Cet article vous montre comment annuler (void) des transactions effectuées par erreur ou avec des informations incorrectes dans différentes parties du système.
Important :
- Passerelles de paiement : La plupart des paiements traités via une passerelle (y compris Cloudbeds Payments) ne peuvent pas être annulés une fois traités. Vous devez alors effectuer un remboursement.
- Fenêtres de règlement : Certaines passerelles autorisent une annulation uniquement avant que la transaction soit « réglée » (généralement le même jour). Vérifiez auprès de votre fournisseur leurs règles spécifiques.
- Enregistrements de remboursement : Les entrées de remboursement « enregistrées » (qui ne sont que des notes d’un remboursement effectué en dehors du système) ne peuvent pas être annulées. En cas d’erreur, vous devez utiliser un ajustement compensatoire.
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Règles spéciales pour les transactions en espèces
Pour garantir l’intégrité financière, le système applique des dates limites strictes pour l’annulation des paiements en espèces. Vous ne pouvez annuler un paiement en espèces que si CES DEUX conditions sont remplies :- Le paiement a été effectué APRÈS le dernier Audit de nuit. L’Audit de nuit agit comme une date limite permanente. Si le lot comptable de cette journée est déjà clôturé, le système bloquera l’annulation pour protéger votre historique financier.
- Le shift du tiroir-caisse est encore OUVERT. Si le paiement a été enregistré dans un tiroir-caisse, ce shift doit toujours être actif. Vous ne pouvez pas annuler un paiement provenant d’un tiroir déjà finalisé et fermé.
Si vous avez déjà effectué l’Audit de nuit OU fermé votre shift de tiroir-caisse, le système refusera l’annulation.
Annuler des transactions dans Cloudbeds PMS
Dans le folio de réservation :
- Accédez au folio de réservation correspondant
- Cliquez sur l’icône d’engrenage à côté de la transaction que vous souhaitez annuler
- Cliquez sur Annuler la transaction
- Cliquez sur Annuler le paiement
L’annulation est enregistrée dans l’activité de réservation, et le solde dû sera mis à jour en conséquence :
En savoir plus sur le folio de réservation : Folio de réservation - Tout ce que vous devez savoir
Dans les comptes internes
- Dans le compte interne, localisez la transaction que vous souhaitez annuler
- Cliquez sur l'icône d'engrenage à côté de la transaction
- Cliquez sur Annuler
- Cliquez sur Continuer
Les détails de l'annulation sont affichés en rouge avec le montant annulé :
❓Pourquoi l'option « Annuler » est-elle absente ? Si vous ne voyez pas l'option d'annulation, c'est probablement parce que la transaction a déjà été réglée via votre passerelle, que l'Audit de nuit a été effectué, ou que le shift spécifique du tiroir-caisse a été fermé.
❓Que faire si je ne peux pas annuler ? Si l'annulation n'est plus possible en raison des règles ci-dessus, vous devez effectuer un Ajustement ou un remboursement pour équilibrer le folio. Cela garantit une « trace papier » claire pour votre équipe comptable.
Questions fréquentes
Oui. Cependant, vous ne pouvez annuler les paiements en espèces que dans les 24 heures suivant l’heure de publication. Passé ce délai, vous devez créer un Ajustement pour corriger le solde. En savoir plus dans l’article suivant : Comment ajuster une charge / Ajouter un Ajustement à une réservation
Il n’est pas possible d’annuler la transaction après 24 heures de publication d’une charge, et les enregistrements de remboursement ne sont pas annulables non plus.
L’icône d’engrenage n’apparaît que sur les transactions qui peuvent encore être annulées. Si l’icône est absente, l’une des situations suivantes s’applique :
- Autorisations : Votre rôle utilisateur doit inclure l’autorisation « Annuler les transactions ». Si elle est désactivée, l’icône d’engrenage sera masquée pour tous les éléments annulables. Seul le propriétaire de l’établissement peut attribuer ces autorisations.
- Mise en page de l’écran : Sur les écrans plus petits, la colonne d’action peut être décalée à droite. Faites défiler horizontalement ou dézoomez pour vérifier si l’icône est simplement hors écran.
- La transaction est verrouillée : Certaines transactions deviennent en lecture seule et ne peuvent pas être annulées. Exemples :
- Transactions de remboursement enregistrées (non annulables une fois créées) : Transactions incluses dans des factures, avoirs, ou après la fenêtre de 24 heures pour annulation des paiements en espèces/charges. Lorsqu’une transaction est verrouillée, le système masque automatiquement l’icône d’engrenage.
Les lignes de remboursement enregistré ne peuvent pas être annulées. Si elles ont été ajoutées par erreur et ont créé un solde de folio incorrect, vous pouvez corriger ce solde en publiant une écriture compensatoire :
Option 1 - Publier un paiement compensatoire
- Ajoutez un nouveau paiement en utilisant le même type de paiement.
- Sélectionnez Enregistrer le paiement précédent (Ne pas facturer) afin qu’aucune transaction réelle ne soit envoyée.
- Saisissez le même montant que la ligne de remboursement enregistré.
Cela ramène le solde du folio à zéro.
Option 2 - Ajouter un ajustement positif
- Cliquez pour Ajouter un ajustement.
- Saisissez le montant du remboursement en valeur positive.
- Sélectionnez le même code de revenu que l’article original. Cela permet de garder une piste d’audit propre tout en restaurant le solde correct.
Ces méthodes garantissent des soldes de folio précis lorsqu’une ligne de remboursement enregistré ne peut pas être annulée.
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