En esta guía, hemos esbozado algunos pasos que puedes seguir para prepararte para el mantenimiento programado del sistema, o en el caso de que no puedas acceder a tu sistema de gestión de propiedades debido a circunstancias imprevistas.
Información
En la industria de la hotelería, asegurar que tu propiedad esté preparada para eventos próximos o inesperados es clave para ofrecer la mejor experiencia del huésped bajo cualquier circunstancia.
Una combinación estratégica de un plan de emergencia y buenas prácticas regulares es esencial para estar preparado durante el mantenimiento del sistema. Continúa leyendo a continuación para más detalles e información sobre cómo actuar durante el mantenimiento del sistema.
Te recomendamos encarecidamente realizar el plan de acción y las buenas prácticas a continuación durante la auditoría nocturna de tu propiedad.
Qué hacer durante el mantenimiento del sistema
Si notas que el Cloudbeds PMS no está funcionando como se esperaba, primero considera descartar otras posibles razones no relacionadas con el mantenimiento del sistema. Consulta la siguiente guía para aprender más: Cloudbeds no carga - Solución de problemas
- Contacta a nuestro Equipo de soporte si el problema persiste después de solucionar problemas utilizando la guía mencionada anteriormente, y sigue los pasos del procedimiento de emergencia sugerido a continuación.
- Informa a tu personal: Aunque algunos de tus miembros del personal podrían estar ya al tanto del problema, informa a todo el equipo sobre el mantenimiento en curso y explica brevemente cómo manejar las reservas existentes.
- Define un esquema de priorización para determinar qué reservas requieren atención inmediata: Además, verifica si hay clientes VIP o grupos que lleguen hoy que necesiten consideración especial.
- Durante el mantenimiento del sistema, asegúrate de que toda la información de los huéspedes y los procesos de llegada estén registrados manualmente: Esto ayudará a asegurar que no se pierda ni se desplace información mientras el sistema está fuera de servicio y que todo permanezca en orden adecuado. Una vez que el sistema esté operativo nuevamente, todos los registros manuales deben ser subidos.
- Mantén copias en papel de las transacciones/pagos de los huéspedes para una auditoría posterior.
- Utiliza pasarelas de pago manualmente y recoge facturas para registrar pagos como registros cuando el sistema esté de nuevo online.
- Notifica a tus huéspedes sobre el mantenimiento actual del sistema: Asegúrales que nuestro equipo está trabajando diligentemente para resolver el problema lo más rápido posible. Los huéspedes deben estar al tanto de la situación y confiar en que se está abordando.
Una vez que el sistema esté restaurado, asegúrate de revisarla importancia de un plan de respaldo para tu propiedad.
Preparación para el tiempo de inactividad: Planes de respaldo y operaciones desconectadas
La importancia de un plan de respaldo
Independientemente de la naturaleza o duración de los eventos de inactividad, es crucial tener un plan de respaldo efectivo para sus operaciones diarias que asegure la continuidad de su negocio.
Un plan de respaldo funcional debe tener:
- El tipo de datos a exportar de manera regular (estado de las habitaciones o información de los huéspedes, por ejemplo)
- Cronogramas específicos y regulares para determinar cuándo se deben respaldar estos datos
- Almacenamiento de datos seguro (un sistema confiable y los controles de acceso aplicables)
Recuerde: Asegúrese de que sus miembros del personal estén bien informados sobre el plan de respaldo: Deben conocer sus detalles y procedimientos.
- Definir responsabilidades: Cada miembro del personal debe conocer sus roles y qué acciones deben tomar para mantener las operaciones.
- Crear e imprimir Tarjetas de Registro diariamente para mantener el control de sus huéspedes y llegadas.
Lista de control de informes críticos de inactividad
Para asegurar que tu propiedad pueda continuar operando durante el mantenimiento programado o cortes inesperados, recomendamos preparar un conjunto diario de informes críticos. Puedes usarlos como un paquete “listo para imprimir” para cortes planificados o no planificados (muchos hoteleros ya hacen esto como parte de su proceso nocturno).
1) Información de huéspedes y reservas
- Lista de Huéspedes Hospedados — número de habitación, nombre del huésped, fechas de llegada/salida, tarifa, método de pago, notas.
- Lista de Llegadas Esperadas — nombre del huésped, número de reserva, tarifa, estado de pago, solicitudes especiales.
- Lista de Salidas Esperadas — nombre del huésped, número de habitación, saldo pendiente, notas de salida tardía.
- Lista de Huéspedes VIP / Atención Especial — notas sobre preferencias, aniversarios o estatus de alto perfil.
2) Estado de habitaciones y limpieza
- Informe de Estado de Habitaciones — ocupado, vacío, fuera de servicio.
- Lista de Limpieza de Limpieza — limpio/sucio, hospedado, por salir, limpieza prioritaria.
- Lista de Órdenes de Trabajo de Mantenimiento — reparaciones activas, notas de habitaciones fuera de servicio.
3) Registros financieros y transaccionales
- Folios de Huéspedes Actuales — saldos, cargos hasta la fecha, método de pago.
- Depósitos/Prepagos — montos recibidos y vinculados a reservas.
- Resumen de Cuenta Externa / Cuentas por Cobrar — facturas pendientes.
- Informe de Turno de Cajero(a) — flotante inicial, transacciones abiertas, publicaciones pendientes.
Informes adicionales recomendados:
- Resumen de Huéspedes y Habitaciones
- Detalles de Limpieza (aplicar filtros para incluir fechas de estancia si es necesario)
- Estadísticas de Ocupación por Tipo de Habitación
Puedes aprender cómo acceder a estos en la sección de Informes de Cloudbeds o a través de Cloudbeds Intelligence Explore.
Descarga o imprime estos informes diariamente para tener un respaldo desconectado listo para mantener las operaciones funcionando sin problemas durante cualquier inactividad.
Documentación de reservas
Gestiona tus reservas de huéspedes que llegan y hospedados con la siguiente documentación:
- Tarjetas de Registro de Huéspedes - Aprende Cómo crear y gestionar Tarjetas de Registro.
- Llegadas y Salidas - Es importante tener/imprimir la lista completa de Llegadas y Salidas para controlar tus llegadas y salidas diarias.
- Huéspedes hospedados - Verifica quién está Hospedado para tener un mejor control y cuidar a tus huéspedes actuales.
Procedimientos de llegada
- Verifica la lista de Llegadas generada para la documentación de reservas.
- Imprime las Tarjetas de Registro de los huéspedes diariamente para realizar el check-in manual.
- Con una Lista de Limpieza impresa, puedes saber fácilmente qué habitación se puede asignar a tus huéspedes.
Procedimientos de salida
- Verifica e imprime el Informe de Saldo de Huéspedes para encontrar el saldo pendiente por huésped (para estados de hospedaje y salida). Use este mismo informe para preparar el folio de tu huésped para su hora de salida.
- Si es aplicable, verifica con otros departamentos y revisa si hay algún cargo incurrido que deba ser cobrado al huésped.
Recuerda consultar nuestra página de Estado del Sistema para obtener la información más actualizada sobre el estado de nuestro sistema.
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