeds PMS.
- La liste de tes comptes Quickbooks sera disponible pour que tu puisses sélectionner ceux dans lesquels Cloudbeds effectuera les écritures comptables.
- Les domaines de configuration suivants seront disponibles : Articles & Services, Réservations, Taxes & Frais, Paiements, Créances clients et Acompte avancé.
- Ton Cloudbeds PMS sera synchronisé avec Quickbooks : cela traitera toutes les transactions publiées dans Cloudbeds depuis ta dernière synchronisation et publiera les écritures comptables dans les comptes Quickbooks configurés.
Les transactions du tiroir-caisse ne sont pas incluses dans cette intégration.
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