Cet article explique comment exporter les réservations de ton calendrier Cloudbeds PMS vers ton calendrier Google en utilisant Event-o-matic, un supplément Google Sheets simple à utiliser.
Avant de commencer : Consulte l'article expliquant comment installer le supplément : Comment installer Event-o-Matic.
- La version gratuite de l’application permet de créer jusqu’à 25 événements de calendrier par jour.
Exporter et ouvrir la liste des réservations
1. Exporter les réservations depuis Cloudbeds PMS
La première étape consiste à accéder à Cloudbeds PMS pour sélectionner la liste des réservations à exporter. Suis les étapes décrites dans le guide suivant pour exporter ou imprimer ta liste de clients.
2. Ouvrir le nouveau fichier téléchargé dans Google Sheets
- Ouvre une nouvelle page Google Sheets
- Clique sur l’onglet Téléverser
- Clique sur Parcourir et sélectionne la liste des réservations récemment exportée pour l’ouvrir dans Google Sheets
Configurer Event-o-Matic et créer des événements
1. Configuration de Event-o-Matic
- Cliquez sur l’onglet Suppléments
- Survolez Event-o-Matic et cliquez sur Configuration. Une fois le supplément affiché, suivez les instructions pour continuer
2. Créer des événements sur Event-o-Matic
- Sélectionnez le calendrier dans lequel les événements seront créés. Si vous utilisez un calendrier principal, sélectionnez alors votre adresse e-mail dans la liste.
- Sélectionnez la feuille de données contenant toutes les informations du calendrier
- Cliquez sur Suivant
3. Associer les entrées appropriées
- Associez l’entrée appropriée à l’en-tête de colonne désigné dans la feuille de calcul. Par exemple, si l’en-tête de colonne s’appelle « Nom », sélectionnez-le dans le menu déroulant « Titre de l’événement ».
- Cliquez sur Suivant
4. Créer des événements sur toute la journée
- Vous pouvez créer des événements sur toute la journée au lieu d’événements avec heure de début et de fin. Si la date et l’heure apparaissent dans la même colonne, cochez la case « Date et heure combinées ». Si elles sont dans des colonnes séparées, laissez la case décochée
- Cliquez sur Suivant
Étapes finales
1. Résumé de la sélection
- Vous verrez un résumé de toutes les sélections effectuées. Vous pouvez revenir à n’importe quelle étape précédente et modifier les paramètres en cliquant sur la coche bleue appropriée dans la timeline en haut.
- Cliquez pour voir l’aperçu
2. Écran d’aperçu
- Cette étape inclut un écran d’aperçu qui affiche la date et l’heure de l’événement, la description de l’événement, les adresses e-mail des invités, le calendrier de l’organisateur et le fuseau horaire.
- Cliquez sur la grande coche bleue pour créer les événements
- Des en-têtes de colonnes supplémentaires auront été créés à ce stade : Statut de l’événement et Lien de l’événement
Le statut de l’événement : informe l’utilisateur si l’événement a été créé avec succès
- Le lien de l’événement : fournit un lien vers l’événement du calendrier que vous pouvez utiliser pour ouvrir directement l’événement depuis le tableau.
- Vous pouvez vérifier toutes les réservations sur votre Google Calendar :
Mettez à jour votre Google Calendar manuellement, car les réservations ne seront pas ajustées automatiquement.
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